12 tips för bättre företagsskrivning

Dagens näringsliv är nästan helt informationsdriven. Oavsett om du driver ett litet företag eller upptar ett litet hörn av org-diagrammet hos ett massivt multinationellt företag, är chansen att huvuddelen av ditt jobb består i att kommunicera med andra, oftast skriftligen. Självklart finns det e-post och det traditionella affärsbrevet, men de flesta affärsmän är också skyldiga att skriva presentationer, memoranda, förslag, företagskrav, utbildningsmaterial, kampanjkopia, bidragsförslag och ett brett utbud av andra dokument.

Här är gnidningen: De flesta affärsmän har liten erfarenhet av att skriva. Medan de med företagsgrader förmodligen gjorde lite skrivning i skolan, är det sällan stressat i affärsprogram och lära sig att skriva bra är knappast drivkraften bakom de flesta människors önskan att gå till handelshögskolan. De som inte har en universitetsbakgrund har kanske aldrig varit knuffade att skriva alls, åtminstone sedan den offentliga skolan.

Om du är en av de många som är verksamma för vilken skrivning aldrig har varit ett stort problem, borde du veta det brist på skrivförmåga är ett större och större handikapp med varje passande år. Om du spenderar lite tid på att förbättra ditt skrivande kan det leda till en markant förbättring av dina anställningsförhållanden och marknadsföringsutsikter. Det finns ingen ersättning för övning, men här är några tips som gör dig på rätt spår. Reklam

1. Mindre är mer.

I affärer skriver som i praktiskt taget alla andra typer av skrivning, är concision frågor. Ironiskt nog, som skriftlig information blir allt viktigare för företagens smidiga funktion, är människor mindre och mindre villiga att läsa. Tidningar och andra försäljningsställen som brukade springa 2000-ordsfunktioner skär i allt högre grad till 500-ords skisser. Använd ord sparsamt, skär ut den blommiga prosen och undvik långa menande meningar. Som Zorro lärde sin son, “Kom in, gör din Z och gå ut!” - gå rakt på punkten, säg vad du vill säga och gör med det.

2. Undvik jargong.

Alla i affärer hatar affärer skriva, allt det “blåhimmellösning” och de “strategiska synergier” som i slutändan betyder ingenting; “brainstorming” och “möjligheter att arbeta tillsammans” är mer meningsfulla utan att låta löjligt. Medan ibland är jargon oundvikligt - till exempel i ett företagsbehovsdokument eller teknisk specifikation - försök att använda klargörande språk. Även för människor på samma område som du är jargong ofta ineffektivt - ögat glider rätt förbi det utan att verkligen fånga meningen. Det finns en anledning att jargong används så ofta när en författare vill inte säger någonting. Reklam

3. Skriv en gång, kolla två gånger.

Proofread direkt efter att du skrivit, och sedan igen timmar eller, ännu bättre, dagar senare. Ingenting är mer pinsamt än ett dumt typsnitt i ett annat fint dokument. Det är knappast rättvist - typos händer! - Men människor dömer dig för dessa misstag ändå och hård. Förutom i den direkta nödsituationen, ge alltid dig tid att ställa ditt skrivbord åt sidan och komma tillbaka till det senare. Hjärnan är knepig och kommer att ignorera fel som det just gjorts. någon tid som arbetar med något annat kommer att ge dig den frihet du behöver för att fånga dessa fel innan någon annan läser dem.

4. Skriv en gång, kolla två gånger.

Jag vet, jag sa bara det här men jag menar något annat här. Förutom att fånga skrivfel och andra fel, Att lägga lite tid mellan att skriva och läsa om ditt arbete kan hjälpa dig att fånga tonfel som annars skulle kunna fly dig och orsaka problem. När vi till exempel är upprörda eller arg skriver vi ofta saker vi faktiskt inte vill att någon ska läsa. Se till att ditt arbete säger vad du vill att den ska säga, hur du vill att den ska säga det innan du låter den nå sin publik.

5. Var särskilt uppmärksam på namn, titlar och könen.

Okej, det är en sak mer pinsamt än ett skrivbord: ringa Herr Smith “Fru smith” konsekvent genom ett dokument. Om du inte är positiv om stavningen av någons namn, jobbet titel (och vad det betyder) eller deras kön, antingen a) kontrollera med någon som vet (som deras assistent), eller b) när det gäller kön , använd gender-neutral språk. “De” och “deras” blir snabbt helt acceptabla könsneutrala singulära pronomen, trots vad din grammatiklärare och den självrättade grammatiknossen i hallen kan säga. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

6. Spara mallar.

När du skriver ett särskilt bra brev, email, memo eller annat dokument, om det finns minsta chans att du skriver ett liknande dokument i framtiden, spara det som en mall för framtida bruk. Eftersom rushing genom skrivning är en av de främsta orsakerna till skrivfel och andra fel, spara tid genom att använda ett förskriven dokument kan spara dig förlägen av sådana fel. Var noga med att ta bort eventuella specifika uppgifter - namn, företag etc. - innan du använder det igen - du vill inte skicka ett brev till Sharif som riktas till Mrs. O'Toole!

