Var finns hjälpmedel för att öka ÖVRIG personlig produktivitet?

För mycket av dagens personliga produktivitet är fast vid att upprepa det förflutna

en äkta ökning i produktivitet betyder att du får samma eller högre utdata med mindre ansträngning och mindre resursanvändning. Men mest personlig produktivitetsprogramvara bygger fortfarande på olika sätt att kategorisera gammaldags att göra-listor.

Det fokuserar på att bli mer gjort av förbättrad organisation. Det arbetar hårdare för längre tid (för det mesta genom att undvika distraheringar och förskott), inte gör saker bättre eller med mindre ansträngning och insats. Det ökar inte äkta produktivitet. Jag misstänker att det i själva verket är ibland till och med en ersättning för att göra mycket alls; spendera tid istället kategorisera och omarrangera listor över vad som ska göras.

Var är programvaran som skulle hjälpa människor att hitta bättre sätt att göra saker? Att frigöra tid för det som är viktigt är att eliminera det onödiga och triviala? Programvaran som skulle kräva tuffa, meningsfulla frågor om varje åtgärdsartikel, till exempel: Reklam

• Gör du behöver att göra det nu - eller någonsin?
• Är det något du kan - och borde - delegera till någon annan?
• Finns det ett sätt att få samma resultat med mindre ansträngning och inmatning?
• Finns det ett sätt att få en bättre resultat? Har du övervägt nya alternativ? Vilka idéer kan du hitta för att förbättra, förenkla eller, bäst av allt, eliminera denna aktivitet?
• Hoppar du till slutsatser om vad du ska göra? Skulle du tillåta omständigheter att utvecklas vidare så att du kan se bättre vad som behöver göras (om något)?
• Hur kan du utveckla din kreativitet så att du antingen kan hitta bättre sätt att uppnå samma eller större resultat eller hitta sätt att sluta göra saker?

Det här är alla frågor som det är lätt att glömma i rush till “få saker gjorda” - speciellt när någon andas ner i nacken och tiden verkar glida bort. Programvara som både påminde och utmanade dig varje gång du försökte lägga till något på din att göra-lista kan vara en välsignelse för alla som fångats i råttan.

Att inte göra saker kan vara mer produktiva

De Tao Te Ching föreslog, för mer än 2200 år sedan, att genom att inte göra någonting, skulle allt ske. Vad jag misstänker att författaren menade var att om du tänker på saker som är tillräckligt långa och noga nog kan en hel del av din nuvarande verksamhet helt och hållet tas bort. Om du är tålmodig, kommer du fortfarande att lösa sig själv utan några insatser från dig. och vad som är kvar, kan du göra på halva tiden och med en fjärdedel av ansträngningen. Allt som är viktigt blir gjort. Resten är irrelevant.

Genom att följa den rådgivningen kan du eliminera så mycket rodnad - plus de åtgärder som bara gjorts för att du alltid har gjort dem så - att du kommer att flyga igenom det som finns kvar. det är Sann fokus, inte den falska sorten som kommer från att sätta föremål i en beställd lista och starta från toppen. Du kanske arbetar med punkt 1, men alla andra är fortfarande där, förbereder sig och frestar dig att svänga åt sidan för att hantera dem också. Reklam

Vad sägs om något som faktiskt begränsade din att göra-lista till inte mer än säga sex saker? Något som skulle tvinga dig att prioritera och släppa något innan du kan lägga till mer? Det är lätt att bygga upp en att göra-lista med nästan oändlig längd, då känna sig stressad av allt som fortfarande väntar på att bli gjort.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Realistiskt är chanserna att komma till objekt 27 på din lista - nu eller någonsin - så små att det inte är värt att överväga. Programvaran kan inte bara hjälpa dig att ställa förnuftiga prioriteringar, det kan komma ihåg hur länge något satt på nummer 3 eller 4 och berätta att du gör det nu - gör det nummer 1 och få det gjort - eller sluta skoja dig själv och glöm det.

Det kan också komma ihåg hur länge någonting hade varit på att göra-listan i några Placera och sparka av den automatiskt efter 5 dagar. Om du inte ens har börjat på det då kommer du inte till idag. Tryck in den i en bakruta med “att göra någon gång;” och ta bort helt om det stannar kvar där i mer än två veckor. Reklam

De verkliga nycklarna till ökad produktivitet är kreativitet och disciplin

Jag vet att det här låter brutalt, men ibland tar det “tuff kärlek” att ta med hem nyckelpunktet: En att-göra-lista bör bara innehålla vad du definitivt ska göra inom nästa dag eller så. Allt annat borde gå någon annanstans, eller det kommer helt enkelt att täppa upp din lista och övertyga dig om att du är så avvägd med oavslutade uppgifter att du inte har tid att göra någonting - förutom att du självklart kontinuerligt polerar och omkategoriserar din natty programvara att göra-lista!

Produktivitet bör handla om kreativitet - hitta nya och bättre sätt att göra vad jag måste med mindre ansträngning - och disciplin - att ignorera allt som inte är verkligen viktigt.

Om din till exempel-lista och kalender är till exempel full med möten, kan du förmodligen fördubbla eller tredubblera din produktivitet omedelbart genom att ta dessa enkla steg: Reklam

• Klipp ut hela tiden bortkastad i möten som du bara deltar som observatör. Om du inte har något på agendan som är viktigt för dig, gå inte.
• Vägrar att stanna på något möte i mer än en timme. Vad som inte kan åstadkommas under den tiden behöver förmodligen inte göras.
• Om du är ansvarig, eliminera hela tiden bortkastad av människor “uppdaterande” gruppen. Om någon behöver veta, be om en sammanfattning i förväg via e-post. I ett möte är det bortkastad tid.
• Håll bara möten alls om det inte finns något annat sätt. Ungefär en tredjedel av mötena sker eftersom människor är för lat för att hantera vad som behöver göras mer effektivt. De andra två tredjedelarna äger rum för att tillåta att människor sprider skulden och skyddar sina rumpor.

Innan du slutar fokusera på de vardagliga organisationslistorna - och börja överväga äkta produktivitet - förbättra sätten du gör viktiga saker och släppa resten - håll dig fast vid den plats du befinner dig i idag.

Hittills har nästan alla mjukvaruutvecklingar kopplat till personlig produktivitet varit baserade på att automatisera vad människor en gång gjorde för hand. Den processen har nått den punkt som minskar avkastningen. De verkliga innovationerna kommer bara att komma när vi börjar använda mjukvaran för att låta oss göra vad som var omöjligt eller omöjligt, innan vi hade det.