7 sätt att säkerställa effektiv kommunikation på jobbet

Ibland kan det vara ganska lätt att upptäcka hinder för kommunikation på jobbet. När missförhållanden lämnas oadresserade kan du se den i form av konflikt på arbetsplatsen eller minskad produktivitet. Det finns en tendens att missförståelse inträffar när det är liten öppenhet. Och ibland kan det vara oavsiktligt.

“Excellence gör vanliga saker utomordentligt bra.” - John W. Gardner

Många tror att de är effektiva kommunikatörer eftersom de gick till skolan eller har en viss arbetslivserfarenhet, men i själva verket kämpar de fortfarande för att påverka andra med deras budskap. Resultatet av ineffektiv kommunikation är missad möjlighet, förlorad tid och slöseri med resurser - allt eftersom de inte hade höga konversationer.^[1]

Du kan märka ett antal faktorer som påverkar tydlig, effektiv och transparent kommunikation på jobbet: personliga egenskaper, fysiskt avstånd, meddelandet själv, kontext, jargong används och kultur. Nedan finns 7 sätt att säkerställa effektiv kommunikation på jobbet, så att du kan skapa en effektiv, produktiv och inkluderande arbetsmiljö.

1. Känn din publik väl

Att förstå din målgrupp är viktigt för effektiv kommunikation på jobbet. Detta gäller för muntlig och skriftlig kommunikation, presentationer, dagliga e-postmeddelanden, företagsmeddelanden eller statusuppdateringar på projekt.

Huruvida ditt meddelande kommer att kommuniceras eller mottagas effektivt beror på att du förstår vad din publik bryr sig om.

• Vem målar du med din kommunikation?
• Vad är meningen med ditt meddelande?
• Vad behöver de veta?
• Vad behöver du dem att göra?
• Vad är det bästa sättet att kommunicera meddelandet till din publik?
• Hur kommer din publik att uppleva eller tolka meddelandet?
• Hur kommer din publik att känna, tänka och reagera när de får ditt meddelande?

För att kunna svara på dessa frågor måste du planera, undersöka och följa upp dina beteenden. Till exempel kommer din inställning till kommunikation med ditt lag eller kamrater sannolikt att vara annorlunda än hur du kommunicerar med din ledare eftersom dessa grupper har olika intressen.

2. Sök efter att förstå situationen och klargöra

Ta tid att vara omtänksam och avsiktlig. Innan du kommunicerar på jobbet är det viktigt att pausa, förstå situationen, klargöra och ha empati. Här är några tips som hjälper dig att kommunicera effektivt på jobbet: Reklam

Var nyfiken. Fråga öppna frågor som börjar med "vad" och "hur" för att samla information. Människor tenderar att vara mer beskrivande med sina svar. Du kan då fråga öppna slutliga sondera frågor för att få mer sammanhang. Ju mer du förstår desto mer sannolikt kommer du att kunna skräddarsy ett lämpligt meddelande som resonans med din publik.

Lär dig som ett barn. Normalt har barnen ingen förkunskap om vad de ska lära sig. Det finns en känsla av ödmjukhet för deras inlärningssätt. Ta samma tillvägagångssätt när du sätter dig i dina publikskor när du försöker förstå deras situation. Var öppen, redo och villig att se ditt publikperspektiv.

Kontrollera dina antaganden. Din erfarenhetsbredd kan skymma dina uppfattningar och bedömningar. Utmana de förutfattade uppfattningarna om din publik. Bestäm vem du behöver prata med eller vilken forskning du behöver för att kontrollera om dina antaganden är sanna. Se till att du skapar utrymme för förståelse innan du hoppar till handling.

Var inkluderande. Människor vill tillhöra, känna sig inkluderade och värda på arbetsplatsen. Var noga med att se till att allas idéer fångas. Om du till exempel är i ett möte som frågar efter inmatning, se till att det finns tillräckligt med tid för alla att dela sitt svar. Om du är ute av tid, ange i mötet att du kommer att ansluta till dem senare.

