Peter Atkinson
0 
3379
140
I samband med det senaste inlägget upptäckte jag att Jeffrey Phillips har liknande brainstorming-post på dokumentorganisation. Han sa: "Men medan vi genererar alla dessa dokument anser vi mycket sällan hur de ska lagras, återkallas och / eller återanvändas." - Mycket sant, eller vi överväger inte hur vi lagrar vårt dokument eftersom sortering behöver en stor ansträngning - ett försök att optimera en bättre framgångsrik hastighet att återanvända dokumentet i framtiden. Ja, det är alltid svårt att planera och spendera ansträngning i förskott för framtiden. Ändå föreslog han för alla som ser fördel av dokumenthanteringen att vi borde fråga dessa frågor för att öka chansen att hitta och återanvända dokumentet senare:
1. Vad är syftet med detta dokument??
2. Är det troligt att någon skulle vilja hämta och återanvända hela eller delar av detta dokument?
3. Vilka namnkonventioner finns för att hjälpa människor att hämta det?
4. Vilket arkiveringssystem eller metadata finns för att hjälpa till med hämtning?
5. Hur kan vi ange vem som skrev dokumentet för ytterligare information?
6. Vilka andra nyckelord eller sökord kan tillämpas på detta dokument - projektnummer, kundnamn, geografi, tidsram, etc.?
Dokumenthantering förenklad - [Tänk snabbare]