5 Alternativ till Time-Wasting Meetings

Ingen gillar möten. Väl inte “ingen” - Den äldre killen med skägget som ingen verkar känna personligen som kommer till varje möte? Han gillar möten, för att han får en fri munk och en tupplur. Men andra än honom ser de flesta människor som alltför oproductiva och tidskrävande att vara likvärdiga. Nödvändig, ibland men inte likbar.

Det finns många orsaker till att möten kan slösa mer tid än vad de är värda. Naturligtvis kan möten vara oregelbundna, utan en agenda (eller sämre, med en otydlig dagordning) och inget riktigt mål i åtanke. Möten kan ofta bli slagfältet för internpolitiken också, med allas tid bortkastad medan kontoret Alpha och Beta bröstkorgar på varandra.

Andra sätt möten slöseri har att göra med faktorer utanför mötet. De avbryter allt du jobbade på då, oavsett vilken typ av flödesstatus du kanske har varit. Det finns alltid någon som är viktig, som går sent, tvingar alla att kyla på sina klackar, eller att börja och slösa bort tiden när de äntligen slutar dyker upp och måste fyllas i. Reklam

Och slutligen finns det själva mötet på mötet. Brainstorming möten stall som människor på vilka begreppet brainstorming är borttappad köra genomförbarhetskontroller på varje idé slängt ut. Informativa möten stallar när ledarskap möter motstånd som de inte hade förutsett och fumlar, oförberedda, för svar. Och möten faller i allmänhet ner som röster och egon ger upphov till en klämma för att alla ska höras - och att ha rätt.

Fem alternativ till möten

Som sagt, ibland är det nödvändigt att möten, men snarare än ett första svar, bör möten reserveras för speciella tillfällen, då bara ett möte från mötet kommer att göra jobbet. I andra tider, försök med ett av dessa fem alternativ och se om de inte sparar tid och lite krångel.

Direktmeddelande

Medan direktmeddelanden (IM) sannolikt kommer att ses mer som en tidskrävning för tonåringar och ensamma geeks kan mycket få gjort via IM. IM tillåter dig och dina partners att behålla en långsiktig virtuell “närvaro” som du jobbar, lägger upp frågor, uppdateringar och idéer när de slår dig eller som du stöter på problem i ditt arbete. Eftersom IM-program behåller en fullständig registrering av chatt-sessionen finns det ingen fara att missa någonting eller förlora det - bara bläddra uppåt.

Det finns ett par regler att följa för produktiv IM. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

1. Klipp chattaren. För att hålla fokus fokuserad ska varje person bara tala a) när de har något viktigt att lägga till, eller b) som svar på en fråga.
2. Inga krusiduller.Dagens IM-programvara levereras med röst- och videofunktioner, avatarer, ansiktsmorfrande funktioner, flerfärgade teckensnitt och mycket mer. Lämna de för din tolvåriga dotter - du arbetar, spelar inte IM.

Alternativ till IM inkluderar privata chattrum som Campfire eller till och med Twitter om du kan motstå sirenanropet till dina vänners tweets.

tele~~POS=TRUNC

Om mer personlig kontakt och realtidsdelning behövs, försök ett telekonferenssystem som Adobe Acrobat.com eller GoToMeeting. De flesta tjänster tillåter skärmdelning, samverkande whiteboarding och andra ersättare för närvaro i samma rum - utan att pendla till mötet (även om det bara ligger på tre våningar), de oavbrutna avbrotten för kaffe och badrumsbrott, ansikte mot ansikte , eller den tvingade frånvaron från skrivbordet medan du väntar på det viktiga e-postmeddelandet. Eftersom de flesta också skapar ett transkript behöver du inte någon som tar minuter heller.

wikis

Wikis ger en samarbetsmiljö som är idealisk för att utveckla arbetsdokument och uttalanden samt material som måste refereras om och om igen. För engångsprojekt är en online-wiki som WetPaint eller PBWiki idealisk: gratis, enkel att installera och lätt att använda. För mer missionskritiskt material, speciellt när du planerar att använda det flera gånger, och där säkerhet är ett stort problem, kan din organisation ganska enkelt skapa en intern wiki på din intranät, med hjälp av avancerad programvara som MediaWiki, programvaran som kör Wikipedia.

Wikis är självorganiserande och lätt att skapa och redigera, och de håller reda på förändringar som gjorts tillsammans med en rekord av vem som är ansvarig för varje redigering (inte mer dickering over credit!). Om realtidssamverkan inte är en nödvändighet kan det vara mycket mer produktiv än en möteskedja att bygga en wiki under en lång tidsperiod, men se till att delegera ansvar och tillåta tid för wiki-arbete. Reklam

E-postlistor / grupper

En annan lösning där realtidsinteraktion inte är en faktor är den gammaldags e-postlistan. E-postlistor kan fortfarande vara ganska produktiva sätt att få saker gjort som en grupp - och både Yahoo och Google erbjuder tjänster som är gratis och lätta att installera.

En effektiv e-postlista ska förmodligen ha en moderator - att inte godkänna meddelanden, men att påminna människor när de går av spår. God etikett är viktigt i denna miljö. något om mediet uppmuntrar flamma krig. Men med några försiktighetsåtgärder kan e-postlistor fortfarande vara ganska effektiva verktyg, vilket möjliggör genomtänkt, övervägt utbyte och automatiskt upprätthåller ett sökbart arkiv av tidigare diskussioner.

Samarbetsapplikationer

Slutligen kan effektiv användning av en projekthanteringsansökan förhindra behovet av de flesta möten. System som Wrike och Basecamp möjliggör utbyte av noter, uppgifter som ska tilldelas och filer som ska delas. De erbjuder också ett antal sätt för användare att interagera: SMS, email, online, RSS, eller använda en tredjepartsprogram via Basecamps API.

Om fullfjädrad projektledning är för mycket, överväga att använda onlinetjänster som Google Docs (som kan installeras på din egen domän via Google Apps) tillsammans med Google Talk eller en annan IM - du kan dela dokument, lägga till och redigera varandras arbete, och skapa ett förråd av material samtidigt. Reklam

Låt oss avbryta

Jag försöker inte hävda att alla möten kan bytas ut via onlinetjänster eller stationära applikationer. Ibland är ett personligt möte det bästa och mest effektiva sättet att få saker att göra.

Men don; t låt möten bli standardläget för itneraction. Alltför ofta representerar möten ett misslyckande av kommunikation, inte framstegen för det - de kallas när ingen är på samma sida längre, eller värre när [sakerna] håller på att träffa fläkten. Effektivare planering och resursanvändning kan ofta förhindra mötesbehov och låta alla involverade ägna mer tid gör jobba snarare än talande om det.