7 vanligaste distraktioner på jobbet (och hur man hanterar dem)

När du sätter dig ner för att läsa den här artikeln, gissar du att du har upplevt distraheringar på jobbet minst en gång redan idag, förmodligen mer än en gång.

Chansen är att du kan avbrytas innan du faktiskt slutar läsa den här artikeln.

Den enkla sanningen är att vi alla möter störningar på jobbet varje dag, och vanligtvis varje timme, kan något eller någon få dig att distraheras.

Med så många möten att delta, samtal eller inlämning av medarbetare, samtal, e-postmeddelanden, sociala meddelanden och många andra avbrott kan det ofta känna sig som en riktig utmaning att vara produktiv och få de viktiga sakerna gjort.

Distraktioner sänker vår produktivitet och energi.

De påverkar vår förmåga att fokusera och hålla fast vid projekt eller uppgifter som är tillräckligt långa för att se dem igenom.

Om du tänker på din arbetsvecka är jag säker på att du kan lista ut 5 till 10 saker eller personer som har skapat distraheringar på jobbet.

Men hur många av dessa distraheringar är självtillförda och hur många är resultatet av din arbetsmiljö?

Innehållsförteckning

1. Varför ska du bli av med distraktioner på jobbet?
2. Vad håller oss distraherade på jobbet (och hur man hanterar dem)
3. Slutsats
4. Mer resurser om produktivitet på jobbet

Varför ska du bli av med distraktioner på jobbet?

Nästan 3 av 4 arbetstagare (70%) erkänner att de känner sig distraherade på jobbet, där 16% av personerna säger att de nästan alltid distraheras.^[1]

Inverkan av arbetsplatsdistraheringar, enligt rapporten, inkluderade:

• 54% sa att de “Presterar inte lika bra som de borde”
• 50% sa de “Är betydligt mindre produktiva”
• 20% sa att de är “Inte kunna nå full potential och avancera i sin karriär”

Samma undersökning från Udemy citerade de största fördelarna med att minska arbetsplatsdistraktion från de intervjuade:

• 75% anges “Jag blir mer klar och jag är mer produktiv”
• 57% anges “Jag är motiverad att göra mitt bästa”
• 51% anges “Jag är mer säker på min förmåga att göra mitt jobb bra”
• 49% anges “Jag är lyckligare på jobbet”
• 44% anges “Jag levererar högre kvalitetsarbete”

De främsta distraktioner som utemys för företag identifierade i sin undersökning omfattade talande medarbetare (citerad av 80% av de undersökta arbetstagarna) och kontorstörningar (70%).

Möten skylldes för låg produktivitet med 60% av de svarande, medan 58% sa att även om de inte behöver sociala medier för att göra sina jobb, kunde de inte göra det genom arbetsdagen utan att kontrollera plattformar som Facebook, Twitter och Instagram.

Vad håller oss distraherade på jobbet (och hur man hanterar dem)

En 2016-undersökning av 2 000 amerikanska anställnings- och HR-chefer av CareerBuilder visade att de främsta distraheringscyklerna inkluderade smartphones (55%), internet (41%), skvaller (37%), sociala medier (37%) (27%), rökning eller mellanmål (27%), email (26%), möten (24%) och bullriga medarbetare (20%).^[2]

Nästan tre fjärdedelar av arbetsgivare som undersökts av CareerBuilder sa att två eller flera timmar om dagen förlorades i produktivitet på grund av arbetsplatsdistraktion, med nästan hälften (43%) uppskattade de förlorade tre eller flera timmar om dagen.

En undersökning av 2 000 personer av ekonomistyrningstjänsten Tänk pengar i Storbritannien rapporterade att en tredjedel av de anställda distraheras på jobbet i upp till tre timmar om dagen.^[3]

Så tänk om du har haft mindre distraheringar på jobbet och du kunde öka ditt fokus och få mer av ditt bästa arbete gjort.

Med dessa undersökningar på arbetsplatsen distraheringar i åtanke har jag identifierat de stora 7 distraktionerna du förmodligen står inför just nu och några handlingsbara strategier för att hjälpa dig att övervinna dem för att öka din produktivitet och kreativitet:

1. Chatty Co-Workers

Att bygga relationer med ditt team och dina kollegor på jobbet är viktigt.

