7 sätt att bekämpa dina e-postdemoner

E-post har blivit en så integrerad del av våra liv att det är nästan omöjligt att gå utan det. Du kan inte bara ignorera dem och fortsätta att fungera normalt. Precis som allt annat, måste e-post hanteras och omtänksamt integreras i ditt schema.

En populär produktivitetshack för hantering av e-post är idén om en inkorgsnoll. Det betyder att du kommer till en punkt där du inte har några mail kvar i din inkorg. Tyvärr är detta ganska orealistiskt och ansträngande. Det kommer alltid att bli ett nytt e-postmeddelande i din inkorg och om ditt mål är att komma till Inbox Zero, är chansen att du ska spendera hela dagen, bara att rensa ut varje mail som det kommer in. Ett evigt hamsterhjul.

Istället för att limmas till din telefon eller dator, titta på nya meddelanden som en hawk, är det sju sätt att realisera hantera dina e-postmeddelanden: Reklam

1. Var tydlig, koncis, handlingsbar och relevant med e-post. Tanken här är att skära ner på fram och tillbaka. Med tvetydiga och öppna e-postmeddelanden kommer du bara att få folk att skicka e-post till dig för förtydligande så att du kan förvänta dig ett nytt e-postmeddelande till var och en du skickar ut. Du vill att mottagarna tydligt förstår ditt e-postmeddelande och inte behöver svara.

2. Använd Gmail: s prioriterade inkorg. Det försöker automatiskt separera dina viktiga e-postmeddelanden från allt annat. Prioriterad inkorg lär dig vilka e-postmeddelanden som är viktiga för dig baserat på din e-posthistorik och vilka e-postmeddelanden du markerar som viktig. I standardläget separerar det automatiskt ditt mail i "Viktigt och oläst", "Stjärnigt" och "Allt annat", men du kan enkelt ändra dessa inställningar till något som passar dig. Om du filtrerar ditt e-postmeddelande visar du exakt vad du behöver, resten är vanligtvis skräp eller distraheringar.

3. Kontrollera inte din email för ofta. Detta är den största produktivitetsdödaren. Varje gång din e-post distraherar dig, behöver du cirka 5-15 minuter för att återställa ditt fokus på den uppgift du gjorde. Ställ in vanliga men sällsynta tidsluckor för att kontrollera din e-postadress. Vissa människor försöker makt genom arbete första på morgonen och sedan i en email check före lunch. Då en sista snabbkontroll nära slutet av arbetsdagen. Att skapa dessa klockor hjälper till att nollställa på e-postmeddelanden som kräver omedelbar uppmärksamhet. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

4. Använd Boomerang så viktiga e-postmeddelanden faller inte längst ner i din inkorg. Det är ett ganska snyggt plugin som låter dig schemalägga e-postmeddelanden och påminner dig om att följa upp. En särskild funktion låter dig ta bort e-post från din inkorg och ta dem tillbaka till toppen på en senare bekvämare tid. Mailbox-appen för din smartphone har också den här funktionen.

5. Få mindre e-post genom att skicka mindre email - öva vad du predikar. Ritning från punkt 1, skickar e-post innebär att du kommer att få e-post. Så om du skickar mindre, får du mindre. Inte bara hjälper du dig själv, men du hjälper också mottagaren att skapa bättre vanor - alla vinner.

6. Ha en e-postrutin. Förutom när du bestämmer dig för att kontrollera din e-post, bör du också begränsa hur länge du får använda läsning eller skrivning. Genom att ställa in en strikt rutin vet du när din tid är upp och återgår till din omedelbara lista i stället för att spåras av en förmodligen brådskande fråga. Om det är verkligen brådskande, skulle du sannolikt få ett samtal. Reklam

7. Tala om samtal, hantera inte kontroversiella eller mycket känsliga ämnen via e-post. E-post är det värsta mediet för att kommunicera känslor. Alla mottagare ser text är så att de tenderar att fylla i sammanhanget och känslorna kring ett e-postmeddelande. Om du har något mycket kontroversiellt, är det bättre att du diskuterar det här via telefon eller personligen för att undvika missförståelser och missförstånd.

I slutändan måste vi inse att e-post är helt enkelt ett av de många verktyg vi använder för att kommunicera med människor. Det är viktigt att inte tänka på det som vårt jobb och bli slav åt det. Genom att använda dessa tips kan du hantera det mer effektivt och vara mer produktivt. Bli av med dem e-post demoner en gång för alla.

Har du några andra tips för att hantera e-post? Låt oss veta i kommentarerna nedan! Reklam