Få saker gjorda trots enstaka punktfel

Tänk dig ett scenario där du är full av entusiasm för att börja jobba på en uppgift eller en viss del av ett projekt. Du är verkligen redo att sparka lite rumpa ... tills du inser att dina händer är bundna: Kanske kan du inte börja jobba på uppgiften eftersom någon annans inmatning behövs först, eller kanske en nätverksenhet som lagrar dina projektfiler är otillgänglig på grund av ett maskinvarufel.

Eftersom du inte kan fortsätta med ditt arbete för nu är nästa logiska fråga: Hur ska du förbereda sig för sådana scenarier nästa gång så att du inte kommer att sluta slösa bort din tid igen?

Är du upptagen med att förbereda?

Det finns en uppenbar anledning till varför du upplever frustrationen över vad som just hände: Du var inte tillräckligt förberedd för ett scenario som detta. Exakt varför du var oförberedd var ett resultat av två skäl:

Först tilldelade du inte tillräckligt med tid för förberedelsen. Eftersom du var upptagen med dina andra saker, försummade du förberedelsen - även om du visste att det var nödvändigt.

Kanske trodde du även att förberedelsen var onödig i första hand. Du förstod inte vikten av det och du störde inte dig och tänkte på din plan B för din uppgift eller för ditt projekt.

Så där är du, och du vet inte vad du ska göra när du inte har någon sekundärplan på plats.

Förtroende för mycket att saker går bra

Du har nu insåg att den oförberedda vägen du har tagit är inte ett professionellt sätt att göra saker, och helt enkelt förutsatt att allt kommer att gå OK är inte en solid plan. Reklam

Det är självklart att du måste lära dig att uppskatta planeringsdelen också. Det spelar ingen roll hur bra din uppgiftslista ser ut; Om uppgifterna inte är exekverbara på grund av oväntade beroenden kan du skräp din arbetslista just nu.

När du lär dig att se den stora bilden och tilldela tillräckligt med tid för planering, kan du bara undvika vägarna och sluta slösa bort din tid.

Lär dig att stoppa (för att fortsätta)

Från och med nu bör du göra vissa saker för att säkerställa ett smidigt utförande av dina uppgifter och projekt.

Ta först nog tid att planera ditt nästa drag. Faktum är att du själv tar tid för planering. Det kommer att betala gott, särskilt när saker inte går som planerat.

Förstå att planeringstiden faktiskt arbetar på uppgiften redan: Den förbereder sig för värsta scenariot och ser till att allt går bra om någonting oväntat händer.

För det andra, se varje del av uppgiften: Vem är inblandad, vilka system används och vilka delar är integrerade i ditt arbete? Att se detta på förhand är avgörande för att det ger dig en bättre beredskap senare.

För det tredje, föreställ dig alla möjliga scenarier innan du vidtar åtgärder. Vad händer om ett system går ner? Vad sägs om en situation där du behöver en andras insats innan du kan fortsätta med ditt eget arbete? Reklam

När du väl har beaktat dessa scenarier i förväg kan du fortsätta med ditt arbete utan minsta driftstopp. Och tro mig - det är mer än möjligt att du kommer att uppleva det oväntade, något som inte skrivits på din arbetslista.

Håll bollen rullande genom att förhindra dessa 4 gemensamma SPOF-scenarier

SPOF står för enstaka punkt, och det är ett fint sätt att säga att om en del av systemet kollapsar, tar det hela systemet ner.

Tillämpa denna kunskap på ditt projekt eller en uppgift på samma sätt: Om ditt arbete är beroende av någonting eller någon och personen eller systemet slår dig ner, blir ditt arbete försenat och tiden blir bortkastad.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Här är de fyra vanligaste scenarierna som du kan förhindra med viss planering. Var proaktiv på dessa och ditt arbete kommer att fortsätta så smidigt som möjligt.

1. Uppgiften kan inte fortsättas utan att någon annans inmatning först

Ofta kan ditt arbete bara fortsätta när någon annan har gjort sin del först. För att se till att det här är fallet, kolla på dessa typer av uppgifter i projektets tidiga faser och prioritera dem om det är möjligt.

Ju tidigare du börjar med delegationen, sätter in tidsfrister och kommunicerar tydligt varför uppgiften är viktig att ta hand om desto större chans finns att få nödvändig ingående färdig innan du börjar din del. Reklam

2. Du har förlorat ditt arbete

Ta du regelbundet säkerhetskopior? Är det lätt att återställa saker tillbaka till vanligt om din hårddisk kraschar? Om du svarade nej på dessa frågor, se till att du åtgärdar situationen så fort som möjligt.

Först försök att spara ditt innehåll i molnet. Till exempel sparar jag alla viktiga dokument inte bara till min hårddisk, men också till DropBox med hjälp av dess klientprogramvara. Om min hårddisk råkar krascha är säkerhetskopian tillgänglig på molnet.

Köp sedan ett extra säkerhetskopieringssystem för din dator. I många fall kan detta köpas som en tjänst som erbjuds av din Internetleverantör. Du kan också prenumerera på ett onlinebackup-system.

3. Du inser att du inte själv kan göra uppgiften

Har du någonsin insett att fullbordandet av en viss uppgift faktiskt kräver expertis som du inte äger? Och eftersom du inte har kompetensen, kan uppgiften inte göras just nu? Tja, jag har kollat ​​in i denna fråga många gånger tidigare, och med lite förberedelse kan detta undvikas.

I denna situation kommer allt ner till planeringen, där du faktiskt går igenom de olika scenarierna (som tidigare nämnts). Under denna fas förstår du också om du själv kan göra jobbet eller om du måste anställa en utomstående för att göra jobbet för dig. Reklam

Var helt ärlig mot dig själv om det här: Om du är osäker på att du inte själv kan göra uppgiften, är det bättre att lägga ut det. Ingenting är värre än att göra ett medioker jobb själv, när resultaten kan vara enastående av en outsider.

Var noga med att samla in erforderlig expertis innan du börjar jobba med din uppgift / projekt. På så sätt sparar du inte din tid på att göra uppgiften själv.

4. Din idé är förlorad

Du har den här fantastiska idén som poppade in i ditt huvud medan du var på jobbet, men nu kan du inte komma ihåg vad det är. Om du hade sparat det omedelbart skulle du fortfarande ha en idé och det kan eventuellt lägga till en större siffra till din botten eller spara timmar av ditt arbete.

Du är skyldig dig själv att skriva ner idén omedelbart när den dyker upp i ditt huvud. Du kan använda traditionell penna och papper, använd din mobiltelefon för att lagra den tillfälligt (även om den inte har tillgång till internet) eller ens använda din smartphone för att lagra idén direkt på Google Dokument eller EverNote.

Övertyga dig inte själv det “Jag kommer ihåg idén när jag kommer hem”. Troligtvis glömmer du det och känner dig irriterad och frustrerad.

Slutsats

Som du kan se finns det många saker som kan stoppa din produktivitet och orsaka att du slösar bort din tid. Låt inte detta hända och skapa ett felsäkert system som låter dig fortsätta med ditt arbete - även om en del av systemet kollapser.

Se till att du spenderar tillräckligt med tid genom att gå igenom de olika scenarierna i förväg. Du kommer tacka dig själv att du gjorde det när någonting oväntat händer.

Över till dig: Hur ser du till att du kan fortsätta med dina uppgifter - även när en del av systemet kollapser?