Dagliga konversationer är viktiga för att bygga en vänskaplig, samarbetskultur och atmosfär på kontoret, men det är lätt att fånga sig i oändliga samtal och skvaller. Reklam

Om din dörr alltid är öppen är det väldigt lätt för någon att poppa huvudet på kontoret för att ställa frågor som tar dig bort från ditt produktiva arbete.

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionen

Om du har problem med uthålligt chattiga eller distraherande lagmedlemmar, försök att ha en diskret konversation med dem om vilken inverkan den har på din dag.

Alternativt stäng din kontorsdörr om du har en. En annan metod att använda om du behöver fokusera och koncentrera är att sätta på ett par hörlurar (om ditt kontor tillåter).

2. Office Noise

Forskning från Kim och de Kära vid University of Sydney avslöjade att 30 procent av arbetarna i skåp och cirka 25 procent i partislösa kontor var missnöjda med bullernivån på jobbet.^[4]

Forskning från Ipsos och Workspace Futures Team of Steelcase visar att 85% av människor är missnöjda med sin arbetsmiljö och inte kan koncentrera sig. Av de undersökta personerna sa 95% att arbeta privat för dem, men endast 41% sa att de kunde göra det och 31% var tvungna att lämna kontoret för att få arbetet färdigt.^[5]

Mer än 10 000 arbetstagare i 14 länder undersöktes, och viktiga fynd visade också att:

• Kontorsarbetare förlorar 86 minuter om dagen på grund av distraheringar
• Många anställda är omotiverade, oproduktiva och alltför stressade
• De har liten kapacitet att tänka och arbeta kreativt och konstruktivt

Om du arbetar på ett stort eller litet kontor, är du säker på att du har upplevt att kontor kan bli riktigt högt, oavsett om det är konversationer, telefonsamtal, musik eller andra ljud.

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionen

Om du har ett kontor, är det enklaste att göra dörren så att du kan få lite avskildhet och fokuserad, tyst tid.

När du har medarbetare som du vet skapar mycket buller, kan du närma dem och ha ett lugnt samtal om hur deras handlingar påverkar din förmåga att fokusera? Måste du arbeta från ditt skrivbord?

Om du har ett specifikt projekt måste du arbeta på var du behöver tyst, oavbruten tid utforska att arbeta från ett lugnt utrymme i din byggnad.

Alternativ är att arbeta hemifrån (om möjligt) eller från en annan plats, till exempel en park eller café.

Det kommer alltid att finnas buller på ett kontor och det mesta blir det trött, men ibland behöver du byta upp din miljö för att få ditt viktigaste arbete gjort.

3. E-postförbrukning

Enligt Tim Ferriss behöver vi t:

“begränsa e-post konsumtion och produktion. Detta är den största enskilda avbrottet i den moderna världen.”

Vi vet alla hur distraherande e-post kan vara.

På en vanlig dag hur många e-postmeddelanden får du och skickar?

Låter detta välbekant?

Du arbetar med ett viktigt projekt och du får en anmälan om att du har fått ett e-postmeddelande.

Nu har du två val.

Du kan stoppa vad du gör och bryta ditt fokus och läsa e-postmeddelandet, eller du kan fortsätta jobba och titta på e-postmeddelandet senare. Reklam

Många människor går igenom hela dagen så här. De är fullt engagerade i att arbeta på någonting viktigt och sedan kommer ett e-postmeddelande att dyka upp.

Du slutar vad du gör, byter till din inkorg och läser e-postmeddelandet, ofta ett e-postmeddelande som är helt irrelevant och bidrar inget till dina aktuella prioriteringar.

Dessa e-postmeddelanden kan skapa en konstant känsla av busyness och kommer ofta att leda till oavslutade projekt i slutet av dagen.

Detta kan i sin tur skapa en känsla av att vi inte faktiskt verkligen haft en produktiv dag.

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionen

Tid blockering

Lägg åt en viss mängd oavbruten tid för att arbeta på ett projekt eller en uppgift. Förbinder sig att inte titta på e-postmeddelanden (eller svara på telefonsamtal) under denna tidsperiod.

Baserat på Tims råd har jag beslutat att bara kolla e-post två gånger om dagen. Det har redan en enorm inverkan. Här är vad jag föreslår:

Arbeta i offline-läge

Ställ in din dator eller bärbar dator i offline-läge och låt e-postmeddelandena samlas i din inkorg tills du är redo att svara på dem.

