Konserverade svar Vilka e-postmeddelanden ska du standardisera?

Jag har en hel stabel av vanliga svar som jag skär och klistrar in i e-postmeddelanden. Det finns vissa förfrågningar om information, till exempel att jag får det ganska regelbundet. Jag har inte ett intresse för att skriva in samma meddelande om och om igen, så jag har sparat mina vanliga e-postmeddelanden och bara klipp och klistra in. Gmail gjorde den hela processen mycket enklare den här veckan med den nya funktionen Canned Response från Google Labs. Jag har aktiverat det och jag har konverterat alla mina sparade meddelanden till konserverade svar. Det gav mig en möjlighet att ta en titt på de meddelanden jag rutinmässigt använder, och jag tänkte att jag skulle dela dem med dig. Reklam

Mina standard e-postmeddelanden

1. Tillgänglighet - När någon vill träffas, antingen personligen, via telefon eller online, tycker jag att det är lättast att bara klistra in i min normala tillgänglighet och bästa tider för möten. Jag anpassar e-postmeddelandet efter att jag får min normala tillgänglighet listad; trots allt kan jag ha en icke-reoccuring möte att ta hänsyn till. Men för många av oss kommer en allmän e-post om vilken tid på dagen vi är lediga inte att variera mycket från vecka till vecka.
2. Blanketter - Jag har ett par rapporter som jag måste skicka ut en gång i veckan. Jag har skapat grundläggande textformulär, där jag bara lägger till den aktuella veckans information. Jag gör något liknande med mina fakturor, men jag måste vara mycket försiktig med att se till att mina böcker och e-postmeddelanden matchar.
3. Nagging e-postmeddelanden - Det finns en hel uppsättning av e-postmeddelanden som jag verkligen hatar att skicka och jag har klumpat dem alla i min "snygga" e-postmeddelande. Jag har blankett för att påminna kunder om att betalningar är sena, att någon har kränkt min upphovsrätt och alla andra bokstäver som för tio år sedan jag bara skulle ha Xeroxed och fylld i ett kuvert.
4. Cover Letters - Som frilansare söker jag ganska mycket alltid arbete. Jag känner till ett par heltidsanställda som också har en evig jakt. Vi gör alla vana att leta efter arbete som passar oss och svarar med ett brev, en CV och några prover. Det är ytterst sällsynt att jag ska skriva ett brev från början. Jag är ganska säker på mitt brev; Det har redan landat mig gott om arbete. Det finns några jobb som jag inte gör mer än att ändra namnet högst innan jag skickar ut min e-post.
5. Hemsidor - Jag tillhör ett par webbplatser som jag rutinmässigt tar emot e-post från det jag måste svara på. En, till exempel, är en webbplats som tillåter mig att handla böcker. Jag måste skicka e-post till andra medlemmar för att regelbundet byta fraktinformation. Den här kategorin av e-postmeddelanden är en anledning till att jag är speciellt glad över konserverade svar: Jag vill skapa filter för att hantera svar på sådana e-postmeddelanden automatiskt utan att jag behöver göra någonting utom att gå till postkontoret. Craigslist är den typ av webbplats som ett konserverat svar är särskilt idealiskt för.
6. Projekt - När jag börjar ett nytt projekt finns det några allmänna frågor som jag gillar att börja med så att alla inblandade har en liknande uppfattning om vad vi jobbar med. Medan dessa frågor inte generellt utgör ett komplett email som startar ett projekt, tycker jag om att kunna släppa dem enkelt. Jag har några andra bitar och bitar av text som är användbara på e-post för många olika projekt, till exempel förfrågningar om vissa typer av information som är nödvändiga för att fortsätta.

Nyckeln är anpassning

Jag har massor av andra vanliga e-postmeddelanden. Men jag vill inte att du ska få idén att jag bara skickar ut formulär e-postmeddelanden - att jag aldrig tänkt på de meddelanden jag skickar ut. Med bara några få undantag är det ganska sällsynt att jag skickar ut ett av mina standardsvar utan att lägga till, tweaking eller generellt byta upp det. Mitt vanliga svar är mer mallar än formulärbokstäver, i de flesta fall. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Jag började använda mallar som ett sätt att skära ner hur mycket tid jag spenderade i mitt e-postbrevlåda. Om jag har minst en startpunkt för de vanligaste e-postmeddelandena jag får, kan jag punda ut hela e-postmeddelandet i kort ordning. Jag kan svara på en hel dags värde av e-post på halva tiden som det skulle ta om jag började från början på alla. På senare tid verkar det som att det tar mer tid för mig att kopiera och klistra in ett svar än vad jag gör för att tweak det här meddelandet för mottagaren. Reklam

Om jag tror att jag har fått svara på samma fråga två gånger, sparar jag i allmänhet mitt svar. Jag har en ganska hälsosam fil nu - även om några av mina svar inte är praktiska på ett mycket regelbundet sätt. Men jag har funnit det, eftersom min stack med standard e-postmeddelanden har vuxit, har jag någon form av mallsvar för 90 procent av e-postmeddelandet jag får.

Canned Response kommer att göra dessa mall enklare att hantera, jag tror: Jag har använt enkla textfiler, TextExpander och till och med utkast i mitt Gmail-konto för att försöka hantera mina standardresponser. Medan alla dessa alternativ är okej, är ingen av dem stora - de skapades inte egentligen med en sådan uppgift i åtanke. Men Canned Response görs verkligen med detta tillvägagångssätt till e-post i åtanke. De andra metoderna fortsätter dock att fungera om du inte är intresserad av att använda Gmail.