Mot en ny vision av produktivitet, Del 3 Problemet med GTD

Det här är den tredje delen av en serie med 12 delar som jag lägger ut i slutet av december och in i januari 2009 och undersöker den nuvarande förståelsen av produktivitet och där konceptet kan vara på väg framöver. Jag bjuder in Lifehacks läsare att vara en aktiv del av det här samtalet, både i kommentarer här och på dina egna webbplatser (om du har en). Jag kommer också snart att meddela några andra arenor där jag och flera andra kommer att diskutera några av de frågor som tagits upp i denna serie. Håll dig uppdaterad ...

Det är rättvist att säga att David Allens Få saker gjorda har varit det mest inflytelserika arbetet med produktiviteten hos vår generation. Människor som kämpar för att få tag i sina dagliga arbetsuppgifter - än mindre göra framsteg med stora, livsförändrade projekt - hitta i boken en relativt rakt framåtriktad inställning för att hantera sin tid och sitt jobb att de kan dyka rätt in och ofta hitta sina liv mätbart förbättrade när de börjar sätta Allens idéer i praktiken.

Av god anledning också. GTD är i sin renaste form ganska enkel. Du tar upp tankar som de uppstår för dig, spenderar en bestämd tid varje dag och bestämmer vad du ska göra med de tankarna, gör listor över åtgärder du behöver utföra och gör de åtgärderna. Varje så ofta lägger du undan en timme eller två och granskar vad du har tänkt och gjort och vad du skulle vilja göra i framtiden.

Vad kan vara fel med det?

Det korta svaret är “ingenting”. GTD hjälper. Genomförd med någon form av disciplin, ger det tydlighet och kontroll som för många av oss känner saknar i våra dagliga liv. Reklam

Och ändå, lika enkelt som GTD är, så lätt grepp som dess centrala föreskrifter verkar vara, människor fortfarande kämpar med det - och kämpa kraftigt. Den här webbplatsen och dussintals andra har ägnat åt otaliga tusen ord för att hjälpa människor “skaffa sig” GTD. David Allen själv har fortsatt att producera föreläsningar, ljudböcker, artiklar och annat materialutbyte och förklarar grunderna för GTD. Det är uppenbart att det saknas något, en del viktiga punkter som människor tycker är svårt att förstå.

Vad mer, människor motstår GTD på olika sätt. Det finns en kraftfull uppmaning att skapa GTD-fria zoner, vanligtvis i hemmet - vi finner det uppenbart att det är obehagligt att minska våra icke-fungerande liv till en uppsättning av följande åtgärder och projektlistor. Eller vi blandar och matchar olika delar av systemet, till exempel genom att skapa projekt utan att oroa sig för målen (medan Allen, den viktigaste delen av ett projekt kan visualisera målet). Vi skapar åtgärdslistor och eftersom Allens prioriteringsfria system lämnar oss fortfarande osäkra om vad vi ska göra nästa prioriterar vi vår lista eller skapar separata listor över viktigaste uppgifter (MIT).

Och vi gör inte den veckovisa recensionen. Vi gör “mini-recensioner” sporadiskt under hela veckan, eller vi gör stora recensioner “ibland”, men vi kan helt enkelt inte klara av att hitta en timme eller två i veckan för att sitta ner och granska våra liv. I GTD> Weekly Review audiobook, alla de involverade tränare listade detta som deras kunders mest betydande hinder - och de erkände att det hade varit för dem också!

Vad pågår? Varför är GTD så enkelt att förstå och så svårt att genomföra? Vad är det inte gör det det svårt att lita helt på? Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Jag vill föreslå några problem som var och en spelar en roll vid GTDs misslyckande för många människor. Jag borde observera att detta inte är meningen att det är en filtfördömande av systemet, men förhoppningsvis att öppna upp marken för att tänka fruktbart om vad som behövs bortom GTD (eller liknande system; GTD är vad jag vet, men jag vågar att system som Coveys och andras faller på liknande sätt).

1. Det är systemet, dumt.

GTDs mest kraftfulla styrka - det är vägledning för att skapa ett system som man litar på - är också en av sina största brister. Det är inget mysterium varför GTD: s största publik har varit a) företagsföretagare, som Allen lutade på den i första hand, och som är vana vid att arbeta inom etablerade rutiner och enligt föreskrivna scheman, och b) tekniska personer som programmerare, som är också bekväma med strikt definierade förfaranden, och vilka är mästare i att bryta komplexa processer i enkla, diskreta uppgifter.

