5 Kritiska element av framgångsrikt arbete-hemma produktivitet

Du är mycket upphetsad och full av entusiasm. Det är din första dag som jobbar hemifrån efter att ha avgått från ditt dagliga jobb.

Du bestämde dig för att starta ditt eget arbete hemifrån så att du äntligen kunde vara din egen chef: jobba när du vill, hur mycket du vill - utan att någon berättar vad du ska göra och utan att någon tittar över din axel.

Snabbspolning till tre veckor efter att du började arbeta hemifrån: Även om du fortfarande är glad att du började arbeta ensam, finns det något som stör dig: din produktivitet är inte lika bra som du önskade. I själva verket när du arbetade på kontoret på ditt dagjobb fick du fler saker gjort.

När tiden går framåt börjar du känna dig stressad på grund av din ständigt växande arbetslista.

Eftersom din familj också är hemma medan du jobbar, verkar det ibland vara omöjligt att få arbete gjort på grund av distraktionerna och ständiga avbrott.

Du vet att du måste göra snabba förändringar i dina arbetsmetoder. Annars kommer ditt hemföretag inte att lyckas och du måste hitta ett dagjobb igen.

Underskattade du den nya miljön?

När man jämför hemkontorsmiljö till ditt tidigare arbetskontor, finns det några anmärkningsvärda skillnader.

Först är det ingen som tittar över din axel på ditt hemkontor. Du är din egen chef och du är ansvarig gentemot dig själv. Det är ditt ansvar att saker äntligen blir färdiga.

För det andra, eftersom du mest sannolikt arbetar av dig själv, finns det inga medarbetare att fråga hjälp eller delegera dina uppgifter till. Det betyder också att den sociala aspekten i din verksamhet saknas. Eller åtminstone är det väldigt annorlunda än vad det brukade vara.

För det tredje är du den som definierar reglerna. Faktum är att det här kanske är den största sak att komma ihåg: strukturen på ditt hemkontor är annorlunda än i ditt dagliga jobb. Reklam

Med struktur menar jag “hela inställningen.”

När du går till jobbet finns det många system redan på plats som håller företagets hjul rullande: personal, ERP-system, organisationsstrukturer.

Samma struktur saknas när du börjar som din egen och det fortsätter att vara så tills du skapar den.

Så det är inte konstigt att du känner dig överväldigad när du äntligen hoppa till jobbet på egen hand och du måste skapa allt från början?

De saknade element i produktivitet

Att uppnå bra produktivitet är mycket utmanande när några viktiga produktivitetselement saknas.

Dessa element definierar strukturen på ditt hemkontor.

Men när strukturen saknas slösar du din tid på obetydliga saker. I värsta fall kan du till och med bränna dig själv, om dina arbetsmetoder är mycket ineffektiva.

Så, om du har misslyckats med att ställa in dessa element, bör du göra det så snart som möjligt. Ju längre du försenar att ställa in dem, desto säkrare kommer din prestanda att sakta ner. Så småningom kommer det att reflektera över ditt företag också.

Det är dags att planera ditt hemkontor

Nej, jag pratar inte vilken typ av stol du borde ha eller borde du ha en PC eller Mac. Jag pratar något mycket viktigare som kommer att definiera ditt hemkontors framgång.

När det gäller strukturen är det två viktiga inslag: system och gränser. De kan brytas vidare till fysiska och icke-fysiska. Reklam

Fysisk

• Ditt fysiska hem kontor utrymme

Icke-fysiska

• E-postprocesser
• Ställa in din optimala arbetstid
• Gränser med din familj
• Daglig / veckovis planering

Den fysiska aspekten betyder ditt kontorsutrymme: har du bara ett hörn som är reserverat för ditt hemmakontor i ditt vardagsrum eller är det ett separat rum som emulerar ett riktigt kontorsutrymme?

Då finns det den icke-fysiska delen. Det här är de regler du spelar dagligen. Det består av att installera system du jobbar med och gränser, så att alla i din familj respekterar dina arbetstider (utan avbrott).

Först ställer du in en effektiv e-postprocess, så att du inte spenderar hela dagen genom att läsa eller svara på meddelanden.

Därefter bör du ställa in din optimala arbetstid. Du vet exakt när du ska jobba, hur mycket att jobba och det gör din familj också.

Även om du redan har definierat några gränser i föregående steg behöver du fortfarande ha en bra kommunikation med din familj om vad du gör och när du arbetar så att onödiga distraktioner kan förebyggas.

Slutligen finns det vecko och dagliga planeringsdelen. Med denna viktiga aktivitet ställer du dig själv mål för den kommande veckan. De dagliga uppgifterna bör återspegla dessa mål och se till att du kan nå målen före slutet av veckan.

Nu, vilken av de tidigare stegen har du redan definierat och vilka har du ännu inte definierat eller finjusterat?

