Topp 10 produktivitetstips för att uppnå mer och skapa sinnesro

  • Michael Waters
  • 0
  • 2797
  • 332

Vet du någon som inte är upptagen?

De flesta av oss vaknar varje morgon inför kramade kalendrar och milstolpar. Som advokat / fru / mamma / författare vet jag att jag verkligen gör det.

Utan nörd fascination och ren överlevnadsinstinkt har jag gjort en livslång studie av produktivitet och tidshantering. Här är de 10 bästa produktivitetstipsen som hjälper mig att göra de saker som jag måste eller vill göra utan att tänka mig:

1. Skriv ner den

Varje uppgift, varje engagemang bör skrivas ner. Detta frigör ditt sinne från det energi- och uppmärksammande jobb som man försöker komma ihåg.

I sin seminal bok om produktivitet, Få saker gjorda, David Allen påpekar hur ofullständiga åtaganden tar upp psykisk energi, var och en gör dig bara den minsta biten mer trött, mer distraherad och därmed mindre produktiv.

Han betonar att det första steget att hantera ditt liv och din tid blir allting, stort och litet, ur ditt huvud och till ett betrodat system.

Jag använder OmniFocus för att fånga dessa åtaganden, men du kan börja med en enkel penna och papper.

2. Få en start

Det bästa sättet att slå marken är att börja natten innan.

Innan du lämnar din arbetsyta, eller innan du lägger dig, ta tio minuter för att se över nästa dags åtaganden.

Vilka möten kan man inte missa? Vad behöver du ha med dig för dessa möten? (Se till att du har samlat in dessa material och få dem redo att gå.) Vilka tre till fem uppgifter måste bli gjort?

Bestäm vad du ska göra först. Titta på den att göra-listan och bestämma om några uppgifter på den kan delegeras till någon annan (se nummer 9 nedan) eller, än bättre, korsade listan helt och hållet (se nummer 10 nedan).

Ju snabbare din dag, desto viktigare är det att göra denna snabba undersökning dagen eller kvällen innan. Det betyder att du slösa ingen tid på morgonen bestämmer vart du ska börja eller samla material (och kanske upptäcka ett viktigt objekt är inte tillgängligt när du behöver det).

3. Gör din mest fruktade uppgift först

Var och en av oss har en eller flera uppgifter på vår att göra-lista som vi fruktar att göra. Reklam

Kanske är det det obehagliga telefonsamtal du inte vill göra. Eller det blogginlägg som du har skrivit av för att du inte vet hur du ska börja. Eller det projektet som bara överväldigar dig eftersom det är så massivt.

Vad det än är, det hänger över huvudet och distraherar dig med skuld eftersom det fortsätter att bli tryckt till nästa dag och nästa. Det är dags att avsluta den cykeln.

Gör det första. Författaren Michael Hyatt talar om att döda dina drakar före frukost - det finns inget mer motiverande för resten av dagen än att korsa det monsteret från din lista först på morgonen.

Men många människor istället för att göra de tuffa uppgifterna först gör de de enkla. Men om du verkligen vill vara produktiv finns det några uppgifter du inte ska göra först på morgonen:

För att vara mer produktiv, gör aldrig detta för att börja din morgon

Så ring det. Dra ut en bit papper och brainstorma idéer för det blogginlägget.

Do något om den överväldigande uppgiften - kanske kan du inte avsluta det på en dag, men du kan åtminstone komma igång. Vad det än är, gör det bara.

Låt sedan nöjet att korsa det från din lista ta dig till resten av din livliga dag.

4. Stäng av distraktioner

En av de viktigaste produktivitetsdödarna är distraktionen av ständiga avbrott: e-postmeddelanden, telefonsamtal, personer som visas vid din dörr ...

Den teknik som kan (och borde) göra våra liv enklare och bättre kan också göra det praktiskt taget omöjligt att behålla den typ av fokuserad uppmärksamhet som är nödvändig för att arbeta effektivt och effektivt.

Men här är saken: du kan styra den tekniken.

När du har en viktig uppgift som kräver uppmärksamhet och fokus, skapa utrymme för att ge dig det bästa.

Oavsett om det är ett möte med en klient eller kollega eller ett viktigt brev som behöver skrivas, eller ett konstverk du vill skapa, schemalägga ett tidsintervall för att fokusera på det engagemanget och stäng sedan av alla distraheringar. Reklam

Stäng av din telefon (eller stäng av ringetonen åtminstone). Stäng av dina e-postmeddelanden. Koppla bort internet (eller åtminstone Facebook och Twitter). Stäng din kontorsdörr.

Bara för den tiden (eller trettio minuter eller halvdag), stäng av alla yttre kommunikationer och ge dig själv den nödvändiga lyxen av oförstörd tid att verkligen fokusera på frågan vid handen.

Lära sig mer om Hur man minimerar distraktion för att få saker gjorda.

5. Ta raster

Det finns en gräns för hur länge någon kan ägna sig djupt fokus till en uppgift.

Oavsett hur upptagen du är, efter en viss tid går lagen om avtagande avkastning in och trötthet - fysiska och / eller mentala - börjar påverka din effektivitet.

