Grundläggande teori om produktivitet Mindre är mer

Kunskapen och vetenskapen om produktivitet förbättrar dina resultat och ditt liv. En av de grundläggande produktivitetsteorierna kan sammanfattas som “mindre är mer.” Låt oss undersöka olika sätt att öka produktiviteten genom mindre. När allt kommer omkring kan vi inte öka timmarna på dagen, men vi kan öka vårt fokus och vår kreativitet.

1. När du skriver ner färre prioriteringar får du mer

En av mina favoritinsikten från Tim Ferriss bok. Den 4-timmars arbetsveckan handlar om inverkan av att sätta färre prioriteringar. Som Ferriss skriver:

“Kom aldrig fram på kontoret eller framför din dator utan en tydlig lista över prioriteringar ... Jag rekommenderar inte att du använder Outlook eller datoriserade att göra-listor, eftersom det är möjligt att lägga till ett oändligt antal objekt ... Det borde aldrig Var mer än två missionskritiska objekt att slutföra varje dag. Aldrig.”

Jag har hittat denna rekommendation värdefull och absolut värt att genomföra. Dessutom kommer du enkelt att avskräcka dig med att skriva en att göra-lista med ett hundra objekt på en enda dag.

2. När du begränsar dig till 7-10 årliga mål kommer du att vara mer benägna att nå dina mål

Entreprenör och författare Micheal Hyatt förespråkar att sätta upp ungefär sju till tio årliga mål som täcker hela ditt liv (karriär, hälsa, intellektuell, finansiell och så vidare). Att ställa utmanande mål är viktigt för att leva ett liv du är stolt över, snarare än att bara kolla upp uppgifter. Enligt min erfarenhet är 7-10 mål den “Goldilocks zon” för stora årliga mål.

3. När du undviker arbetsemail hemma, blir du lyckligare och mer produktiv

En studie publicerad i Academy of Management Journal fann att proffs ofta blir arg när de får mail och textmeddelanden från sitt företag efter vanliga arbetstider. När du tänker på det, det ger mycket mening. Det är trots allt ofta lite du kan göra för att lösa ett arbetsproblem på kvällen när du är borta från dina filer och förmåga att söka in in från andra. Om du fortsätter att svara på jobbsedel och besvärar över problem, kommer det att bli svårare att slappna av och vila. Reklam

4. När du insisterar på möten med skriftliga dagordningar kommer du att slösa bort mindre tid.

Efter en skriftlig dagordning är en viktig vana för effektiva möten. Ännu bättre, insistera på att alla möten har agendor kommer att minska antalet möten du deltar i. Du kan komma inför en svår anpassning först. Du får tid på produktiv tid varje månad. Om du får motstånd mot en skriftlig dagordning, berätta bara för personen “Innan jag deltar i möten försöker jag alltid förbereda så att jag kan få det mesta av tiden.”

5. När du undviker e-post och sociala medier första på morgonen blir du mer produktiv

Som Henry Ward Beecher sa, “Den första timmen är dagens roder.” Det spelar roll hur du börjar dagen. Många framgångsrika människor följer en bestämd morgonrutin och tar sig tid att träna eller läsa en bok. Börja dagen med e-post ger dig en reaktiv sinnesstämning. Det innebär att du försummar dina mål och prioriteringar.

6. När du begränsar arbetstiden kommer ditt fokus att förbättras

I den offentliga bokföringsindustrin finns det en “upptagen säsong” i början av året som tusentals yrkesverksamma arbetar med revisioner. Säsongens sista tryck innebär en stor stress. Tyvärr blir vissa människor i branschen försummade resten av livet. Ännu värre, när du antar att du kommer att vara på kontoret i tolv timmar, tycker du ingenting att slösa en timme eller två på morgonen.

7. När du tar en tupplur, kommer du att hantera dina stressnivåer

Carving ut tjugo till trettio minuter under en upptagen arbetsdag är ett sätt att förbättra din produktivitet. Vincent Walsh, professor i human brain research vid University College London, kommenterade att naps förbättrar kreativiteten. Att bara slita bort på ett jobbigt arbetsproblem är inte alltid rätt strategi. Naturligtvis har inte alla företag en upplyst politik på eftermiddagsnappar, så använd din dom.