För resten av oss känner GTD dock lite för mycket som den typ av arbete vi plockade boken för att hjälpa oss att hantera i första hand. Det är så det känns som företag, och för människor vars verksamhet är inte företag - kreativa experter, till exempel - det känns “extern” till vårt verkliga arbete (och identitet). Det kan väl vara varför så många författare, designers, artister och andra kreativa folk underhåller en brandvägg mellan sina GTD'd liv och deras “verklig” liv - GTD verkar lämpligt för våra icke-kärnuppgifter, som att hålla möten och hantera vår bokföring (de saker vi verkligen inte skulle göra), men känner oss allt fel i våra studior, favoritskrivningshunter och kreativa hemliv. Det är förmodligen också varför så många människor stöter på att förlänga GTD i deras familjeliv - det känns fel att delegera uppgifter till din make eller barn eller att behandla att dekorera ditt julgran som en “projekt”.

2. Inga prioriteringar = Ingen riktning

Kanske Allens största innovation i GTD blir av med prioritering för att främja kontextmedvetenhet. I GTD ser du inte på din lista för att se vad den viktigaste uppgiften är, du ser för att se vad som är bäst att utföra med tanke på var du är och de resurser du har till hands. Reklam

Även om det här kan fungera bra i en kontorsmiljö där det mesta av ditt arbete är ganska tydligt prioriterat, även om du inte tänker på det, är det svårare att söka på icke-arbetsmiljöer, såväl som för soloarbetare och entreprenörer som har att göra med de snyggare kraven på ett jobb som kanske inte har så tydliga prioriteringar.

För många, då istället för att begränsa oro över vad man ska göra vid något tillfälle, ökar GTD ofta stress eftersom människor försöker lista ut vilka uppgifter som verkligen är de viktigaste som ska fungera på.

(Ironiskt nog säger Allen ofta den centrala frågan du borde fråga dig själv är “Är detta det viktigaste jag kunde göra just nu? Uppfyller denna uppgift mitt öde i världen?” Jag måste tro att motsägelsen här är oavsiktlig, en slags stor överblick över Allens del som han på något sätt har för avsikt att lösa.)

3. Gör, gör, gör!

Kärnan i Allens GTD är nästa åtgärd. Enkelt sagt, nästa åtgärd är den allra nästa sak du borde göra för att flytta ett projekt framåt. GTD eschews planerar för de flesta saker, föredrar istället att begränsa dina listor till bara de saker som kan och bör göras för närvarande när du checkar dina listor. När en åtgärd är klar ska den antingen naturligt strömma in i nästa åtgärd, eller du bör lägga till nästa steg för att ta dig närmare för att slutföra ditt mål till din nästa handlingslista. Reklam

Den uppgiftsorienterade GTD-funktionen är effektiv för de flesta människor, vilket är anledningen till att, om inget annat kommer, kommer de flesta från att läsa Få saker gjorda med åtminstone en bra nästa handlingslista. Det är också attraktivt för oss, eftersom det resonanser väl med ett av kärnvärdet av den moderna västerländska kulturen (trots det är öst-y, Zen-liknande känsla): arbete.

Den protestantiska arbetsetiken - som knappast är begränsad till protestanter! - kan sägas dominera västerländsk kultur. Arbete är ett värde i sig själv för oss - tänk på hur många variationer det finns på konceptet att “tomgångshänder är djävulens lekplats.” Bland quakers, Shakers och andra kalvinistiska off-shoots blir själva arbetet en form av bön; genom arbete uppnås gemenskap med Gud. (Det är ingen tillfällighet att F.W. Taylor var en Quaker.)

GTD är ett grundsystem, vilket innebär att systemet fokuserar på att få dina dagliga uppgifter i ordning, inte på högre nivå för mål och prioritering. Det där är det, men Det är inte alls intuitivt hur du kommer från Allens “Runway” visa till “50 tusen-fot” flygperspektiv. Antagandet är att om du fokuserar på handling, kommer den högre meningen att uppstå - som bön.

Det stora bilden är molnigt

Inget av detta är avsett att vara uppsägning av GTD. Systemet fungerar för många människor, och jag har inget emot det som sådant. Problemet är att det finns luckor, det är GTD skall vara ett sätt att rensa upp utrymme i människors liv så att de kan tänka sig och uppfylla sina högre mål, misslyckas det med att göra det för många människor. Kanske för de flesta. Vi strävar efter den typ av självreflektion som, medan den är inbyggd i systemet i den veckovisa översynen, är den minst praktiserade delen. Verkligheten är det, för de flesta, organisering av uppgifter och projekt på något sätt gör inte leda naturligt till Big Picture-visningen - något saknas. Mitt mål här är att rensa däcken, för att dra åtminstone några av GTDs brister ut i det öppna, så att vi kan hitta de sannolika ställena som måste fyllas. Efter att ha gjort det kommer resten av denna serie att fokusera på de troliga platserna och föreslå vägar att flytta från att bara få saker att göra för att göra mening.