Schema bryter regelbundet även under de mest trafikerade dagarna. Ta tio minuter att stå upp, sträcka, ta en drink med vatten, gå runt kvarteret.

Du kommer att återgå till ditt arbete, uppdaterat, både mentalt och fysiskt, och redo att vara ännu mer produktivt.

Om du inte är övertygad än, läs den här artikeln om Betydelsen av att planera nedetiden.

Läs Nästa

Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)
11 Organisatoriska färdigheter som varje smart ledare behöver
Använda produktivitetsförbättringsplanen: 7 Regler att aldrig glömma
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

6. Batchprocess

Om dina dagers krav innehåller rutinuppgifter, försök att gruppera liknande uppgifter och schemalägga vissa tider under dagen för att slå dem ut.

Svara på e-post? Återkommande telefonsamtal? Ange kostnader i ett kalkylblad? I stället för att avbryta dina andra uppgifter för att göra dessa saker piecemeal, satsa dem.

Ange två eller tre eller fem gånger om dagen för att kontrollera och svara på e-postmeddelanden. Återvänd telefonsamtal klockan 11:45 och 16:45 (eller om du vill undvika att bli sugd i långa telefonsamtal returnerar du klockan 12:15 medan du är på lunch och 5:15 efter att du har lämnat för dagen, och lämna bara ett meddelande!).

Genom att satsa liknande uppgifter sparar du tiden som förloras för att rampa upp flera gånger om dagen och skörda fördelarna med fart.

7. Ät en hälsosam frukost

Behöver jag förklara detta? Det finns otaliga studier som bekräftar vikten av frukost för att upprätthålla vår hälsa. Reklam

Friska människor är mer produktiva. Oavsett hur upptagen du är, äta en anständig frukost. Det kommer att bränna dig för en fantastisk start på din dag.

För mer frukostidéer, kolla här:

31 hälsosamma frukostrecept som kommer att öka din energi kraftigt

8. Få lite motion

Att inte vara för repetitiv, men friska människor är mer produktiva.

Övning gör dig friskare, så var noga med att få lite motion varje dag.

Du behöver inte spendera timmar i gymmet för att dra nytta av detta. ta en promenad runt kvarteret, eller gör några isometri vid ditt skrivbord.

Pröva dessa 29 Övningar du kan göra på (eller i närheten) ditt skrivbord eller 15 enkla och snabba kontorssträckor för att öka arbetseffektiviteten.

Gör bara något för att få ditt hjärta att pumpa och din blodkörning. Det kommer att förbättra ditt allmänna välbefinnande och din förmåga att tänka tydligare.

9. Delegat

Jag bekänner: Jag stinker på detta. Jag hatar att be om hjälp, och ofta verkar det mer svårt att förklara en uppgift för någon annan än att bara göra det själv.

Men inte allt som behöver göras i ditt liv måste göras av dig.

Utvärdera den att göra-listan noggrant. Vilka uppgifter kan någon annan göra och därigenom frigöra dig för att fokusera på de saker du bara kan göra?

Titta runt dig: vem är tillgänglig för att göra några av dessa uppgifter? En sekreterare? En kollega? En familjemedlem? En betald hjälpare?

En viktig nyckel till produktivitet gör bara de saker som du bara kan göra och ger någon annan möjlighet att bidra genom att göra de andra uppgifterna. Reklam

Lifehacks VD har ett unikt sätt att delegera arbetet effektivt, ta en titt på sin guide:

Hur man delegerar arbete (den slutgiltiga guiden för framgångsrika ledare)

10. Säg nr

Hur många åtaganden har du gjort som inte behöver behållas alls?

Har du tagit upp uppgifter som inte spelar någon roll för dig eller någon annan?

Är din kalender rostad med möten som inte gör någonting för organisationer som du inte längre bryr dig om?

Har din dag blivit kapad av någon annans prioriteringar?

Om din kalender har fastnat, om din uppgiftslista är mil lång, ta tio minuter eller så för att titta på varje objekt med noggrannhet. Kan någon av dessa möten eller uppgifter helt enkelt korsas för att skapa en viss rimlig marginal i ditt liv?

När någon ringer eller visas vid din dörr med en begäran om deltagande i någon aktivitet, ta andan och överväga om det passar in i dina egna prioriteringar (vilka prioriteringar kan naturligtvis innebära att din chef eller make är glad).

Om svaret är nej, säg bara nej. Öva det före tid: “Tack för att du bjudit in mig, men nej.” “Tack för att du frågar, men nej.” “Tack för att du tänkte på mig, men nej.”

Som en klok person har sagt, “Nej” är en fullständig mening. Ingen förklaring behövs. Bara nej.

Du kanske vill lära av Leo Babauta Den skonsamma konsten att säga nr så du kan ställa bättre gränser för dig själv.

Fler resurser om tidshantering

  • 18 Apps och verktyg för bästa tidshantering
  • 10 praktiska sätt att drastiskt förbättra dina tidskunskapskunskaper
  • Använda produktivitetsförbättringsplanen: 7 Regler att aldrig glömma
  • 11 Organisatoriska färdigheter som varje smart ledare behöver

Utvalda fotokredit: Pexels via pexels.com




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.