Det mest effektiva sättet att mäta ditt lags produktivitet

Har du någonsin tittat runt ditt kontor och tänkt: mitt lag är upptagen, men är de produktiv?

Du kan se hur mycket tid ditt team sätter i sitt arbete. De kommer tidigt eller jobbar sent. De fyller sina kalendrar med möten och svarar på varje mail som kommer deras väg. Du vet att ditt lag har de bästa avsikterna. Men vad gör de egentligen? Och producerar det resultatet du behöver? Du behöver ett effektivt sätt att mäta lagets produktivitet.

Ett sätt att veta att all den tid de spenderar ägnas åt sitt jobb är att flytta ditt företag framåt och inte bara snurra sina hjul.

Det mest effektiva sättet är att svara på frågorna nedan:

1. Vet ditt team var du går?

Ett av de bästa sätten som ditt team kan förbättra sin produktivitet är för alla att förstå var du ska - ha väldefinierade företagsmål och att fokusera på bara ett fåtal i taget. Enligt John Doerr i sin bok Mät vilka saker:

I en undersökning av elva tusen ledande befattningshavare och chefer kunde en majoritet inte nämna sina företag högsta prioriteringar. Bara hälften av de skulle kunna namnge en enda.

Om ditt team inte känner till företagets riktning, kommer de inte ha någon aning om hur man gör de saker som kommer att ge mervärde. Bob Senior Manager kan prata med 10 viktiga kontakter per dag, men han kanske inte vet att ingen av dessa kontakter har köpt något från ditt företag under det gångna året. Han vet inte att ökad försäljning från ditt team är en viktig, vilket är ett sätt för dig att bidra till företagets nyckelmål. Reklam

Så det första sättet att mäta lagets produktivitet är att fråga om de förstår vad som är viktigt.

2. Är du förpliktigad till dina specifika mål?

När jag var CFO vid en liten start, jobbade vi hårt för att klargöra en handfull viktiga mål. Företaget var tidigt, så våra tre mål var: insamling, företags partnerskap och produktutveckling av rörledningar.

Men VD hade Shiny Object Syndrome. Varje gång någon nämnde en intressant idé i branschen ville han prova. Vi fann oss själva bedöma flera produktförvärvsmöjligheter som skulle kräva ett komplicerat skuldavtal. Som CFO slogs jag in i arbetsdagar på dessa sidoprojekt.

Till följd härav stallade våra framsteg på insamling och företagssamarbeten, vilket skapade en brandborrning med tiden. Vi lyckades skaffa medel i tiden, men missade våra företags partnerskapsmål.

Det var omöjligt att vara produktiv som ett team när vi körde i så många olika riktningar. Vi skulle vrida varje gång VD fann något nytt och intressant.

Lektionen är, medan det är kritiskt att ha definierade mål, kommer de inte att skapa ett mer produktivt lag om du inte begår dem.

3. Har du en ledande indikator på prestanda?

När du har bestämt de få nyckelmålen för ditt företag, kommunicerar du dem till ditt lag och förbinder dig till dessa mål (utan att jaga ner varje glänsande objekt). Nästa steg är att se om du har en indikator som mäter ditt lags prestanda. Reklam

Många företag använder ett resultaträkning för att mäta prestanda. Och det är en viktig del av pusslet. Men när du ser tillbaka på månaden, kvartalet eller året så hände alla aktiviteter som gick in i P & L redan, och allt du kan göra är att svara på dem. Men som Geno Wickman skriver i Traction: få ett grepp på ditt företag:

Enligt en gammal affärsmästare förbättras allt som mäts och tittas.

Så istället för att titta bakåt, tänk på vad du kan mäta för att se fram emot i ditt företag.

Låt oss återkomma till Bob Senior Manager, som talar till 10 viktiga kontakter per dag. Att prata med kontakter kan vara en ledande indikator, men det räcker inte. Att prata med de 10 kontakterna genererar inte försäljningen, och alla i ditt lag förstår nu är ett viktigt mål. Men om du följer stegen i hans process kan du bestämma vad som fungerar och vad som inte är. Och bättre optimera ditt lags produktivitet.

Så för Bob kunde han spåra antalet inkommande kontra utgående samtal, antalet personliga kontra telefonsamtal, antalet gånger han behöver prata med en kontakt innan de köper, och sedan antalet försäljningar per vecka / månad / kvartal.

