Din guide till att bli produktiv med Gmail-kontokonsolidering

Gmail är ett kraftfullt verktyg, men många användare av den här tjänsten tappar inte in i sin fulla potential. För att hjälpa dig att bli mer produktiv och få ut mesta möjliga av Gmail, ska jag spendera de följande artiklarna om de mest effektiva funktionerna i programvaran och de tekniker och metoder du kan använda för att få ut det mesta av det.

I den här första installationen talar vi om kontokonsolidering. Detta kommer att göra ditt liv enklare med tusen gånger (ja, ja, hyperbole - eller så säger du för tillfället!) Om du inte redan gör det här. Här är vad vi ska göra:

Gör det till din centrala e-postbrevlåda

Idag har de flesta minst två e-postkonton och vanligtvis mer. Genom egna projekt, personliga konton och arbetet med kunder tillräckligt nära för att motivera dem att ge mig en e-postadress, har jag samlat nära tjugo (aktiva) konton.

Att ha tjugo e-postkonton är en dålig, dålig sak för produktivitet. Som Dustin har nämnt i sin Back to Basics-artikel, desto färre inkorgar har du, desto bättre; det betyder mindre chans att något kommer att glida genom sprickorna och färre platser du måste komma ihåg att kontrollera varje dag för ny information. Reklam

Gmail innehåller ett antal sätt för dig att vända dessa flera inkorgar till en enda plats. När du filtrerar alla de olika kontona till ett ställe utan att förlora möjligheten att svara med den adress de skickades till har din inkorg helvete problem lösts. Så här konsoliderar du den här delen av ditt liv.

1. Ställ in funktionen Skicka mail som.

Det första du behöver göra är att gå till konton fliken under Gmails inställningar. Här kan du ställa in Gmail för att skicka e-post som om det skickades från dina andra e-postadresser. För att upprätthålla professionalism och för att hålla posten sorterad med hjälp av Gmails filter är detta viktigt.

Klicka på “Lägg till en annan e-postadress” länka och följ stegen. Ett bekräftelsemeddelande skickas till ditt konto för att förhindra spoofing, och när du har bekräftat att du är den du säger att du är kan du skicka e-post från det kontot.

Skölj och upprepa tills varje konto du avser att filtrera till Gmail har konfigurerats. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

2. Hämta din e-postadress från dina andra inkorgar och till Gmail.

Det finns två sätt att få e-postmeddelandet från dina andra konton till att hamna i ditt Gmail-konto. vidarebefordran eller POP3. Vidarebefordran är ett bättre långsiktigt val eftersom Gmail endast tillåter dig att konfigurera fem POP3-konton och endast kontrollerar dina konton från tid till annan. Om du vidarebefordrar din e-post från ditt befintliga konto och till Gmail, skickas e-postmeddelandena automatiskt och du kan göra det för så många konton som du har.

För att behålla ditt arkiv av e-post centraliserat, skulle du någonsin behöva hitta viktiga gamla e-postmeddelanden (med hjälp av Gmails utmärkta sökfunktioner) kommer POP3 att vara till nytta först. Ställ in dina konton under Inställningar> Konton för att ladda ner allt via POP3, fem åt gången. Installationsprocessen ger dig möjlighet att ange en etikett för kontot, vilket du bör göra från början.

När du är klar ska du gå in i inställningarna för ditt andra konto och ställa in dem alla för att vidarebefordra till ditt huvudsakliga Gmail-konto. Bara när du har skickat vidare, ska du återvända till Gmail och ta bort POP3-kontona, eller du kan missa vissa e-postmeddelanden.

Om du inte har e-postarkiv på din e-postserver, men istället i din e-postprogram, oroa dig inte - du kan fortfarande få dem till kontot. Jag använde Apple Mail för att migrera allt, så det kan variera något från program till program. Gå in i ditt Gmail-webbmailgränssnitt och skapa etiketter för var och en av dina konton. Gå sedan tillbaka till skrivbords-e-postprogrammet och ställ in ditt Gmail-konto med hjälp av IMAP (inte POP3). Du bör se dina etiketter under det kontot. Markera all din e-post från ett visst konto och dra det till den etiketten. Med hjälp av Apple Mail tog det bort e-postmeddelanden från hårddisken när den laddades upp, så gör en säkerhetskopia innan du börjar om du vill behålla offlinearkiv också. Reklam

Jag gjorde det en gång med a mycket gammalt e-postkonto som hade ett arkiv räknas i fem siffror. Det tar tid, var så tålamod, och kanske sätta upp den innan du går till sängs.

3. Se till att dina konton går in i rätt etiketter.

Att ha varje email från varje konto översvämning i din inkorg kommer att vara organisatoriskt helvete. Se till att du ställer in dina etiketter och filter korrekt medan du slutförde steg 2. Om du hämtade ditt e-postmeddelande från IMAP och sedan ställde in det för att vidarebefordra till Gmail har du kanske missat det här steget. Så här gör du det:

Gå till Inställningar och klicka på fliken Filters. Klicka på Skapa ett nytt filter och fyll i det e-postkonto du omdirigerat till Gmail i fältet Till:. Det här anger att när ett e-postmeddelande tas emot som har skickats till det kontot behandlas det med det här filtret.

Klick Nästa steg och kryssa Hoppa över inkorgen och Applicera etiketten, välj lämplig etikett från rullgardinsmenyn (det här är etiketten du satt upp i steg 2). Klicka på Skapa filter knapp och du är bra att gå. Reklam

Använd All Mail-funktionen

Så nu vill du batchprocessa hela ditt nya email. Att byta mellan etiketter för att hantera meddelanden från varje konto är lite som start-stop-trafik. det tar ett tag att komma någonstans, men du gör så småningom. Lyckligtvis har vi den framstående men sällan använda All Mail funktion.

All Mail är egentligen bara en förhärligad etikett som automatiskt tillämpas på varje enskilt meddelande (även om etiketten inte är synlig). Det låter dig se alla dina meddelanden på ett ställe; Så enkelt som det är när du går upp för att kontrollera din e-post på morgonen, kan du slå in i All Mail så att du kan driva dem en efter en utan att stoppa för att navigera från etikett till etikett. Det är inte ovanligt att lägga en etikett av eftersom “inget viktigt händer där ändå” och detta sabotagerar hela poängen av satsbehandling.

Jag brukade göra det själv, speciellt med ett visst konto som slutade med att få lite mänskligt e-postmeddelande och mycket trafiklista. Använda All Mail tvingade mig att komma ur min förhalningszon och hantera varje meddelande. De första dagarna spenderades genom att unsubscribing från många listor och om innehållet var värdefullt bytte till ett RSS-flöde. Om de inte gjorde ett flöde tillgängligt för samma innehåll, skrev jag bara helt av dem (så det finns en lektion för dig som marknadsför e-post som läser detta). Sedan har jag spenderat mer av min e-posttid som handlar om människor och mindre kämpar meningslöst bulk-e-post (och bli av med niggling skulden för att inte behandla hela mitt mail korrekt).

Din nästa del kommer snart!