12 timmar till bättre tidshantering

Arbete. Ungar. Skola. Sporter. Andra jobbet. Partnerens jobb. Nästa stora amerikanska roman. Din stickning cirkel. Remodeling gästbadet. Med din bil in för sin 30.000 mil-inställning. En på och om och på - det verkar som om vi har saker att göra i överflöd. Det som vi aldrig verkar ha nog av är tid.

Jag tror att vi alla vet vad vi skall gör det, men utsikten att sitta ner och samla allt, ta tid att skapa ett system som vi litar på att arbeta för oss (och att vi litar på oss att göra jobb) är skrämmande. Och det är dessutom tidskrävande - och tiden är exakt vad vi inte har.

Vi är upptagna att klara vår tid!

Reklam

Men, om du skulle kunna göra det om 12 timmar? Kanske inte ens alla på en gång - ett par timmar om dagen under en vecka, kanske, eller till och med en halvtimme om dagen under några veckors gång? Det verkar mycket mer genomförbart, eller hur? Gilla något du kanske skulle kunna få dig att göra?

Här är då ryggraden i ett bra system som du kan implementera om 12 timmar (eller mindre). Ge dig själv en vecka eller tre för att få det igång och se om tiden du investerar i nu inte återkommer till dig flera gånger över linjen.

1. Ställ in dina kalendrar (4-6 timmar)

Använd en online-kalender som Google Kalender eller 30 rutor för att ställa påminnelser för varje tänkbar händelse i ditt liv, särskilt återkommande händelser som betalningsdatum för betalningar, dina barns fotbollsspel och dina shoppingresor. Jag rekommenderar en kalender i stället för en påminnelsestjänst som Sandy eftersom du kommer att vilja titta på dina kommande evenemang en gång i taget, och en kalender är ett format vi är bekanta med.

Jag rekommenderar att du lägger dessa in i en kalender Förutom din huvudkalender Om du gillar idén att titta på allt i, säger Outlook, erbjuder de flesta online kalendrar ett iCal-flöde som du kan prenumerera på i Outlook. Kalla det “påminnelser” och öppna den som en andra kalender. Om du lägger in alfabetet i din huvudkalender kan det hända att det blir för roligt att det inte går att använda - särskilt i månadsvisningen där de flesta kalendrar bara visar de första föremålen per dag. Reklam

Lägg alla dessa händelser i din kalender:

• Gasregistreringsfrist
• Elektriskt förfallodag
• Hypotek / hyra förfallodatum
• Telefonregistreringsdatum (fast och mobil)
• Kabel / satellitregistreringsdatum
• Förfallodagar för försäkringspremie
• Backup-dator (daglig, veckovis eller månad, beroende på användningen och nivå av paranoia - automatisera detta om du kan)
• Trash pickup (uppsättning påminnelse för natten innan)
• En dag var tredje månad för oljebyte
• En dag varje år för auto-inställningar
• En dag vart tredje år för stora automatiska inställningar
• En dag var 6: e månad för tandläkarutnämningar
• En dag varje år för läkare, ögonläkare
• Eventuella återkommande medicinska möten
• En dag mycket månad för receptpåfyllning (två påminnelser - en att ringa på påfyllning, en att hämta)
• Netflix / Tivo / XM / andra faktureringsdatum för service
• Skriv livsmedelsbutiklista (en dag före din vanliga shoppingdag)
• Dagen exterminatorn kommer
• Tid och dag på vilken TV-program du tittar regelbundet på
• Den sista dagen i januari (för att söka efter skattpapper)
• En eller flera dagar i början av året för att göra dina skatter och. Eller kontakta din skattförädlare
• 15 april (eller vilken dag skatter förfaller i ditt land)
• Start och slut på skolåret, början och slutet av skollov
• Födelsedagar, årsdagar, jul, Alla hjärtans dag, andra viktiga helgdagar (set två påminnelser - en om dagen för att påminna dig om att ringa eller ta andra åtgärder och en två veckor tidigare för att köpa en gåva, om det behövs, eller planera en fest)
• Månatligt, kvartalsvis och årligt hemunderhåll (se checklistor nedan)
• Något annat datum som kräver konkret åtgärd vid specifika tider varje vecka, månad eller år

