8 verktyg som gör dig mer produktiv med Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint och Outlook: Det här gör Microsoft Office till den mest använda sortimentet av verktyg på marknaden. Men även Office har sina begränsningar. Det finns problem som du möter dagligen, vilket tar tid som kan användas bättre på andra saker. Medan du kanske har fantastiska appar som ökar produktiviteten i andra delar av ditt liv, kanske du inte är medveten om att det finns några bra verktyg för tilläggsverktyg för Office. Några av dem är till och med gratis. Här är åtta av de bästa, redo för snabb nedladdning och omedelbar användning.

1. ShapeChef

ShapeChef är ett utmärkt verktyg som nyligen publicerats av Wulfsoft. Det ger mallar, diagram, grafik och en stor uppsättning ikoner för PowerPoint, och samlingen fortsätter att växa. ShapeChef-webbplatsen ger dig en uppfattning om allt som den har att erbjuda. Det finns paket från enskild till stor organisation, och licenserna upphör aldrig.

ShapeChef lägger till en bibliotekspanel i ditt PowerPoint-fönster för snabb åtkomst. Elementen är organiserade i kategorier, eller du kan använda sökfunktionen för att hitta vad du vill ha. När du väl har hittat en lämplig bild eller ikon drar du och släpper den från bibliotekspanelen till PowerPoint-bildrutan. Det är så enkelt.

Det finns också andra fördelar. Du kan lägga till egna bilder på biblioteket och dela med andra, så att alla gynnar dina skapelser. Denna funktion gör det enkelt att upprätthålla konsistens i hela ditt lag eller organisation.

Den bästa delen? Inget mer att söka över hela webben för en lämplig bild och oroa sig för attribut.

2. FlowBreeze

Om du är sjuk i att försöka utveckla flödesschema med ritverktyg och pilar som aldrig helt slutar på rätt ställe, kan du ge upp allt detta besvär genom att använda FlowBreeze. Detta fantastiska verktyg är ett tillägg för Excel som gör det enkelt att skapa flödesdiagram som ser helt professionellt ut. Reklam

Allt du behöver göra är att skriva in texten och verktyget genererar automatiskt formerna för varje steg. Varje form och textstycke är formaterad och symbolerna är perfekt anpassade med anslutningspilen som sätts in automatiskt. Ännu bättre, det finns en “text-till-flödesschema” guiden som konverterar en befintlig Word-fil till ett diagram. Med FlowBreeze kan du:

• Börja skapa snabbt med hjälp av den lättlästa startguiden;
• Använd 84 inbyggda format för att stile dina egna symboler;
• Välj mellan 21 format för kontakter: rak, armbåge eller krökt;
• Lägg in bilder direkt på symbolerna;
• Exportera färdiga flödesscheman i ditt val av fem bildformat; och
• Spara diagram som Excel-filer så att andra kan visa och redigera dem.

Efter en 30-dagars gratis provperiod kan du köpa antingen enanvändare eller webbplatslicens. Det är en engångsbetalning.

3. ASAP Utilities

Definitivt inte ett nytt barn i blocket, ASAP Utilities är ett Excel-tillägg som fyller luckorna och hjälper till med de saker som du inte kan göra med vanlig Excel. Det har funnits i 17 år och uppdaterades just till sin senaste version (5.6) i december 2015. Du måste verkligen besöka webbplatsen ASAP Utilities och se några av de videoklipp som visar alla dess funktioner. Hoppa sedan vidare till kundrecensioner sidan och se vad de proffs som använder det nu säger.

Det finns över 300 funktioner - för många för att namnge här - men det räcker med att säga att du kommer att spara tidskällor med hjälp av dem. Har du någonsin velat omvandla en kolumn till flera rader så att du kan skapa ett bord? ASAP Utilities gör det så enkelt.

Medan antalet funktioner kan verka överväldigande kan du bara välja och välja dem du behöver när du behöver dem. Följ de enkla instruktionerna, och ASAP Utilities sparar både tid och stress.

4. Wikipedia-tillägg

Så skriver du tillsammans, komponerar kanske en uppsats eller en del innehåll för din blogg, och du behöver lite grundläggande information om en konstnär, en stad eller en bok. Du kan stoppa vad du gör, gå online och få tillgång till Wikipedia för att få den informationen och kopiera sedan vad du behöver, gå tillbaka till ditt Word-dokument, klistra in det och sedan omformulera för att lägga det i dina egna ord. Prata om mycket avbrott i ditt arbetsflöde. Och så onödigt. Reklam

Med appen Wikipedia-tillägg kan du få tillgång till Wikipedia-information direkt från din Word-fil, vilket sparar tid och krångel. När du skriver in ditt sökord söker appen automatiskt Wikipedia-databasen och ger resultaten i en arbetsruta. Du kan då välja att visa text, bilder eller båda. Ännu bättre kan du välja ett citat och det läggs automatiskt in i ditt Word-dokument.

Det finns några systemkrav för denna gratis app: Internet Explorer, Word eller Excel 2013, Word eller Excel online eller Word eller Excel för iPad. Det är allt.

• Wikipedia-tillägget finns på över 20 språk.
• Om du letar efter det snabbaste sättet att komma åt referensmaterial finns det inget bättre verktyg än det här.
• För att komma igång, gå bara till webbplatsen och klicka “Lägg till.” Färdig och klar.