Snarare än att visa och svara på e-postmeddelanden en efter en, låt dem ackumulera och sedan avsätta fokuserad tid för att bearbeta och svara på e-postmeddelandena.

Läs Nästa

Hur man leder gruppmöten på det mest produktiva sättet

10 smartaste produktivitetsprogramvaran för att förbättra din arbetsprestanda

Hur man slutar multitasking och blir mer produktiv

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Batch-e-postreaktion tar mindre tid än att svara dem en efter en, och det låter dig hålla fokus på projektet utan att vara distraherad.

Kontrollera e-post vid vissa tider varje dag

Denna metod har introducerats av ett antal av mina entreprenörsundervisningskunder och det har hjälpt dem att frigöra tid och hålla sig mer fokuserad.

Dina arbetsförhållanden kommer att vara annorlunda, så det är viktigt att hitta en process som fungerar för dig och andra medlemmar i ditt lag.

En metod är att ha två specifika tider om dagen för att kontrollera dina e-postmeddelanden, en annan kanske tre gånger om dagen - morgon, lunchtid och i timmen innan du lämnar för att se till att du är helt upptagen.

Om du väljer att implementera den här tekniken är det klokt att skapa ett meddelande från kontoret.

Kontrollera inte e-postens första sak

Denna teknik kan vara svår att genomföra beroende på dina omständigheter, men om du kan, kommer du att bli vägen mer produktiv. Här är varför.

Snarare än att kontrollera e-postens första sak, spendera istället denna dyrbara tid när du är mer energiserad och fokuserad på att arbeta med dina en eller två största prioriteringar för dagen.

4. Smartphone-användning (och andra enheter)

Kontinuerligt tittar på din telefon avbryter arbetsflödet och fokuseringen. Reklam

Enligt den senaste forskningen från Deloitte kontrollerar den genomsnittliga personen sin eller hennes smartphone 47 gånger om dagen.^[6]

Om du använder genomsnittet 47 gånger om dagen och du arbetar en 8-timmars arbetsdag betyder det att du kan kolla din telefon nästan 6 gånger per timme.

Det är nog att distrahera någon.

Vi vet alla att smartphones och andra enheter ofta avbryter oss och ta vår uppmärksamhet bort från projektet eller uppgiften vi jobbar med.

Det är lätt att ofta ta en paus från våra viktiga uppgifter för att kolla våra telefoner, klockor och andra prylar.

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionen

Flytta din telefon någon annanstans

Det är väldigt frestande att kolla våra telefoner, även om vi arbetar med ett viktigt projekt.

Lösningen? Sätt din telefon i en låda eller flytta den ur armlängden så att du inte blir frestad att ta en snabb titt.

Stäng av notifikationer

Stäng av alla meddelanden som inte kräver omedelbar uppmärksamhet, särskilt sociala medier. Detta inkluderar e-post om du har det som du har ställt in på din telefon också.

Om några meddelanden verkligen betyder något, gör dem tysta och göm dem från din låsskärm.

5. Sociala medier

Hur mycket tid spenderar du på sociala medier på jobbet? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Listan över appar och webbplatser som kommer samman för att hävda så mycket av vår uppmärksamhet är nästan oändlig.

Det finns en konstant ström av information tillgänglig där ute, från våra vänner och kollegor, från nyheter, från våra företag. Några av dina kollegor kontrollerar förmodligen sina sociala medier just nu när du läser den här artikeln.

I en TED Talk av Cal Newport, författare av Djupt arbete, Han sa att sociala medier är som att gå till kasinot.

Du förväntar dig att få gillar och du kommer ut ur det. Du går tillbaka i tänkande, “Jag får belöningen nästa gång. Jag får belöningen nästa gång. Jag får belöningen nästa gång.” Och du sitter bara och väntar på att en anmälan ska komma runt så att du kan gå tillbaka.

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionen

Gilla din användning av smarttelefon och e-post, försök att ställa in specifika tidsramar eller parametrar när du ska kontrollera sociala medier.

Se till att alla meddelanden är avstängda när du måste spendera fokuserad, produktiv tid på en specifik uppgift eller ett projekt.

Ta en titt på den här artikeln för att lära dig mer: 9 steg för att koppla från sociala medier och ansluta dig till livet igen

6. Möten

Under en upptagen vecka är det sista som en ledare eller chef vill ha en bortkastad timme eller två satt på ett oproduktivt möte.