Lägg även till dessa datum utan påminnelser:

• Slutdatumet för alla ovanstående faktureringscykler
• Betalningsdatum för eventuella automatiska betalningar (och det är en bra idé, när du är på det, att ställa in automatiska betalningar för så många räkningar som du kan)
• Direkt depositionsdatum
• Automatiska banköverföringsdatum
• Utdelning för aktieutdelning / återinvestering
• Alla andra datum är det viktigt för dig att veta om men som inte kräver någon omedelbar åtgärd från din sida

I din huvudsakliga kalender, den som du använder för att hålla reda på ditt schema dag till dag, schemalägger tidsintervaller för följande:

• Livsmedelsbutiker (veckovis)
• Tvättservice (varje vecka)
• Familjemålningar
• Bill betalning (två månader - den första och tredje helgen i månaden kan vara bra. List i notis sektionen alla de räkningar som förfaller i halv månad efter varje faktureringsdag)
• Varje vecka, två veckor eller månatligt möte
• Barnens sportevenemang (t ex veckovis fotbollsspel varje lördag från 15 september till 15 december)
• Andra barns aktiviteter (konstklasser, pianolektioner, var tredje helg på morföräldrar, etc.)
• Helgdagar / städning
• Pendlingstid
• Gym sessioner
• Golf / cykling / andra sporter
• Veckovisa recension (schemalägg 2 timmar när du är minst sannolikt att bli avbruten) - se till att du använder din veckovisa recension för att lägga till några nya påminnelser som du kanske behöver!
• Skrivartid (om du vill skriva en timme om dagen, schema en timme om dagen - antar inte att du bara kommer “hitta” en extra timme varje dag.)
• Andra hobbyer (samma som med skrivande)
• Alla klasser du tar
• Goofing off tid (jag schemalägger minst en timme om dagen för vad som än verkar som jag gillar)
• Alla andra regelbundna tidsblock du vet behöver du vara på en viss plats eller göra en viss sak. Det enda undantaget är ditt vanliga 9-till-5-jobb, om du har en - schemalägga de aktiviteter du ska göra på ditt jobb, inte själva jobbet.

Du måste använda din egen bedömning om vilka av dessa schemalagda händelser som behöver påminnelser och vilka som inte gör det. Jag anger inte påminnelser för pendlingstid, till exempel eftersom det är tillräckligt för mig att kunna titta på min kalender och se till att dessa tider är blockerade. Å andra sidan har jag påminnelser 15 minuter före alla klasser jag undervisar, så jag vet när jag måste börja på väg till mina klassrum när jag är på campus. Reklam

Läs Nästa

10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

2. Ställ in lösenordssystemet (2-3 timmar)

Använd ett program som KeePass eller ett lösenordsskyddat kalkylblad, eller vilket system du känner dig mest bekväma med, men använd en - om du har mycket lösenord och inget system, sparar du mycket tid, antingen försöker du använda alla möjliga lösenord kan komma ihåg eller söka frantiskt om dina e-postmeddelanden, filer eller papperskrafter på ditt skrivbord för var du än spelade in ditt lösenord. I en eller två sessioner, spela in varje inloggning och lösenord du har. Se till att du får information för alla dessa:

• Bankkonton (inklusive debetkort-PIN)
• Kreditkort
• Lagerkonton
• E-post
• internettjänst
• Online betalningstjänster
• Telefonservice
• verktyg
• Webbsida medlemskap (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, Flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, etc.)
• Din webbplats är inloggad, FTP och administratörspanelinfo
• Eventuella MySQL eller andra databaser som din webbplats använder
• Arbetskonton
• Parkeringstillståndstjänster
• DMV online / andra statliga tjänster
• Webbapplikationer
• Programmeringsregistreringsnycklar (inte tekniskt lösenord, men många lösenordshanterare innehåller avsnitt för registreringsnycklar - användbart om [när] du måste installera om Windows)
• Alla andra konton du har ett lösenord till