3. Lyssna på flera nivåer

“De flesta människor lyssnar inte med avsikt att förstå; De lyssnar med avsikt att svara” - Stephen R. Covey

Du är troligen bekant med dessa grundläggande aktiva lyssningstips. Men när vi känner överväldigade mötesfrister, prioriterar eller skapar det, är det enkelt att vara på autopilot och missa nyckelmeddelanden som kan hjälpa dig att kommunicera effektivt på jobbet. Nedan är påminnelser att fortsätta att öva:

Parafras. Bekräfta din förståelse av meddelandet genom att upprepa det eller omformulera det i dina egna ord. Om det finns skillnader mellan parterna är det dags att klargöra.

Sond. Ställ frågor om du känner att information saknas som du kanske behöver. Reklam

Klargöra. Om du inte förstår något helt, fråga.

Kom ihåg. Försök att återkalla poäng som är viktiga för din publik. Denna information kan användas i framtiden och visar din publik att du bryr dig och lyssnade aktivt.

Att vara en effektiv kommunikatör på jobbet innebär att du måste vara anpassad till dina aktiva lyssningsförmåga. Kom ihåg att:

• Ha empati.
• Förstå andras uppfattningar, inte bara din egen.
• Mäta dina känslor och reaktioner och andras '.
• Känn dina värderingar och övertygelser, och de av andras.
• Observera icke-verbala kommunikationsskyltar som kroppsspråk.

4. Granska hur du får feedback

Hur du får feedback påverkar hur du reagerar och påverkar hur effektivt du kommunicerar tillbaka till andra parter. Att vara öppen för feedback och kritik är lättare sagt än gjort.^[2] Vi är mänskliga. När du distraheras av livshändelser eller om du känner dig pressad på jobbet, kan du bli defensiv mot det minsta av kommentarer som kommer dig.

Sheila Heen och Douglas Stone ger tillvägagångssätt för att förbättra din förmåga att absorbera feedback, ta det som är användbart och veta hur du blir av med vad som är ohjälpt för dig att lära dig och gå vidare.^[3]

Några av dessa strategier innefattar följande:

• Veta, förstå och hantera dina triggers och svar på feedback.
• Separera meddelandet från "vem" det kom från.
• Lyssna på råd snarare än domen.
• Uppdela återkopplingen till smältbara bitar.
• När du söker feedback proaktivt, var specifik och fråga om en sak.
• Ta små steg för att testa vad som föreslogs för dig.

Du har möjlighet att lära av feedbacken och växa från den. Att bryta ner feedbacken i bitar med stor storlek kan hjälpa dig att bättre bearbeta meddelandet och vara mindre reaktivt i ditt svar.

5. Ge objektiv och observerbar feedback

Detta är ett av de svåraste sakerna att göra, för att du kanske inte vill förolämpa andra, du kanske vill undvika konflikter, du är inte helt säker på hur du är, du är inte känslomässigt redo eller är övertygad av dina antaganden. Reklam

Läs Nästa

Effektiv kommunikation: Hur man inte blir missförstådd

Konflikthanteringsstilar för effektiv kommunikation på jobbet

Hur man mäter effektiva kommunikationsfärdigheter på jobbet och hemma

Situationen, Behavior, Impact (SBI) Model^[4] kan hjälpa dig att ge tydlig och specifik feedback:

• Situation. Ge sammanhanget. Fråga dig själv vad som hände, var och när.
• Beteende. Beskriv beteendet. Det här är den svåraste delen eftersom du måste kontrollera dina antaganden. Till exempel säger “du var oförskämd” (subjektiv) mot “du avbröt mig” (observerbart beteende) ändrar tonen i feedbacken. Varelse “oförskämd” kan ha flera tolkningar medan du kan se när någon har avbrutit dig.
• Inverkan. Använda sig av “jag” uttalanden för att beskriva resultaten av beteendet.
• Gå framåt. Håll samtalet att söka förståelse genom att be dem att reflektera. Vad var deras perspektiv? Vad händer för dem? Vad insåg de? Hur kan de växa härifrån?