8. När du tar alla dina semesterdagar blir du lyckligare och mer produktiv.

Visste du att New Zealand-lagen kräver att personalen har 30 semesterdagar per år? Det höga engagemanget för semester gör inget för att skada Nya Zeelands ekonomi enligt ett nyligen genomfört OECD-resultat som rapporterats i USA idag. Med tiden bort från kontoret kan du utöka dina intressen, bygga nya upplevelser och få välbehövlig vila.

Fastnat för idéer för hur du använder din semester? Få några nya idéer från följande resurser Reklam

35 De flesta exotiska destinationer för din nästa semester

8 skäl att ta en semester gör dig bättre på jobbet

9. När du minskar e-postmeddelanden kommer du att fokusera mer

Meddelanden - pip, surrande enheter och ljud - var en gång en rolig idé. Det är dock dags att minska anmälningarna för att förbättra produktiviteten. Om ditt arbete eller fokus är bruten för att kontrollera e-post varje par minuter, tar det dig tid att fokusera på ditt arbete. Därför bör du ta dig tid att inaktivera meddelanden (t ex avaktivera e-postmeddelanden på iPhone och Android-telefoner) eller minska frekvensen (t ex kontrollera e-post varje timme istället för var 5: e minut).

10. När du blockerar din kalender får du färre distraktioner

I många stora organisationer är det vanligt att ha en delad kalender. Denna typ av system gör det enkelt att planera möten eftersom mötesorganisatören kan hitta en tid när alla som behövs för mötet är lediga. Tyvärr börjar vissa människor att se deras dagliga kontorskalender på ett reaktivt sätt: en plats för att lagra mötesförfrågningar. Kontrollera i stället att du blockerar (dvs schema “ett möte med dig själv”) minst 2 timmar per dag för att du ska kunna fokusera på dina prioriterade aktiviteter.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Till exempel rekommenderar Manager Tools podcast att man undviker möten på måndagsmorgnar.

11. När du minskar TV-konsumtionen, har du mer tid att ansöka dig för att tillfredsställa aktiviteter.

Enligt forskningstjänsten Nielsen ser den genomsnittliga amerikanen över 3 timmar tv per dag. Vad händer om du minskar ditt intag med en timme? Det skulle ge dig tid att ansöka om andra aktiviteter. Till exempel kan du äntligen börja lära dig hur du kodar, går på en nattklass en dag i veckan eller helt enkelt gå och lägga dig i sängen tidigare. Denna idé är särskilt värdefull om du brukar titta på tv (eller video) i timmar i slutet, oavsett program. Reklam

12. När du skär ner på att titta på nyheterna blir du lyckligare och mindre angelägen.

Psykologi Dagens tidning rapporterade nyligen att titta på TV-nyheter och aktuella affärer program kan göra människor mer angelägna. Under de senaste 20 åren har det skett en ökning av sensationell negativ nyhetsdekning. Enligt forskningen: “Inte bara är negativt balanserade nyhetssändningar som sannolikt kommer att göra dig mer ledsen och mer angelägen, de kommer också sannolikt att förvärra dina egna personliga bekymmer och oro.”

13. När du undviker att fatta stora beslut när du är trött, kommer du att göra färre misstag.

Din energinivå påverkar din förmåga att fatta bra beslut. Det är till exempel ofta svårt att hålla ditt humör under kontroll efter en stressig dag på kontoret. Faktum är att ekonomer har rapporterat att du är mer benägna att göra impulsköp (t.ex. skräpmat) när du är trött.

Beväpnad med denna information kan du besluta att “sov på det” när du uppmanas att fatta ett betydande beslut sent på dagen.

14. När du går till sängs tidigare, blir du bättre vilad och effektiv

Om du är van att gå igenom dina dagar känner dig trött och sliten, går du bara till sängs en timme tidigare kommer du att förbättra din produktivitet. Att få mer vila förbättrar din förmåga att hålla fokus och hjälpa dig att fatta bättre beslut, inklusive på vägen. National Highway Traffic Safety Administration rapporterar att över 200 000 amerikanska bilolyckor orsakas av sömniga förare.