5. Office-flikar

Att arbeta med flera dokument på en gång är lite besvärligt i Microsoft Office. Du måste gå fram och tillbaka mellan olika fönster för att samla in och infoga information i Word, Excel eller PowerPoint.

Läs Nästa

6 tips för att lyckas få det bästa av din dag

10 enkla strategier för att göra ditt liv bättre idag

30 bästa avstämnings citat för att få dig tillbaka till jobbet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Med Office-flikar kan du öppna alla dokument som du behöver omedelbart i ett enda fönster och visa varje dokument som en flikfil. Och det fungerar med alla utgåvor av Microsoft Office från 2003 framåt. Det finns tre komponenter i verktyget: Flikar för Word, Flikar för Excel och Flikar för PowerPoint, så att du kan dra upp dokument från någon av de tre källorna för att se tillsammans.

Med verktyget kan du arbeta med alla filer och stänga dem alla med ett klick (det är fortfarande möjligt att stänga dem individuellt, om det behövs). Du kan också spara väntande ändringar för alla dokument med ett enda klick på “Rädda alla.”

Några av de andra funktionerna är: Reklam

• Möjligheten att anpassa dina flikar med någon av de elva stilar som tillhandahålls
• Hela filnamn (för närvarande om ditt filnamn är för långt kommer det att bli avbrutet; Office-flikar visar hela namnet);
• Liten filstorlek, så prestanda för Office inte sänks på något sätt; och
• Massor av genvägar.

Gå till webbplatsen, ta en titt och ladda ner antingen den kostnadsfria grundutgåvan eller företagsversionen, som uppenbarligen erbjuder ytterligare funktioner. Med en permanent användarlicens får du också gratis uppdateringar och support i två år. Du hittar också en handledning på webbplatsen.

6. Kutools för Outlook

Den här erbjuder ett stort antal funktioner som kan användas med Outlook, som är utformat för att effektivisera din e-posthantering och sparar så mycket tid. I grund och botten erbjuder Kutools för Microsoft Outlook funktioner för att förenkla alla vardagliga uppgifter som du måste utföra varje dag, till exempel:

• Skapa automatiskt “inte på kontoret” svarar;
• Skapa automatiska CC- och BCC-anpassningar för dem framåt;
• Vidarebefordra flera e-postmeddelanden samtidigt; och
• Sortera via skräppost med bättre filter.

Med ett enda klick kan du också:

• Sök efter alla e-postmeddelanden från en avsändare, en e-postadress eller en domän
• Svara eller vidarebefordra flera e-postmeddelanden på en gång;
• Ta bort alla e-postmeddelanden från en avsändare eller med en viss ämnesrad
• Ta bort dubbla e-postmeddelanden, kontaktnamn eller e-postadresser; och
• Blockera avsändare, ämnen eller med nyckelord.

Ett livstidslicens ger dig också gratis uppgraderingar och support i två år. Flera licenser levereras med rabatterade priser.

Om e-post tar upp en stor bit av din arbetsdag behöver du det här verktyget.

7. E-postuppföljning

Detta är ett annat väldigt enkelt tilläggsverktyg för Outlook. Om e-post är en viktig del av ditt yrkesarbete, förstår du frustrationen att skicka ett e-postmeddelande, förväntar dig ett svar och då inte får ett, eller till och med glömmer att du skickade det mailet och behövde ett svar. Det är en lätt sak att glömma när du är upptagen. Och misslyckande med uppföljning kan påverka produktiviteten på vägen när du inser att du inte kan gå vidare utan det svaret. Reklam

E-post uppföljning kommer att se till att du aldrig glömmer det nödvändiga svaret. När du skickar ditt e-postmeddelande kan du schemalägga en påminnelse för att skicka en uppföljnings email. Om du får svaret, eller till och med ett telefonsamtal, innan kalenderdatumet du anger, raderar du bara efterföljande påminnelse från kalendern. Det är enkelt, strömlinjeformat och sparar tid att kolla och ompröva dina skickade e-postmeddelanden för att se när du skickade meddelanden och till vilka dessa meddelanden skickades.

Detta verktyg kommer bara att lägga till två knappar till din Outlook-meddelandeditor. För en licens för en användare ($ 24) får du livstidsanvändning, nya versioner och stöd för ett år. Du kan ladda ner en gratisversionsversion först för att se om det fungerar för dig.

8. Onetastic för OneNote

Gratis är alltid bra, och det är precis vad Onetastic för OneNote är. Om du redan har Microsofts digitala noteringskod OneNote och älskar det, kommer du att vara glad över det här tillägget som ger dig ännu fler funktioner. Onetastic tillåter dig att:

• Utför upprepade uppgifter automatiskt,
• Ladda ner ytterligare makron efter behov,
• Ställ in kalendervyer för dina OneNote-sidor,
• Beskära eller rotera utskrifter och bilder,
• Ställ in anpassade stilar, precis som Word gör, och
• Ställ in menyer och innehållsförteckningar.

Videor och handledning finns på webbplatsen, tillsammans med en FAQ-sektion.

Vi letar efter sätt att öka vår produktivitet, särskilt på jobbet, och vi använder alla många olika metoder för att bli mer organiserad och mindre stressad. Nu finns det dock verktyg som kan effektivisera själva arbetet. Det är ett stort plus.