7 sätt att automatisera hela verksamheten med hjälp av onlineverktyg

Att driva ett företag kan bli hektiskt på grund av alla aspekter som går in i den. Det kan vara tidskrävande; och tiden är pengar. Och om du inte vill bli överväldigad med det extra ansvaret, skulle du behöva anställa extra internt anställda, vilket kommer att kosta ännu mer pengar.

Du kan lindra lite av den extra stressen genom att automatisera ditt företag så att du kan fokusera på de viktigaste uppgiftsintäkterna. Nedan följer några sätt som kan hjälpa dig att göra din verksamhet mer effektiv och effektiv.

1. Ställa in ditt företag

När du automatiserar ditt företag bör du titta på sätt att göra affärsfunktioner effektivare. Vilka metoder vill du förbättra på? Vilka uppgifter är repetitiva och kan spedas upp genom att automatisera? Dokumentera hur mycket tid och pengar det faktiskt tar för att utföra dessa uppgifter utan att automatisera, jämfört med automatisering, för att se hur effektiva dina resultat är.

Du kan använda satsvis bearbetningsgruppering tillsammans för att göra dem alla på en gång, vilket kan spara tid istället för att spridas ut hela dagen. Du kan batch process e-post, räkningar betalningar, sociala medier interaktion och lagerbeställning. Reklam

Att ha en positiv inställning kan också förbättra ditt företag genom att arbeta för att se varifrån förbättringar kan göras istället för att bara lösa sig för dina nuvarande processer. Du bör alltid försöka hitta sätt att förbättra ditt företag och säkerställa optimal effektivitet.

2. Online marknadsföring

I denna ålder, där teknik och sociala medier reglerar, bör du hitta sätt att utnyttja detta i ditt företags intresse. Du vet att att få ditt företag känt är viktigt, men också mycket tidskrävande.

För att göra detta effektivt kan du använda batchbehandling tillsammans med andra onlineverktyg. Populära e-postmarknadsföringsverktyg inkluderar AWeber, Vision6 och Mail Chimp. E-postmarknadsföring kan hålla människor medvetna om dina affärsverksamheter, som du kan automatisera genom att skapa automatisk svar - en schemalagd sekvens av e-postmeddelanden skickas ut automatiskt. Detta kommer att hålla dina kunder engagerade så länge du har ställt in.

Många företag använder också bloggar och sociala medier för att engagera kunder och hålla människor medvetna om sin verksamhet. Du kan länka både blog och sociala medier profiler och schemalägga inlägg till exakt datum och tider som du vill ha dem publicerade. Du kan länka kontona med Jetpack och sedan använda verktyg som Hootsuite-för att automatisera din sociala medier. Med Hootsuite kan du komma åt alla sociala medier konton från ett ställe. Reklam

3. Admin och Office

Många tråkiga arbeten kan gå in i administrationen och kontoret, och detta kan verkligen sakta ner ett företag. Det finns dock många onlineverktyg som kan hjälpa till att automatisera dessa uppgifter. Evernote är ett populärt program som kan hjälpa ditt företag att hålla anteckningar, uppgiftshantering, konton, kontakter loggar etc. organiserad. Det finns också verktyg som kan ansluta hundratals webbappar till ett ställe, till exempel Herolocity; som kan hantera avtal, online order, fakturering, telefonsystem och allt som håller dig tillbaka från körinkomster - gratis. Du kan även automatisera datainmatning för dina kvitton.

Med företag som Shoebox kan du skicka alla dina kvitton till dem. Shoebox kommer att skanna alla kvitton och sedan skicka den till Evernote, och du behöver inte oroa dig för att behöva göra egen datainmatning. Det finns också verktyg för att hjälpa till med fillagring som gör att du kan säkerhetskopiera och till och med dela filer. Box och Dropbox kan användas gratis, men du kan välja mer avancerade funktioner när ditt företag behöver expandera.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

4. Kunder och kontakter

Använd verktyg som kontaktformulär 7 så att människor kan kontakta ditt företag via din webbplats 24/7. Du kan till och med trampa svar så att de når rätt person. Du bör också inkludera en FAQ på din webbplats för att minska behovet av att kunder kontaktar dig direkt.

Bedöm de frågor och problem som ofta ställs in, och sedan har svaret publicerats på din webbplats för att minska antalet skickade frågor. Tillsammans med en FAQ kan ett biljettsystem som Zen Desk användas, vilket gör att du kan organisera och hantera problem som din kund har. Reklam

Du kan också använda programvaruverktyg som kan hjälpa till med din kundrelationshantering. När ditt företag expanderar kommer du att ha fler kunder som behöver vara vana. Med CRMS, som Salesforce, kan du ge dina kunder den uppmärksamhet de behöver, automatisera din försäljningsratt och märka heta ledningar automatiskt.

5. Uppgifter och projekt

Ett annat bra sätt att automatisera ditt företag är att använda uppgifts- och projektverktyg. Det finns webbplatser som Trello, som tillåter dig att tilldela olika användare vissa uppgifter samtidigt som du kan etikettera, bifoga filer och ställa in deadlines.

Varje uppgift kan delas upp i en checklista. Du kan också använda hanteringsverktyg som Asana och Do, som låter dig övervaka dina affärsprojekt.

6. Försäljning, Inventarier och Konton

Du kan lindra dig själv från dina inrikes bokföringsuppgifter genom att automatisera din verksamhet. Xero är ett populärt verktyg som låter dig enkelt logga in och ta hand om fakturering och löneavgift, samtidigt som du tillåter din revisor att logga in för att åtgärda eventuella fel du har gjort. Reklam

Programvaran uppdateras ständigt, och eftersom det är på molnet kan du komma åt det från var som helst. Tillsammans med redovisningsåtgärder kan du också automatisera pengarna i ditt företag genom att ha en kundvagn och online beställning. Med webbplatser som woo-handel kan kunderna beställa när de vill, och du kan tjäna pengar 24/7.

Med alla pengar som kommer att gå in och ut ur ditt företag kan du också budgeta online också. Programvaror, som du behöver en budget, låter dig veta exakt var dina pengar går så att du inte felaktigt överskrider, vilket kan vara ett stort problem med småföretag.

7. Personal

Dina anställda lägger till så mycket värde för ditt företag, men anställningsprocessen kan bli tidskrävande. För att hjälpa till med detta kan du använda program som Recruiterbox-som kan hjälpa till att spåra och svara på sökande, hantera jobböppningar och låta dig tilldela användare olika delar av rekryteringsprocessen.

Efter att ha anställt nya anställda måste du få dem att gå igenom träning. Det tar extra tid och pengar, men med dagens teknik kan du erbjuda utbildning online videofilmer, ljud, guideböcker - med lösenordsskydd för att säkerställa att endast dina anställda har tillgång till det.

Genom din webbplats kan du ordna olika träningsavdelningar enligt olika typer av personal. Efter anställning och träning behöver du roster för att hålla koll på alla dina anställda och de olika förändringarna har fungerat. En programvara som kan hjälpa dig att hantera detta är FindMyShift som låter dig hantera saker som lunchpaus, helgdagar och mycket mer. Detta kommer att minska din stress och göra hanteringen av dina anställda mycket enklare.