Bekämpa vanliga mobiltelefonvanor för bättre tidshantering

I mina nya NewHabits-NewGoals-tidshanteringsprogram har jag märkt en störande trend: nu finns det alltid minst 10% av klassen som inte kan följa min begäran att stänga av Blackberrys eller iPhones under klassens varaktighet.

Detta måste emellertid läggas i sammanhang.

Ingen av de personer som sitter i mina klasser är akutmottagare, brandmän eller poliser. Jag levererar inte dessa program i en krigszon, under en orkan eller mitt i en tornado.

Ändå tycker de att det är absolut nödvändigt att kontrollera deras e-post varje några minuter.

När jag frågar den uppenbara frågan: “Varför?” svaret har alltid varit en modifierad version av följande förklaring till mig av en bankir med ett företag med huvudkontor i utlandet, i Kanada. Hon har en gång misslyckats med att svara på ett e-postmeddelande från Kanada inom en timme eller två. Hon fick då ett samtal från hennes chef och berättade för henne att hennes bristande känslighet hade märkts och att han hade blivit uppmanad av någon i huvudkontoret att ingripa och göra något åt “problem.” Reklam

Att den här banken var en verkställande verkade inte spela någon roll. Hon förväntades ständigt övervaka hennes email hela tiden. Period. Trots allt hade hon inte fått en Blackberry?

Välkommen till den senaste tekniken inom mikromanagement.

För aspirerande mikroprocessorer är det enkelt: helt enkelt ge arbetstagaren en Blackberrys gåva. Skicka sedan dem “Viktig” e-postmeddelanden vid udda timmar (5 pm är ett bra val.) När du inte får svar inom några minuter, gör en kritisk kommentar och nämna deras behov av att förbättra sina tidshanteringsförmåga. Beröm dem för deras lyhördhet, eftersom de oundvikligen knufflar under tiden och tackar för att de blir en bra “lagspelare.”

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

För chefen är det ett fall av “uppdrag slutfört.” Medarbetaren förstår nu hur viktigt det är att snabbt svara på e-post. Det önskade beteendet har införts.

Vi kan tacka Blackberry för att ta bort den sista ursäkningen som anställda hade för att inte göra exakt vad deras chefer vill att de ska göra, omedelbart.

Vilken effekt har detta på den övergripande företagsproduktiviteten? Reklam

Jag kommer ihåg ett företag som jag gjorde affärer med som hade en policy att inte installera telefonsvarare på deras anställdas telefoner. (Det var i dagarna före mobiltelefoner.) I sitt åtagande att betjäna sina interna och externa kunder insisterade de att när telefonen ringde, även för chefer, att det var nödvändigt att svara.

Denna välvilliga politik hade den oavsiktliga konsekvensen av att pressa anställda att utveckla den dåliga vanan att släppa vad de än gjorde för att svara på telefonen. Därefter hade de ingen aning om vem den som ringer var, eftersom det inte fanns någon ringer-id. Ett samtal till ett felaktigt nummer hade företräde framför vad anställd gjorde just nu.

Medan den gamla praktiken skulle få oss att le och skaka huvudet, är den nya vanan att kontrollera och ompröva e-post om och om igen ännu mer destruktiv.

Medan din telefon kanske inte ringer varje dag, är det samma inte sant för e-post - normen får inte bara en men flera meddelanden per dag. En anställd som måste svara snabbt på e-post måste därför kontrollera deras mail många, många gånger per dag, för att se till att något mer viktigt eller mer brådskande inte bara har skickats.

För att komma till det objektet måste de läsa nästan alla sina e-postmeddelanden, bara om en av dem är kritisk.

Chefen kanske tror att de får en responsiv medarbetare genom att ge dem en Blackberry, och följ de steg jag beskrivit ovan. Reklam

Faktum är att de gör sin professionella till en drone som inte kan planera sin dag, och är inte betrodd att bestämma vad man ska arbeta på från ett ögonblick till nästa.

Om författaren till “Strömma” - Mihaly Csikszentmihaly - är att tro, det tar en anställd 20 minuter att komma tillbaka till sitt mest produktiva tillstånd efter att de avbryts av någon anledning, inklusive e-post.

Den professionella blir en uproduktiv drone.

Vad som driver detta galna tillstånd är en rädsla för de anställda, som knölar under en regim som de fritt erkänner är destruktiv eftersom de är rädda för negativa konsekvenser. Bättre för dem att göra den dumma sak som de föraktar om och om igen än för att vara den udda en som blir uppmanad av sin chef att ha dåliga färdigheter.

Många företag som anpassat elektroniska e-postapparater har sett produktivitetsfall och rädsla, eftersom dessa dåliga vanor blir allestädes närvarande. De börjar fråga sig - hur kom vi till denna plats?

Några är omvända det. Reklam

De sätter in smartphone-policyer som begränsar användningen till vissa timmar och förbjuder deras användning på semester och helgdagar. De utbildar faktiskt sina anställda hur man hanterar sig på ett sätt som expanderar mängden “kvalitetstid” De spenderar vid sitt skrivbord varje dag, genom att lära dem hur de ska komma in i och upprätthålla strömtillståndet. De tar aktivt bort kravet att svara på e-post vid en viss tid och använder telefonen som ett sätt att kommunicera nödsituationer, vilket förbättrar kvaliteten på delegationen, begär och lovar.

Med andra ord vänder de aktivt borden på dåliga vanor som har sprungit upp kring den senaste tekniken och tar ansvar för den rädsla-drivna kulturförändringen som har blivit norm i alltför många företag.

Bild: Cheo70

Klicka här för att följa Lifehack på Twitter!