15 Bästa organisations tips för Office Organization och få mer gjort

Du kanske tror att du inte har tid att organisera ditt kontor, men om du verkligen visste hur mycket tid den oorganiseringen kostade dig skulle du ompröva.

Omräkning och flyttning av staplar ibland räknas inte. Inte heller rensar ditt skrivbord, om du sveper röra i en burk eller en skrivbordslådor.

Ett relativt snyggt och ordnat kontorutrymme rensar vägen för högre produktivitet och mindre bortkastad tid.

Organisera ditt kontor behöver inte ta dagar, det kan göras lite i taget. Att upprätthålla ett organiserat kontor är faktiskt mycket mer effektivt om du behandlar det som ett pågående projekt i stället för ett stort angrepp.

Så, om du är redo att komma igång, kommer följande organisations tips att hjälpa dig att omvandla kontoret till en effektiv arbetsyta.

1. Rengör ditt kontor

Torka, töm, riva, bli av med allt som du inte behöver eller vill ha. Se sig om. Vad har du inte använt på ett tag?

Ta ett område i taget. Om det inte fungerar, skicka det ut för reparation eller kasta den. Om du inte har använt det i månader och inte kan tänka på när du faktiskt behöver det, går det ut. Detta gäller för möbler, utrustning, leveranser etc. Reklam

Glöm inte knick-knacks, växter (äkta eller konstgjorda) och dekorationer - om de är täckta av damm och få ditt kontor att se lurvt, är de rättvisa spel.

2. Samla in och omfördela

Samla upp varje objekt som inte är där det hör hemma och sätt det där det gör.

3. Fastställa arbete “zoner”

Bestäm vilken typ av aktivitet som händer i varje område på ditt kontor. Du kommer förmodligen att ha ett huvudområde (mest troligt ditt skrivbord), ett referensområde (arkivskåp, hyllor, bindemedel) och ett försörjningsområde (garderob, hyllor eller lådor.)

Placera lämplig utrustning och förnödenheter ligger i rätt område så mycket som möjligt.

4. Närhet

Placera utrustningen och förnödenheterna som du använder mest inom räckhåll. Saker som du sällan använder kan lagras eller tas bort.

5. Få en bra labeler

Välj en etiketttillverkare som är enkel att använda. Ta dig tid att märka hyllor, korgar, korgar lådor. Det kommer inte bara att påminna dig om var saker går, men det kommer också att hjälpa andra som kan ha behov av att hitta, använda eller lägga bort allt i ditt arbetsutrymme.

6. Ändra ditt arkivsystem

När vi flyttar helt i den digitala tidsåldern har behovet av att lagra pappersfiler minskat. Reklam

Vad kan din butik digitalt? Du duplicerar filer? Det kan hända att du kan eliminera några av de filer och mappar du har använt tidigare. Om du lagrar filer på din dator, se till att du gör regelbundna säkerhetskopior.

Här finns några lagringsidéer för att skapa ett smidigt arkivsystem:

• Skapa en mötesmapp - Sätt alla “saker som ska diskuteras” därifrån tillsammans med saker som måste delas ut, rapporter som behöver ges etc. Det hjälper dig att vara beredd på möten och spara stress på det jämn att ett möte flyttas upp.
• Skapa en WOR-mapp - Så mycket av våra röriga papper är saker som står i väntan tills någon annan svarar eller agerar. Corral dem i en WOR (väntar på svar) mapp. Titta på det några dagar för enastående åtgärder du kan behöva följa upp på.
• Förvaringsboxar - Använd billiga förvaringslåda för att behålla arkiverade filer och få dem ur ditt aktuella filutrymme.
• Tidskriftslådor - Använd magasinlådor eller bindemedel för att lagra tidskrifter och kataloger du verkligen vill lagra. Se till att du verkligen behöver dem för referens eller forskning, annars återvinna dem eller ge bort.
• Läsmapp - Utpeka en fil för utskriftsartiklar och dokument som du vill läsa som inte är brådskande.
• Arkivera filer - När ett projekt är klart sätter du alla material ihop och skickar dem bort. Behåll din “arbetsmappar” för pågående projekt.
• Fil varje vecka - Låt inte din arkivering stapla upp. Lägg dina papper i en “Till fil” mapp och fil allt en gång i veckan.

Kolla in fler tips om hur du organiserar dina filer här.

Läs Nästa

Hur man kastar saker borta utan ånger

10 enkla strategier för att göra ditt liv bättre idag

30 bästa avstämnings citat för att få dig tillbaka till jobbet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

7. Rensa skrivbordet

Ta bort allt, rengör det noga och lägg tillbaka endast de föremål som är nödvändiga för daglig användning.

Om du har svårt att klara saker, kommer denna Declutter-formel att hjälpa dig att kasta bort saker utan att beklaga senare.

8. Ordna ditt skrivbord

Nu när du har strömlinjeformat ditt skrivbord, är det en bra idé att organisera det.

Använd stationära arrangörer eller behållare för att organisera objekten på skrivbordet. Använd brickor för papper, behållare för mindre föremål. Reklam

Glöm inte datorns skrivbord! Se till att filerna eller bilderna är alla i organiserade mappar. Jag rekommenderar att du rensar datorns skrivbord varje dag innan du lämnar jobbet.

9. Ordna dina lådor

Lägg objekt ihop i samma lådutrymme, stämplar med kuvert, klibbiga kuddar med anteckningsblock mm.

Använd låda arrangörer för små föremål - pappersklämmor, klibbar, etc. Använd en separat låda för personliga föremål.

10. Separata inkorgar

Om du arbetar regelbundet med andra personer, skapa en mapp, en fack eller en inkorg för varje.

11. Rensa dina högar

Förhoppningsvis med ditt nya organiserade kontor, skapar du inte högar av papper längre, men du måste fortfarande sortera igenom de gamla.

Gå genom högen (lite i taget om det behövs) och sätt det på lämpligt ställe eller dumpa det.

12. Sortera mail

Stäng inte bara post i en hög som ska sorteras eller gevär genom och ta ut de bitar du behöver just nu. Sortera det så fort du får det - Att agera, Att läsa, att filera, att delegera eller lämna av ... Reklam

13. Tilldela kasta datum

Du behöver inte behålla varje papper i obestämd tid. Markera på filer eller dokument när de kan kastas eller strimlas.

Vissa juridiska eller finansiella dokument måste hållas för en viss tid. Se till att du vet vad dessa krav är.

14. Filtrera dina e-postmeddelanden också

Vissa e-postmeddelanden är viktiga att läsa, andra är inte så viktiga.

När du använder filtersystemet för att märka olika typer av e-postmeddelanden, känner du till deras prioritet och vilka som ska svaras först.

Ta en titt på dessa 4 steg för att uppnå inbox noll.

15. Dra åt ditt skrivbord

Vid slutet av dagen, gör en snabb rätta, så du har en ren start nästa dag.

Slutgiltiga tankar

Använd ett tips eller prova dem alla. Mängden ansträngningar du skapar och upprätthåller ett effektivt arbetsområde kommer att löna sig på ett stort sätt.

I stället för att spendera tid på att leta efter saker och shuffling högar, kommer du att kunna spendera din tid ... ja ... arbetssätt och du kommer njuta av att vara rörig fri!

Utvalda fotokredit: Alesia Kazantceva via unsplash.com