De enda 5 verktygen du behöver implementera GTD

Om du besöker Lifehack regelbundet så är jag säker på att du har märkt den Getting Things Done-serien som nyligen presenterats här. Under de senaste veckorna har jag diskuterat själva metoden och hur man använder den i dina dagliga ansträngningar (både arbete och personliga projekt).

Vad jag inte gjorde, menar dig mot specifika verktyg du kan använda för att göra ditt GTD-liv enklare. Jo, det är precis vad jag ska göra idag.

Låt mig bara påminna dig om att det finns 7 huvudelement i GTD: Projektlista, Nästa uppgiftslista, Future / Maybe List, Kalender, “Väntar på” Lista, resursfiler och det immateriella elementet - förtroende.

Var och en av dessa kan hanteras med hjälp av de enklaste verktygen - penna och papper. Men eftersom vi lever i det 21: a århundradet är det förmodligen inte den mest effektiva vägen för vissa människor.

Det som följer är en lista med bra verktyg som antingen är GTD-vänliga direkt från get-go, eller kan enkelt anpassas för att passa GTDs arbetssätt.

Din inkorg

Som jag sa i ett av inläggen i GTD-serien (Din dagliga graf för aktivitet) börjar de flesta vanligtvis jobba i sina inkorgar.

Dessa inkorgar behöver inte vara faktiska inkorgar (e-post eller traditionella brevlådor). Som definierad i GTD är en inkorg “helt enkelt den plats där alla inkommande saker landar”. Detta ger oss många möjligheter till de verkliga verktygen eller programvaran vi vill använda för våra inkorgar.

Några verktyg och program som tenderar att fungera bäst är: Reklam

1. Varje e-postprogramvara

Detta är uppenbart, men de enklaste lösningarna är ofta de bästa. Din e-postprogramvara (oavsett vad du använder) är perfekt konfigurerad för att användas som inkorg för vissa inkommande saker eftersom ... det har helt enkelt en inkorg i det - och varje e-postmeddelande du får väntar där för att du ska läsa den.

En viktig sak att komma ihåg är dock att när du handlar om nya e-postmeddelanden, bör du vidta åtgärder direkt om dem.

Men vad ska du göra när du stöter på en ny förfrågan som inte har skickats via e-post? Det här är andra verktyg som kommer till spel.

2. Kom ihåg mjölken

Kom ihåg att mjölken (eller RTM) är ett bra verktyg och det har mycket mer GTD-applikationer än att bara fungera som en inkorg.

Först och främst är RTM i huvudsak en att-göra-lista ansökan. Den är tillgänglig online (för alla operativsystem), och det har också många versioner för andra plattformar (iPhone, iPad, Android).

Men för att faktiskt kalla det helt enkelt a “att göra-lista ansökan” är ganska underdrivet. Den kan användas för alla typer av aktiviteter där listor över saker är praktiska.

Till exempel, eftersom det finns en iPhone-version, kan du använda den som en livsmedelsbutik när du handlar eller som en enkel anteckningsblock du kan använda på språng så att inga strålande idéer kommer undan dig. Eller du kan använda den som en extra inkorg. När du snubblar över en ny förfrågan som inte har skickats via e-post kan du lägga den in på en separat lista i RTM (helst en som heter “inkorg”). Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Kommer tillbaka till RTM själv. Verktyget är väldigt enkelt att använda. Den stöder flera listor, fyra nivåer av prioriteringar, taggar, många tangentbordsgenvägar (de gör jobbet med RTM-blixten snabbt när du hänger dem), RSS-flöden, iCal-flöden, påminnelser och mer.

Projektlista

Projektlistan är ofta en stor del av GTD fastigheter ... så att säga. Det måste vara helt organiserat så att varje projekt är lätt att förstå och lätt att arbeta med.

För mig är det bara ett sätt att göra det ordentligt - med hjälp av mind maps.

Bara för att påminna dig (artighet av Wikipedia), asinnekarta är “ett diagram som används för att representera ord, idéer, uppgifter eller andra saker som är kopplade till och ordnade runt ett centralt nyckelord eller idé”. Eller på vanlig engelska - det är det bästa sättet att ge dina tankar en fysisk form (i detta fall skapar du en digital representation av dina tankar).

De flesta projekt är endast halvorganiserade kring många olika tankar som är meningsfulla tillsammans, men är svåra att lägga in i en traditionell lista eller textdokument. Mind maps kan dock hantera en sådan situation exceptionellt bra. Det är därför som minneskartor är perfekta att hantera din projektlista.