15. När du eliminerar röran i din arbetsyta kommer du slösa bort mindre tid

Clutter är ett vanligt problem för många av oss. När din arbetsyta är fylld med rörliga gamla tidningar, kvitton för kostnadsanspråk, högar av gamla Post-It-anteckningar - din produktivitet lider. Specifikt kommer du att spendera tid flera gånger per dag och letar efter viktiga material. Enligt Daily Mail går det att söka efter förlorade saker upp minst 10 minuter per dag (det motsvarar att du spenderar över 1100 dollar per år och söker efter artiklar om din årslön är 70 000 dollar).

16. När du minskar unproductive pendlingstid kan du uppnå mer

Pendling till och från kontoret tar upp mycket tid som kan användas till produktiv användning. Den genomsnittliga amerikan spenderar 50 minuter per dag pendling, en aktivitet som många anser vara tröttsamma eller frustrerande. Lyckligtvis kan du förvandla pendlingstiden till utbildningstid! Om du kör en bil till jobbet, lyssna på podcaster eller köpa en prenumeration på Audible (en tjänst som har 100 000 ljudböcker). Dessutom kan du också titta på pendling med tåg eller tunnelbana, du kan läsa, studera eller till och med få en start på ditt arbete. Reklam

17. När du effektiviserar din morgonrutin blir du morgonmästare

Ditt tillvägagångssätt på morgonen har stor inverkan på din produktivitet. Om du är oorganiserad och sova i, kommer en galen scramble att göra dörren i tid, din dagliga verklighet. I stället kan du följa morgonritualen av framgångsrika människor som står upp tidigt så att de kan läsa, träna och ta hand om andra viktiga aktiviteter.

För att effektivisera din morgon, leta efter återkommande uppgifter som du kan optimera. Tänk på att placera dina nycklar och mobiltelefoner på exakt samma ställe varje natt så att du enkelt kan hitta dem när du avgår. På vintern placerar du alla dina kalla väderkläder (hatt, handskar, stövlar mm) så att de kan torka ut och vara redo för en annan dag.

18. När du ställer in en timer på ditt arbete kommer dina foucs att förbättras

I de flesta professionella arbetsmiljöer har individer en hög grad av självständighet i hur de organiserar sina dagar. Generellt är denna frihet en välsignelse. Det är också lätt att falla i dåliga vanor - läsa artiklar på webben, titta på dumma videor eller helt enkelt dagdrömmer. Ställ in en timer i 25 minuter för att förbättra produktiviteten. När du förstår rutinen att arbeta enligt ett schema kan du gradvis öka längden på dina fokusperioder.

19. När du minskar ikonerna på datorns skrivbord blir du mer produktiv

Datorens skrivbord är inte ett effektivt arkiveringssystem. För bästa resultat rekommenderar jag högst en kolumn med ikoner för dina mest använda applikationer. Jag föreslår att du inkluderar dina huvudsakliga produktivitetsapplikationer (t.ex. Microsoft Word och Excel) och webbläsare (t.ex. Firefox och Chrome). Resten av skrivbordet kommer då att vara gratis och tydligt.

När du har skrivbordet skrivbordet snyggt, leta efter en inspirerande tapeterbild som ger dig ett gott humör. Utforska dessa sju webbplatser för bakgrundsbilder för att få din fantasi påbörjad.

20. När du mäter din alkoholkonsumtion kommer din hälsa att förbättras

På kryssningsfartyg och andra semesterdestinationer serveras gratis öl, vin och andra drycker. Medan det är roligt, döner för mycket alkohol din produktivitet. Tungt dricks orsakar hälsoproblem som tar tid bort från andra sysslor. Är du inte säker på om dina drickvanor är överdrivna? Gör ett avtal med din läkare för att fråga hans eller hennes råd.

Utvalda foto kredit: Fickur Classic / Tentes via pixabay.com