7. Var professionell, inte nödvändigtvis formell.

Det finns en tendens att tänka på all företags kommunikation som formell, vilket inte är nödvändigt eller till och med väldigt produktiv. Formellt språk är bra för juridiska dokument och arbetsansökningar, men som jargong blir ofta osynlig, dunkla snarare än att avslöja dess mening. Tänk samtidigt på det informella bör inte betyda oprofessionellt - Håll de personliga kommentarerna, off-color skämt och snarky sladder ut ur din företags kommunikation. Kom ihåg att många företag (eventuellt din) är skyldiga enligt lag att behålla kopior av all korrespondens - inte maila, maila eller cirkulera någonting som du inte skulle trivas ha läst in i posten i en offentlig rättegång.

8. Kom ihåg 5 W (och H)

Precis som en journalists nyhetshistoria, Din kommunikation bör svara på alla frågor som är relevanta för din publik: Vem? Vad? När? Var? Varför? och hur? Till exempel, vem är det här notatet relevant för, vad ska de veta, när och var ska den gälla, varför är det viktigt, och hur ska de använda den här informationen? Använd 5W + H-formuläret för att försöka förutse eventuella frågor som dina läsare kan fråga också. Reklam

9. Uppmaning till handling.

Innehållet i dokument som helt enkelt är informativt hålls sällan mycket bra. De flesta företagskommunikation är avsedda att uppnå något syfte, så se till att de innehåller ett samtal till handling - något som läsaren förväntas göra do. Ännu bättre, något läsaren ska göra just nu. Lämna inte det till dina läsare för att bestämma vad du ska göra med vilken information du har lämnat - de flesta kommer inte ens att störa, och tillräckligt med dem som gör gör det fel att du kommer att ha en röra på händerna för länge.

10. Ge inte för många val.

Helst, ge inget. Om du vill ställa in en tid för ett möte, ge en enstaka gång och be dem att bekräfta eller presentera en annan tid. Högst ge två alternativ och fråga dem att välja en. För många val leder ofta till beslutsförlamning, vilket i allmänhet inte är den önskade effekten.

11. Vad är det för dina läsare?

En hörnsten av effektiv skrivning beskriver förmåner, inte funktioner. Varför ska läsaren vårda? Till exempel bryr sig ingen att Windows 7 kan köras i 64-bitarsläge - vad de bryr sig om är att det kan hantera mer minne och därmed springa snabbare än 32-bitars operativsystem. 64 bitar är en funktion; att jag får jobbet snabbare är fördelen. Fördelarna engagerar läsare, eftersom de är naturligtvis mest angelägna om att ta reda på hur de kan göra sina liv enklare eller bättre.

12. Hyr en frilansare.

Inte ett skriv tips i sig, Jag vet, men bra råd ändå. Skrivning är sannolikt inte din starka kostym - om det är viktigt, anlita någon för vem som skriver är deras starka kostym. Du kanske tror att frilansare bara är marknadsföringsmaterial, men det är inte sant. En bra frilansförfattare kan producera memorandum, träningshandböcker, interna brev, företagsnyhetsbrev, blogginlägg, wiki-inlägg och bara om någon annan typ av skrivning du kan tänka på . Beroende på dina behov kan du lantbruka träna efter behov eller flytta frilansare till en båt på plats eller uträtta vad som helst som passar dina behov. Förvänta dig att betala minst $ 30 per timme, och mer sannolikt $ 50 - $ 125 i timmen, för bra skrivning. Den som kostar mindre är heller inte så bra eller inte så mycket affärsmässig. (Dessa priser gäller för författare i amerikanska tunnelbanor - priserna kan skilja sig från i andra delar av världen.)

Bra skrivning kan kräva en talang som få av oss har, men effektiv skriva är en lärbar färdighet. Om din företagsskrivning inte är så snusig följer du tipsen ovan och ser om du inte kan förbättra den. Om du skriver gör passera muster, vad sägs om att lämna ett tips eller två i kommentarerna nedan?