Läs Nästa

Hur man prioriterar höger om 10 minuter och jobbar 10X Snabbare

7 Kraftfulla steg för att uppnå karriärsucces

9 saker som de mest tillfredsställande jobb har gemensamt

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Att hålla reda på varje steg kommer att ge en mycket bättre mätning av vad som fungerar och där sakerna bryter ner. Det kommer också att berätta det mest produktiva steget.

Till exempel, efter att ha följt alla steg kunde Bob inse att han gör 3 gånger mer försäljning efter personliga möten än vad han gör efter telefonsamtal. Så sättet att mäta Bobs produktivitet är att hålla reda på sin andel av personliga möten. Reklam

4. Vet alla vem som äger vad?

Så är dina företagsmål inställda. Alla förstår vilken riktning företaget behöver gå, men det betyder inte att alla på ditt team vet exakt vad de ska göra. Hur bidrar de individuellt.

Ansvar är en nyckelkomponent för att mäta lagets produktivitet. Det är kritiskt att alla känner till, förstår och äger sina självständiga handlingar som bidrar till organisationen som helhet.

När alla hålls ansvariga för sitt bidrag är ditt lag mer produktivt. De vet vad andra söker i dem. Och när lagmedlemmar visar både ägande och ansvarighet, utvecklar ditt team förtroende för varandra.

Förtroende betyder mindre personer som kontrollerar eller duplicerar andra lagmedlems arbete, eller slösar bort tid för mikromanagement. och en mycket effektivare arbetsplats.

5. Är ditt lag att fatta beslut?

Möjligheten att fatta beslut är ett effektivt sätt att mäta lagets produktivitet. Beslutsfattande är svårt för nästan alla. Människor vill inte begå, om ideen är fel eller något bättre kommer med, speciellt i en lagmiljö.

Men i Napoleon Hills klassiska bok Tänk och väx rik, han nämnde en studie som analyserade 25 000 personer som hade upplevt misslyckande. I den studien, brist på beslutsfattande, eller förskott, var en av de främsta orsakerna till misslyckande.

Om du upptäcker att ditt lag spenderar mycket tid på att sparka en burk på vägen, istället för att välja en riktning, är det troligt att ditt lag inte är så produktivt som du kanske hoppas. Sparka som kan ta upp mycket tid och energi, och kan ofta ta mer tid än att bara välja en riktning och sedan svänga senare. Reklam

6. Är ditt team fokuserat på vad som är angeläget eller vad som är viktigt?

Så du har satt och kommunicerat några, klara mål. Du har hittat dina ledande indikatorer, och ditt lag har kraft och förmåga att fatta beslut. Men de når fortfarande inte sina mål. Du känner fortfarande som att de arbetar hårt, men deras resultat är inte reflekterande av deras handlingar ...

Ta en djupare dyka i vad som saktar ner dem. Vissa produktivitetsavbrott kommer från en lagkultur som kräver omedelbara svar på e-post och dagar fyllda med möten. Det är enkelt att använda dessa åtgärder som en proxy för produktivitet. Men de är inte egentligen producerande något.

Så ta en titt på det dagliga arbetet i ditt lag. Ta reda på vad de gör som inte är direkt relaterade till de kommunicerade målen.

Hjälp dem att prioritera de viktiga uppgifterna kontra de som känner sig brådskande eftersom de visade sig ur det blå. Påminn dem om att det är okej att ta itu med oväntade uppgifter, men som David Allen rekommenderar:

Gör oväntat arbete som det dyker upp, inte för att det är minst motståndets väg, men för att det är det du behöver göra gentemot resten.

Poängen

Det finns många sätt att mäta och förbättra ditt lags produktivitet. Men även om du upptäcker att ditt lag kämpar med flera av dessa problem samtidigt, ändrar du inte allt på en gång. Välj några saker som stannar mest ut. Se vad som fungerar på din unika arbetsplats och vad som inte gör det.

Ta några försiktiga steg mot en effektivare miljö och vara konsekvent. Produktivitet är alltid avsiktlig.

Kom ihåg att det inte betyder att alla i ditt lag måste hantera perfekt varje dag varje dag. Målet är att fokusera på åtgärder som skapar de resultat du vill ha och minimera de som inte gör det.

Utvalda fotokredit: Annie Spratt via unsplash.com