Förbättra produktiviteten genom att effektivt kommunicera

Otrevliga timmar av produktivitet försvinner varje månad på grund av enkla missförstånd och kommunikationsbrott. Av någon anledning verkar många människor ha svårt att organisera sina tankar och kommunicera sina önskemål till sina medarbetare och anställda.

Jag är ständigt förvånad över antalet personer som verkar ha glömt grunderna i att skriva en skriftlig tanke. Även några högskolans grader har ingen förståelse för hur man talar / skriver på ett sätt som flyttar ett projekt framåt.

Om du letar efter ett sätt att öka produktiviteten och minska stressen, kan lärandet att kommunicera effektivt vara det första steget mot jämnare arbetsflöden, snabbare vändningstider och fetare bottenlinjer. Här är en handfull tips som kommer att komma igång.

1. Använd klara, korta meningar.

Ditt mål, om du talar högt eller komponerar ett e-postmeddelande, borde vara att göra dig omedelbart och fullständigt förstådd. För det ändamålet borde du undvika att använda stora ord, rensa bort meningsfraser och undvika oklart frasering. Reklam

Du behöver inte använda snygga vokab, latinska fraser, företagsord eller företagsnamn för att imponera på dina kollegor ... och nio gånger av tio, med hjälp av ord som det kommer inte att göra dig några vänner. Om ett mindre, kortare ord kommer att göra, använder du alltså i stället för vad som helst $ 5 ord du bara tittat upp i din synonymordbok.

Undvik långa meningar med flera klausuler och kommoder. Ju längre en mening är, ju mer förvirrande blir det. Håll alltid i åtanke när du skriver riktningar eller projektuppgifter för en kollega.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Och för Guds kärlek, se till att din frasering är tydlig. Det finns inget värre än att få ett mail från en medarbetare som är så vagt formulerad att du inte har någon aning om vad du ska göra med det. Om du inte är säker på att ett e-postmeddelande är tydligt formulerat, gå bort från din dator i fem minuter och titta sedan på det med ett nytt perspektiv.

2. Håll en skriftlig post

Ibland innebär kommunikation effektivt att påminna människor om vad de redan har sagt till dig, och när. Att ha en skriftlig registrering av alla konversationer som är relaterade till ett aktuellt eller tidigare konto kan vara till stor hjälp.

Det här är enkelt med e-post: Var noga med att aldrig radera gamla e-postmeddelanden och använd filter för enkel organisation. För möten / samtal, se till att du håller dig ren, lätt att läsa anteckningar som även innehåller tid och datum. Ljudinspelning är också ett alternativ. Reklam

3. Gör varje kommentar åtgärdbar

Det är oundvikligt att det finns en tid i varandras karriär där de träffas med en grupp kollegor för att diskutera ett projekt eller förslag och ge feedback som en grupp. Det är viktigt att när du ger feedback på ett projekt, ger du användbara anvisningar ... speciellt du är på toppen av foodchain. Annars kan projektet stagnera och personer i ditt lag kan förlora fart.

Det är skillnaden mellan

“Någon behöver prata med vårt designteam om att använda en ny typsnitt.”

och

“Marcy, kan du röra basen med Jim i Design om våra typsnitt preferenser?”

Detta knyter in med min nästa punkt ...

4. Gör all kritik konstruktiv

“Konstruktiv kritik” är en av de känsla-bra buzzwords vi lär oss att lura efter högskolans engelska klass. Att lära sig att ge användbar feedback till en kollega kommer dock inte bara att förbättra dina interpersonella relationer, utan också bidra till att förbättra kvaliteten på ditt arbete. Reklam

Konstruktiv kritik är mer än bara ett trevligare sätt att prata med människor. Genom att ge tydlig, fokuserad feedback istället för vaga, allmänna noteringar kan personer du pratar med verkligen lära sig att förbättra sina metoder och metoder i framtiden.

Det är skillnaden mellan:

“Denna webbplats är en skam.”

och

“Jag ser ett antal problem här, inklusive den mörkgröna bakgrunden som gör texten svår att läsa och punkteringsproblem i de två första styckena.”

5. Se till att du använder rätt ord

Ta en stund och granska den här listan över vanligtvis missbrukade ord och fraser. Reklam

Se något där där som rör dig? Om så är fallet är du inte ensam.

Så överväga detta: Om du har använt fela ord i din personliga och företagskommunikation, hur kan du förvänta dig att någon vet vad du verkligen vill ha? Stavningskontroll, grammatikkontroll och ordboken är dina vänner.

När du är osäker, använd dem. Om du inte är i tvivel, använd dem ändå.

Slutsats

Kommunikation kan vara skrämmande. Många människor är rädda för att tala offentligt, till exempel, som visar en koppling mellan rädsla för tal och ineffektiv kommunikation. Men om du gör ett medvetet försök att sätta några av dessa grundläggande principer i praktiken, är jag säker på att du kommer att se resultat mycket snabbt.

Så nästa gång du skapar ett mail eller förbereder ett statusmötet med ditt team, se till att du gör ditt yttersta för att kommunicera tydligt och effektivt. När alla kan förstå vad du försöker säga, kommer du att upptäcka att ditt arbetsliv går mycket mer smidigt.