3. Skapa checklistor (2-3 timmar)

Skapa en ny mapp på din dator “AAAAA Checklistor” (eller “@Checklists” för dig David Allen fans), så sorterar den till toppen av din Dokument-mapp. Skapa en uppsättning checklistor för återkommande uppgifter och spara dem i mapp så att du enkelt kan skriva ut dem när du behöver en. Vissa checklistor att tänka på att skapa inkluderar:

• Livsmedelslista (med allt du vanligtvis köper och plats för tillägg, min lista är organiserad av gången i butiken vi handlar på, så jag kan flytta snabbt från baksida till framsida med minimala avbrott)
• Månatligt hemunderhåll (t.ex. byte av luftfilter, provrökdetektorer, etc.)
• Kvartalsvis av halvårligt hemunderhåll (t ex renrännor, byt ut rökdetektorbatterier, kontrollera brandsläckare etc.)
• Vinter- / sommarbilberedning (t ex köldmedium, spolningsradio, tilläggskedjor / snödäck, etc.)
• Resor / semesterpackning
• Juldekoration

4. Håll dig uppdaterad med en veckovis recension

Du planerade en veckovis recension i del 1 - se till att du ha kvar den möten Under din veckovisa recension, ta 10 minuter att ställa in påminnelser för eventuella återkommande händelser som du kanske har missat i din ursprungliga inställning, liksom eventuella nya åtaganden som du har åtagit dig. Kontrollera ditt schema och se till att du har lämnat tillräckligt med tid för nya uppgifter som du behöver ta hand om under den kommande veckan Om det behövs flyttar du några av de aktuella blocken. Titta också på vad som händer som du måste lägga till i ditt schema - till exempel om ditt barns födelsedag kommer upp måste du schemalägga ett tidsintervall för att hämta en present och ett annat tidsblock att planera en fest, etc..

Bättre, inte perfekt

Det finns gott om utrymme för förbättring, förstås. Detta menas som en ryggrad till ett system; Du kommer att finna att andra sätt att göra dig effektivare för dig. Lösenordshantering är till exempel bara ett slags referenssystem som sparar tid på en ganska regelbunden basis - du kommer nog att tänka på andra som passar din egen situation. I mitt hem är det en stor uppgift att hålla posten sorterad och i viss ordning, så jag skapar ett mailhanteringscenter med brickor för min partners och mitt personliga brev, en bricka för räkningar och en bricka för kuponger och flygblad (det tog cirka 30 minuter, om du vill lägga till det för ditt 12-timmars åtagande). Du kanske inte har ett problem med mail, men du kan behöva arbeta för att hålla reda på tidningar. Reklam

Att ha en solid struktur på plats hjälper dig att skryta med den andra, mindre “tiden sjunker” i ditt liv. När du börjar titta på din tid i en “hela bilden” Visa, du börjar se allt som faller utanför ditt befintliga system på ett nytt sätt, och lösningar kommer att föreslå sig. I stället för att fräsa om det, schemalägg bara en timme eller två för att ta hand om det - för större projekt bryta det in i tre eller fyra 2-timmars sektioner.

När du väl har tagit tag i ditt schema, kommer du att upptäcka att du inte bara är mer på ditt schema (i stället för att det ligger på toppen av dig!), Men ditt sinne blir mer tillfreds. I stället för att oroa dig för vad som händer, eller vad du ska göra just nu, ska du bara kolla ditt schema och känna till. Den energi du brukade använda för att oroa dig och ibland misslyckas, kan du använda för att bättre utnyttja dina drömmar.

Hur är det med dig? Vilka 1-2 timmars aktiviteter rekommenderar du för att få tag i greppet i tid?