Skapa ditt riktiga hemkontor

Låt oss definiera dina hemkontorselement mer detaljerat:

1. Ditt fysiska hem kontor utrymme

När du ställer in ditt fysiska kontorsutrymme har du i allmänhet dessa alternativ till ditt förfogande:

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

• Arbetar på en dedikerad plats i din lägenhet (om du inte har ett arbetsrum)
• I ett dedikerat rum som du har förvandlat till hemmakontorutrymme
• Hitta ett samarbetsutrymme i din hemstad / stad
• Hyra en dedikerad kontorsplats
• Arbeta ute i naturen, i en kafé eller i ett bibliotek

Var och en av dessa har sina fördelar och nackdelar beroende på situationen i ditt företag. Reklam

Du kan till exempel börja med att ha ett eget hörn i ditt vardagsrum (separerad av en fällbar skärm), men senare när ditt företag växer kan du hyra ett dedikerat kontorsutrymme.

Om ditt hem är en större, kan du ha lyxen att arbeta i ett dedikerat rum. Den goda sidan med den här inställningen är också att det inte finns några extra kostnader för att hitta ett fysiskt utrymme - det är redan tillhandahållet av ditt hem.

Då finns det samarbeidsutrymme alternativet. Du delar ganska mycket arbetsplatsen med andra arbetare / entreprenörer i ditt område. Detta ger goda möjligheter till samarbete, kommunikation eller nätverk.

Slutligen, om du är på en budget men du skulle verkligen vilja jobba i “isolering,” du borde gå utanför ditt hem: arbeta i naturen, i en kafé eller i ett offentligt bibliotek. Även om du troligen hanterar andra människor i dessa miljöer, distraherar de inte nödvändigtvis dig och du kan verkligen fokusera på ditt arbete.

2. E-postprocesser

Så här hanterar jag e-post:

• Jag kontrollerar mitt mail två-tre gånger per dag
• När jag kontrollerar mitt brev bearbetar jag batchmeddelandena samtidigt.
• Jag avregistrerar mig från e-postlistor som inte ger mig något värde (du kan använda tjänster som UnRoll.me för att prenumerera från många listor samtidigt)
• Jag skapar etiketter och filter (i Gmail). På så sätt kan jag organisera och till och med gömma vissa meddelanden som jag inte behöver se, vilket hjälper mig att hålla min inkorg ren. Samtidigt är viktiga meddelanden lättare att hitta.
• Slutligen, när jag parti behandlar mina e-postmeddelanden, tar jag ut de möjliga uppgifterna / uppdragen i dessa meddelanden till min arbetslista eller uppsättning och anmälan om dem till min kalender. Efter detta arkiverar jag mitt mail.

Jag föreslår att du också definierar dina egna processer, eftersom det systemiserar din e-posthantering och frigör din tid till andra viktiga saker i din verksamhet.

3. Ställ in din optimala arbetstid

Har du definierat din arbetstid? Om du inte har det, är det dags att göra det.

Att ställa in den optimala arbetstiden kan kräva lite testning och vara medveten om dina energinivåer under hela dagen, men det är definitivt värt det.

Till exempel gillar jag att arbeta på morgonen innan jag går till jobbet och det är då jag är väldigt produktiv. När jag vaknar tidigt (05.00 - 05.30) är jag inte “stjäla” den ömsesidiga tiden med min familj.

Denna inställning fungerar för mig, men du kan behöva göra några test för att se vilken del av dagen du är mest produktiv och vad är den optimala antalet timmar du kan göra dagligen. Reklam

4. Gränser med din familj

Jag har redan berört detta ämne lite när jag förklarade hur man ställer in optimal arbetstid.

Å andra sidan finns det också andra typer av gränser som du måste ställa in. Till exempel måste du kommunicera tydligt vad du arbetar på din dator och varför du inte bör avbrytas när du arbetar.

När du ställer dina förväntningar rätt, borde ingen ha svårigheter att respektera dina arbetstider, eftersom det kanske går med pengar till ditt hushåll.

För att göra sakerna ännu tydligare, ha en familjekalender, där du markerar till exempel dina resedagar. Det här är ett enkelt, men enkelt sätt att hålla alla uppdaterade om vad som händer och när du är hemifrån.

5. Daglig / vecka planering

Jag planerar min kommande vecka på söndagar. Jag sätter mig ner och tänker lite vad nästa vecka kan komma på vägen. Jag skapar sedan min veckovisa mållista som sedan extraheras till dagliga arbetslistor.

På så sätt arbetar jag dagligen med viktiga saker och det hjälper mig att uppnå mina veckovisa mål.

För att hålla reda på mina dagliga uppgifter använder jag en applikation som heter Nozbe, som bygger på Getting Things Done Ideology (GTD). Naturligtvis finns det många andra uppgiftslista applikationer som detta (OmniFocus, Wunderlist, Remember the Milk, IQTell ...), men du måste ta reda på din personliga favorit genom att testa och se vad som fungerar bäst för dig.

Som du kan se måste du skapa en struktur för ditt hemkontor så att den stöder din produktivitet.

Visst, planering och inställning tar lite tid, men det är definitivt värt det.

Över till dig: Vilka delar gör ditt hemkontor produktivt? Vänligen dela dina kommentarer, tips och erfarenheter i kommentarfältet.