3. FreeMind

När det gäller digital kartläggning (på en dator) finns det många verktyg som kan göra det möjligt. Trots det är det verkligen värt att kolla in. Det heter FreeMind.

Namnet ger ett ganska bra tips på att verktyget är ledigt - och det är bra. Men det finns mer bra nyheter - det finns versioner tillgängliga för populäraste plattformar och operativsystem. Inte bara det, men du kan också ladda ner “binärer” (FreeMind är ett verkligt open source-projekt).

Men det bästa av allt är detta: FreeMind är det enklaste att använda, snabbaste och minsta (i fråga om minne och diskutrymme som används). I grund och botten är detta det bästa verktyget för kortfattad kartläggning. Reklam

(Om du föredrar onlineverktyg för att hantera lokala filer på din dator kan du kolla in MindMeister. Det ser också ganska imponerande ut. Det ger alla viktiga funktioner för mind mapping, och har många extra saker, som möjligheten att inkludera bilagor, bilder, PDF-filer och andra filer. Men det är inte gratis. Den billigare planen är tillgänglig på 4,99 USD per månad.)

Nästa uppgiftslista, framtida / kanske lista, “Väntar på” Lista

Dina listor, med nästa uppgiftslista som leder vägen, är där du spenderar större delen av din tid när du arbetar med GTD. Därför måste de vara lättillgängliga och lätta att arbeta med. Att få tillgång till dem online från varje dator och operativsystem är också en bra sak.

Det är här Kom ihåg mjölken kommer till spel igen. Jag har beskrivit RTM i detalj tidigare i det här inlägget, så jag är säker på att du ser sitt värde när det gäller att arbeta med alla typer av listor.

En extra fördel med att bara använda ett verktyg för alla dina listor är att du inte behöver leka med tusentals olika inloggningsnamn och lokala filer. Det mest effektiva sättet är att alltid fokusera på ett minimalt antal verktyg och anpassa dem till dina arbetsvanor.

Kalender

Det här är enkelt, och jag är säker på att du kan se den komma ...

4. Google Kalender

Jag tror inte att jag måste övertyga dig varför Google Kalender är bra. Jag är säker på att du redan har anmält dig (eller för ett liknande verktyg / lösning).

De viktigaste egenskaperna hos ett GTD-kalenderverktyg är:

• Tillgänglig från vilken dator som helst (med tillgång till Internet)
• Stödjer påminnelser
• Stöder flera kalendrar för en enda användare
• Stöder dela händelser med andra användare
• Stöder pågående händelser

Och Google Kalender har dem alla täckta. Dessutom finns det många apps tillgängliga för alla mobila plattformar. Reklam

Resurs / referensfiler

Den enda svårigheten med resursfiler är att de måste vara ganska välorganiserad, tillgänglig och helst tillgänglig från vilken dator som helst med internetanslutning.

Detta kan göras genom att implementera två saker.

1. Skapa först en katalog / mapp någonstans på datorns hårddisk. Denna katalog innehåller alla dina resurser - saker som kan vara praktiska som referens när du arbetar med dina projekt. Det är ditt jobb att organisera denna katalog snyggt och göra det så enkelt att förstå som möjligt.
2. Anslut sedan den till Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox är ett verktyg som låter dig synkronisera dina data mellan flera enheter du använder, men det är också bra för att komma åt ditt innehåll direkt via Dropbox hemsida.

Allt detta gör det perfekt för att fungera som en GTD Reference Files-bas. Du kan inte bara synkronisera dina filer på varje maskin du använder, men du får också en online backup så att du kan sluta oroa dig för att dina saker försvinna över natten efter en hårddiskfel.

Om du bara använder Dropbox för att lagra de viktigaste uppgifterna kan du gå med sin fria plan (upp till 2 GB ledigt diskutrymme, även om du kan få mireutrymme genom att bjuda in andra till tjänsten). Senare kan du enkelt uppgradera ditt konto till “Pro 50”, där du får 50GB för en blygsam utbetalning på $ 9,99 per månad.

Slutsats

Som du kan se behöver du bara 5 verktyg för att fullt ut kunna implementera GTD i ditt liv. (Förresten, “varje e-postprogramvara” räknas som en.) Och det här är bra eftersom ju mindre verktyg du använder, desto lättare är det att hålla ditt spel tillsammans och få dem att fungera för dig. Om du börjar använda alltför många verktyg blir de en börda istället för en effektivitet och produktivitetsökning.

Vilka verktyg använder du som en del av ditt GTD-tillvägagångssätt? Vänligen dela dem i kommentarerna nedan.

(Fotokredit: Dirty Set of Hand Tools via Shutterstock)