Om jag frågade dig vad det mest effektiva sättet att vara ineffektivt skulle vara, är jag säker på att många av er skulle säga “dåliga möten.” Reklam

Möten idag förbrukar mer arbetstid än någonsin tidigare. De flesta anställda deltar i 62 möten i månaden, men hälften av dessa betraktas som slöseri med tid.

Sammantaget spenderas 31 timmar på oproduktiva möten över en genomsnittlig månad, med 91 procent av de anställda som är skyldiga till dagdrömning, medan 39 procent har tillåtit att somna.^[7]

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionerna

För att möten ska vara produktiva och värda är det viktigt att varje möte har en tydlig agenda och ledare.

Jag har skrivit mer om hur man får ett produktivt möte i artikeln: Hur man leder gruppmöten på det mest produktiva sättet

7. Multi-tasking

Vi måste alla flera uppdrag ibland, men ju mindre vi gör det, desto bättre.

Multi-tasking minskar produktivitet och kreativitet. I en artikel för Harvard Business Review konstaterar Peter Bregman att produktiviteten minskar med 40% när vi försöker fokusera på flera saker samtidigt.^[8].

Det tar i genomsnitt cirka 25 minuter (23 minuter och 15 sekunder att vara exakt) för att återgå till den ursprungliga uppgiften efter ett avbrott, enligt Gloria Mark.^[9]

Multi-tasking saktar ner oss och minskar fokus, energi och produktivitet. Våra hjärnor kan helt enkelt inte effektivt hantera arbetet med uppgifter samtidigt.

Hur man stannar fokuserad och läser distraktionen

Arbeta i block av tid. Det minimerar den mängd distraktion som läggs på våra alltmer sammanhängande liv. Det skyddar oss inte bara från andras distraheringar, men också från våra självförförda distraktioner.

Tidsblockering ställer avsiktligt en avsiktlig tid för specifika projekt eller uppgifter och gör en avsiktlig insats för att inte tillåta störningar eller interjektioner av andra som bryter som fokuserar.

Efter det att tidsintervallet är upp, ta en planerad paus och börja sedan nästa block med fokuserad tid. Varje block med fokuserad tid är avsedd för en uppgift / ett projekt eller en uppsättning liknande uppgifter.

Jag använder 60-60-30-metoden för tidsblockering:

Arbeta i 50 minuter och ta en 10-minuters paus. Arbeta ytterligare 50 minuter och ta ytterligare 10 minuters paus. Ta sedan 30 minuter att ladda, vilket kan innebära att du äter lunch, går en promenad etc.

Använd Pomodoro Technique för att hjälpa dig att arbeta i block av tid.

Slutsats

Arbetsplatsdistraktioner kommer aldrig att gå iväg. För att kunna använda vår tid effektivt och öka produktiviteten och kreativiteten är det viktigt att vi förstår vad som distraherar oss och skapar systemen för att stoppa det.

Jag är säker på att du kan identifiera med minst en av de distraktioner som markeras i den här artikeln.

Förhoppningsvis kommer några av lagen att hjälpa dig att slå distraktioner på jobbet och göra dig mer effektiv och produktiv.

Mer resurser om produktivitet på jobbet

• Hur man slutar multitasking och blir mer produktiv
• Hur man är produktiv på jobbet: 9 grundregler
• 10 smartaste produktivitetsprogramvaran för att förbättra din arbetsprestanda
• 30 bästa produktivitetsböcker som du borde läsa för att öka produktiviteten

Utvalda fotokredit: Priscilla Du Preez via unsplash.com

Referens

[1]	^	Udemy: 2018 Distansrapport för arbetsplatsen
[2]	^	CareerBuilder: Smartphones Sapping Productivity at Work
[3]	^	ThinkMoney: produktivitet på arbetsundersökningen
[4]	^	Journal of Environmental Psychology: Arbetsplatsnöjdhet
[5]	^	Ipsos / Workspace Futures Team: Sekretesskrisen
[6]	^	Deloitte: Gissa hur ofta du använder telefonen varje dag
[7]	^	Atlassian: Du slänger mycket tid på jobbet
[8]	^	Harvard Business Review: Hur (och varför) för att stoppa multi-tasking
[9]	^	University of California, Irvine: Kostnaden för avbrutet arbete