Exempel 1:^[5]

“Under gårdagsmorgonets möte när du gav din presentation (Situation) var du osäker på två av bilderna och dina försäljningsberäkningar var felaktiga (Beteende). Jag kände mig generad eftersom hela styrelsen var där. Jag är orolig för att detta har påverkat vårt teams rykte (Impact).”

Exempel 2:^[6]

“På klientmötet på måndagsmorgon säkerställde du att mötet startade i tid och att alla hade utdelningar i förväg (Situation). All din forskning var korrekt, och var och en av klientens frågor besvarades (beteende). Jag är stolt över att du gjorde ett så bra jobb och sätta organisationen i ett bra ljus. Jag är säker på att vi får kontot tack vare ert hårt arbete (Impact).”

Att veta hur man tillhandahåller tydlig, specifik och observerbar feedback är en viktig färdighet för att vara en effektiv kommunikatör på jobbet.

6. Uppföljning, Bekräfta och skapa ansvarsskyldighet

Effektiv kommunikation på jobbet är inte en enda händelse. Du måste kontinuerligt övervaka framstegen och ge kontinuerligt stöd. Glöm inte att erkänna framstegen hos dina kamrater, lag eller ledare!

Använd följande frågor för att hjälpa dig att utvärdera effektiviteten av pågående kommunikation på jobbet: Reklam

• Vilka möjligheter ser du?
• Hur kan du justera?
• Vilka beslut måste fattas?
• Vilket stöd kan du tillhandahålla?
• Vad behöver du göra för att se till att det korrekta meddelandet har tagits emot?

7. Använd 7C: n för kommunikation

För något kommunikationsmedium på jobbet, håll i 7C: s kommunikation för att finjustera ditt meddelande:^[7]

• Klar. Vad är syftet med? Är meddelandet lätt att förstå?
• Koncis. Vad kan du ta bort? Är det till den punkten?
• Betong. Vad är fakta?
• Korrekt. Är meddelandet fria från fel? Är den lämplig för din publik?
• Sammanhängande. Finns det ett logiskt flöde? Är meddelandet konsekvent?
• Komplett. Finns relevant information och finns det ett uppmaning till handling?
• Artig. Vad är tonen i ditt meddelande?

Läs mer om 7C: erna här: Effektiv kommunikation: Hur man inte missförstås

Summering

Sätt att säkerställa effektiv kommunikation på jobbet tar övning och tid.

Håll de här 7 strategierna högsta för att förbättra din kommunikation på jobbet så att dina meddelanden är tydliga och transparenta.

1. Känn din publik väl
2. Sök efter att förstå situationen och klargöra
3. Lyssna på flera nivåer
4. Granska hur du får feedback
5. Ge objektiv och observerbar feedback
6. Uppföljning, Bekräfta och skapa ansvarsskyldighet
7. Använd 7C: s kommunikation

Fortsätt att växa och finjustera dina färdigheter!

Vad är en sak du kan arbeta på den här månaden för att förbättra din kommunikation på jobbet?

Var specifik och utmana dig själv genom att ställa in ett SMART mål för kommunikation på arbetsplatsen - Specifik, mätbar, uppnåbar, relevant, tidsbunden!

Mer om arbetsplatskommunikation

• Konflikthanteringsstilar för effektiv kommunikation på jobbet
• Hur man mäter effektiva kommunikationsfärdigheter på jobbet och hemma
• Hur man arbetar med olika kommunikationsstilar på kontoret
• Hur man förbättrar kommunikationsförmåga för framgång på arbetsplatsen

Utvalda fotokredit: Brooke Cagle via unsplash.com

Referens