3 steg mot mer meningsfulla samtal

Kvinnor är från Venus och män är till rätta. Eller hur går ordstävet? Du vet situationen - kvinnor vill bli hörda och män vill lösa ett problem.

Jag har inte det magiska tricket för att få män och kvinnor att kommunicera utan problem, men jag kan dela ett litet knep till kommunikation som säkert hjälper dig att bättre förstå hur man kommunicerar med någon. Jag har funnit att denna djupare förståelse av kommunikation har varit till stor hjälp i alla samtal i livet.

Information är makt?

Vi lever i en tid där informationen är riklig och fortfarande rätt information vid rätt tidpunkt kan vara den mest värdefulla tillgången. Antalet teknik och kanaler för informationsutbyte har exploderat under de senaste 20 åren och vi lägger fortfarande liten uppmärksamhet åt att verifiera betydelsen av informationen.

Att prata om information är faktiskt lite knepig så låt oss börja med att försöka förstå begreppet information. Den vetenskapliga definitionen av ordet skiljer sig väldigt annorlunda från det vanliga, vardagliga användandet av ordet. I vetenskap (informationsteori) är information ett mått på osäkerheten i ett resultat - med andra ord ett mått på antalet möjliga underliggande kombinationer av data som ett meddelande skulle kunna representera, helt uteslutande betydelsen av det som överförs. Reklam

Å andra sidan är information i vardagligt bruk ett uttryck för att manipulera och organisera data på ett sätt som lägger till kunskap för mottagaren. I denna mening är det viktigt att förstå att en kärnkännetecken för kommunikation är att det är överföring av information i det reducerade tillståndet av data.

Ett populärt exempel på detta är den kända utbytet mellan Victor Hugo och hans förläggare efter publiceringen av “Les Miserables” i 1861. Efter att ha slutfört “Les Miserables,” Hugo lämnade Paris för semester. Att vara nyfiken på mottagandet av sin bok, skickade han ett brev till sin utgivare endast skriva “?”. Förlaget svarade med “!” - och faktiskt “Les Miserables” var en framgång. Trots den mycket begränsade informationsutbytet förstod de båda varandra perfekt.

Vad är information?

Den gemensamma förståelsen av information är att det är ett uttryck för manipulation och organisation av data på ett sätt som ger värde till mottagaren. Det är vanligt att prata om Data - Information - Kunskap - Visdom (DIKW). I DIKW-kedjan är data grundnivå, symboler, tolkad och “i befintligt skick”. När det manipuleras, organiseras och läggs i sammanhang blir data information. När du vet hur du använder informationen har du kunskap och äntligen när du vet när du ska använda vilken kunskap du har visdom.

I denna förklaring har data inte mening och information är subjektiv. Både avsändaren och mottagaren av data bestämmer hur man ska manipulera, hur man organiserar och i vilket sammanhang att sätta data. Information kan överföras i olika former (tidningen, internet, email, bild, etc.). Kunskap existerar bara i människornas huvuden; Det är mycket personligt och är svårare att överföra eftersom det handlar om hur man använder information och möjligheterna är oändliga. Ett dokument som används för kunskapsöverföring kan täcka de mest trovärdiga sätten att använda informationen, men knappast alla av dem. När man talar om visdom lägger man till moral och etik för att styra när man ska använda vilken kunskap. Reklam

Betydelsen av vad som inte sägs

Vi tror att vi förstår information, men för att fullständigt förstå vilken information som är, är det bra att introducera exformation, en term som utarbetats av danska författare av populärvetenskap Tor Nørretranders.

Exformation produceras när information skapas. Det är alla saker som inte kommuniceras. Ändå förväntas det ofta vara möjligt för mottagaren att förstå. Detta förutsätter att avsändaren och mottagaren har en ganska gemensam förståelse för det kontextuella ramverk inom vilket kommunikationen sker.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Innan avsändaren skickar meddelandet finns det en process att ta bort onödig information. Denna process kallas incitament. Det finns ett omedvetet incitament där avsändarens värderingar, etik och humör återspeglas - också en medveten incitamentsbaserad erfarenhet från tidigare konversationer om ämnet, tidigare konversationer med mottagaren, den nuvarande situationen och anledningen till att skicka meddelandet.

Efter mottagandet av meddelandet måste mottagaren sätta meddelandet i ett sammanhang för att tolka meddelandet. Denna process kallas excitation, och det är processen att lägga till information baserat på individuella värden, erfarenheter, motivation, situationen och mottagarens uppfattning om avsändaren för att skapa mening för mottagaren. Baserat på denna tolkning av meddelandet kommer mottagaren att övergå till att vara avsändare av ett svar och startar incitamentet för att göra informationen överförbar. Under en dialog finns flera cirklar av incitament och excitation, och mycket exformation - med andra ord gott om möjligheter till missförstånd. Reklam

Teorin gäller också för vardagslivet. I konst, poesi, fiktion och komedi är graden av skillnad mellan incitationsprocessen och excitationsprocessen skillnaden mellan framgång eller misslyckande. En obestridlig men distinkt skillnad kan leda till det vi kallar kreativitet, ett oväntat perspektiv på de överförda data som skapar nya insikter. I ett konstverk måste det finnas tillräcklig exformation för att stimulera mottagarens föreningar och skapa mening men med för mycket exformation; Om mottagarens kontextuella ram är väldigt annorlunda från avsändaren, kommer inte mottagaren att förstå och kan anse konstverket som skräp.

Att gå tillbaka till Victor Hugos exempel är det mycket tydligt att han och hans förläggare hänvisade till samma kontextuella ram, och det gjorde att de båda kunde skapa mycket exformation. De minskade den överförda informationen till enstaka tecken och behöll fortfarande en perfekt förståelse för varandras mening.

3 steg mot mer meningsfulla samtal

I varje konversation där du vill skapa ömsesidig förståelse, inte nödvändigtvis ett avtal, försök att hålla följande tre steg i åtanke.

1. Fokusera på konversationen så att du är mottaglig för alla saker bortom orden som överförs.
2. Ställ frågor för att bättre förstå mottagarens exciteringsprocess. Har du ett exempel? Har du erfarenhet av detta? Vad tycker du om det? Vad lärde du dig av det?
3. Hjälp mottagaren att förstå din mening genom att dela med dig av dina incitamentsprocesser. Finns det exformation som bör sättas tillbaka i samtalet för att underlätta förståelsen?

Det fungerar inte om du fokuserar på de tre stegen - kom ihåg punkt 1 ovan - men med viss övning kan du fokusera på konversationen, skapa flöde och intuitivt injicera punkt 2 och 3 för att underlätta samtalet och skapa ömsesidig förståelse. Reklam

Jag hoppas att min incitamentsprocess skriftligen har (medvetet och omedvetet) led mig att överföra detta budskap på ett sätt som din exciteringsprocess lägger den i det sammanhang den var avsedd för.

Lyckades jag?