Matthew Goodman
0 
3528
784
Med miljarder e-postmeddelanden skickade varje dag är det inte förvånande att våra e-postmeddelanden inte har den effekt vi vill ha. Som en form av kommunikation är de snabba, bekväma och tillgängliga för alla, men är de effektiva? De kan vara om du är villig att följa några enkla regler för att skriva effektiva e-postmeddelanden.
1. Längd är viktiga
Oavsett vad du säger är storleken angeläget. Vi har alla varit mottagare av en lång epost, vet du den som gör dig suck redan innan du börjar läsa den? Att lägga för mycket i ett e-mail kommer att få en negativ reaktion från början. Håll ditt mail kort. Om du har ett antal ämnen att diskutera, överväg att skriva ett antal e-postmeddelanden. Det är lättare att reagera på och hantera ett objekt i taget snarare än att bombardera en person med inkvisition. Reklam
2. Var tydlig
Komma till punkten och komma dit snabbt. Låt personen veta vad e-posten handlar om i första meningen; gör honom eller henne inte vänta. Att komma till rätta kommer att hålla intresse. Om det finns en åtgärd som krävs av mottagaren berätta för honom eller henne att om en person är klar över vad som krävs kommer han eller hon att agera snabbare.
3. Optimera ämnesrader
Att skriva tydliga ämnesrader hjälper till med den tydlighet som krävs för effektiv kommunikation. Hur kan du informera mottagaren om innehållet i ditt mail. Tänk på din ämnesrad som en rubrik i en tidning - du måste ta snabbt uppmärksamhet. Skriv ett ämne som har betydelse och var inte rädd för att ändra en ämnesrad om det ursprungliga ämnet för e-postmeddelandet inte längre är relevant. Om ett e-postmeddelande går fram och tillbaka och innehållet och relevansen ändras, ändrar du ämnet. Om du inte gör det kan mottagaren bli förvirrad med kontext och missförstå e-postmeddelandet. Reklam
4. Skicka inte omgående
Om du skickar ett viktigt e-postmeddelande ska du inte skicka det direkt efter att du har skrivit. Det är klokt att ta din tid och bevisa - läs din email. Alternativt få någon annan att läsa den för dig. Om du skriver om en ömtålig sak, engagera någon annans åsikt så att tonen i ditt e-postmeddelande är tonen du tänker. Och glöm inte att överväga om ett e-postmeddelande är den rätta kommunikationsformen alls.
5. Tiden är rätt
Tänk alltid på timing. Detta beror på målet med ditt email. Du vill inte gå vilse i en överbelastad inkorg. Måndagsmorgnar är upptagna eftersom människor hamnar i förra veckan. Fredagskvällar är riskabla när människor går tidigt i helgen. Tänk på den person som mottar e-posten i förhållande till ditt ämne, när kommer det passa hime eller henne att läsa ditt innehåll? Reklam
Läs Nästa
10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln6. Inkludera relevant information
Kom ihåg att inkludera all relevant information och länkar. Om du frågar någon att göra något för dig och du inte inkluderar länkarna, är sannolikheten att han eller hon inte kommer att bry sig. Jag får regelbundet e-postmeddelanden från personer som vill att jag ska kolla in deras programvara eller deras hemsida och de har glömt att skicka mig länken till deras hemsida. Människor är tidsbristfälliga; gör det enkelt för dem.
7. Ge och ta
Skicka inte bara e-postmeddelanden när du frågar efter något. Tänk på den andra personen. Om jag bara hör av dig när du vill ha något, kan jag inte svara så bra på dina önskemål. Tänk hur du kan hjälpa andra. Om du har kunder, skicka dem relevanta artiklar eller information när du stöter på det. Håll dig frisk i sina sinnen. Om du vill sälja till någon frågar först vad du kan göra för dem innan du ber dem att köpa från dig. Varje relation innebär att ge och ta. Reklam
8. Använd [EOM]
Om du har ett kortmeddelande för att skicka någon anser du att endast använda ämnesraden och [EOM]. [EOM] kort för “Meddelandets slut.” Om du vill berätta för någon att du har fått sitt meddelande eller att du är tydlig om vad du måste göra kan du prova följande:
ÄMNE: Fick ditt meddelande, jag ska ta hand om det [EOM]
Detta sparar mottagartiden genom att inte behöva öppna e-postmeddelandet. Varje sekund sparad lägger till några minuter, timmar och dagar som du kan använda för att göra något annat.
9. Hantera dina e-postmeddelanden
Om du är en person som inte har kontroll över dina e-postmeddelanden kommer du troligen att upptäcka att de e-postmeddelanden du skickar inte får svaret du vill ha. Om du inte svarar på andra personer i rätt tid kommer de sannolikt inte att ha respekt för dig eller för din kommunikation som du skulle vilja.
I huvudsak bör effektiva e-postmeddelanden, liksom alla former av kommunikation, vara tydliga, koncisa och artiga. Håll dessa regler i åtanke när du skriver dina e-postmeddelanden och du kan inte gå fel.
Utvalda foto kredit: Laptop Stock Image av ChefMattRock via flickr.com