Hur stänger du ett projekt korrekt

Tonvikten på att få saker gjort (GTD) genom tekniker, verktyg och psykologiska tweaks har hjälpt oss att kunna nå nya höjder i produktiviteten. Det här är bra eftersom ju fler saker vi kan klara, desto snabbare kan vi gå vidare till andra (ofta större och bättre) saker. Det kan innebära att man tar upp mer pengar, semestertid eller möjligheter att prova nya saker - vad som än är viktigt vid tiden. Men var inte för mycket av en rush för att stänga en fil eller slutföra slipning av de senaste 10% av en uppgift. Det finns några bra sätt att avsluta saker som kan ge viktiga fördelar för dig och de som är involverade. Dessa fördelar kan ofta sträcka sig till dem som senare kan komma på scenen. Reklam

Att avsluta ett projekt bör innehålla följande element:
Reklam

• Igenkännande. McDonalds har sin långvariga anställd i månaden bildramsprogram. Dell har ett Volunteers Distinction-program för sina anställda som blir involverade i frivilliga projekt. Toastmasters International har många utmärkelser för sina medlemmar att genomföra olika uppgifter och mandatperiod. De bästa programmen har fem aspekter:
• uppnåeliga: Standarderna är höga men inte så höga att de avskräcker alla, men överklagarna från att försöka nå dem.
• Mål: Människor behöver veta vad de ska förvänta sig och att uppfatta beviljandet av utmärkelser som inte är en alltför subjektiv process.
• Praktisk: Inkludera belöningar som är förnuftiga motivatorer. Tid och pengar ger inte stor mening om du är kort bemannad och kontantbandad. Men när kuporna är fulla och du är i en långsam säsong, skulle tid och pengar vara bättre motivatorer än ett soffbordsmönster.
• I god tid: Ju närmare anslaget till en uppgift till slutförandet av uppgiften desto bättre.
• Användbar: När det är möjligt, mäta och belöna något som hjälper till att producera önskade resultat.
• Dokumentation. De flesta företag tenderar att göra ett ganska bra jobb med att dokumentera kompletteringar eftersom det vanligtvis innebär finansiella redovisningsaspekter. Icke-vinstdrivande organisationer är ofta berömda för att inte korrekt dokumentera projektfyllningar och adressöverföringsproblem. Att göra ett bra jobb med dessa aspekter kan göra livet mycket lättare för de som tar över kontoren i framtiden. Till exempel, om en organisation har en årlig konferens, bör den förbereda en elektronisk fil med alla material som används för att planera, marknadsföra, driva och slutföra evenemanget. Kanske bränna en CD och ge den till följande års konferensstol.
• Granska och ompröva. Det här är en del av smörgåsen - sakerna i mitten. Mellan kännetecknen för erkännande och fest är detta ett utmärkt ställe att genomföra en utvärdering och ge konstruktiv feedback så att förbättringar kan göras i framtida projekt. Sådan feedback bör innehålla några positiva saker (saker som fungerade bra), förslag till förbättringar och en positiv övergripande. En smörgås inom smörgåsen. Dessa recensioner kan ge enorma tillväxtmöjligheter för de inblandade, samt hjälp med att förbättra kvaliteten på projekten själva.
• Stängning och städning. Aspekter av stängning inkluderar normalt att betala och betala alla, slutföra eventuella utestående pappersarbete, lämna in eventuella rapporter, informera vem som helst som behöver informeras, slänga ut papperskorgen och städa upp fabriken, lageret eller arbetsytan. Generellt, när detta är klart, ska skifferet vara klart och där det är möjligt borde det inte finnas kvarvarande kvarlevor från gamla projekt som stör de framtida aktiviteterna.
• Firande. Hollywood-folket har behärskat detta med wrap-partier och stora evenemang som Academy Awards. Varje gång en film är klar kallar traditionen för a “wrap party” där alla som är involverade i produktionen träffas för en fest, omsluter produktionen. Academy Awards är ett extremt fall där industrin på ett mycket offentligt sätt tilldelar sin egen för olika saker samtidigt som man får större erkännande för film och tv-branschen som helhet.

Bygg en händelse, men håll den i rätt proportion. För ett litet gruppprojekt på jobbet, skulle det vara bra att beställa på lunch och ha en lätt granskning och granskning. Lagledaren kunde bekräfta allas bidrag, kanske med en mer ledande befattningshavare som kommer att säga några ord och presentera utmärkelser. Måltiden i sig kan vara priset men det är oftast bättre att ha något som går utöver händelsen. Kassa och fritid är bra men det är något påtagligt som kan visas på den person som har tjänat det. För ett större projekt kan ett stort stänk på ett hotell eller konferensrum ge bästa resultat. Vad en sådan händelse ska se ut och hur stor den ska vara beror på ett antal faktorer. Det viktiga är att skala det på lämpligt sätt. Att lägga en händelse tillsammans kan ta lång tid, pengar och ansträngning, så man bör tänka på att planera och hantera det ordentligt. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Overachievers akta dig. Efterbehandling betyder inte att man börjar. Det är inget fel med att använda en avslutande händelse för att meddela något nytt. Det är faktiskt ofta ett bra sätt att starta ett nytt projekt. Men att lansera något nytt bör inte undergräva det som just avslutats. Fokusera händelserna kring slutförandet vid slutförandet, inte på det nya början. Detta tjänar till att bevara integriteten hos den verksamhet som just avslutats och för att tillåta de involverade att ta ett andetag, njuta av priserna, städa upp pappersarbetet, reflektera, knyta upp oddsen och slutar och fritt njuta av firandet utan att bli förtida in i nästa sak Reklam

Dessa överföringselement kan verka självklara för någon som läser dem men det finns ofta ingen formell process i ett företag eller en organisation för att utföra dem effektivt. De som har dessa processer tenderar att göra ett mycket bättre jobb att fullfölja projekt med en blomstring än de som inte gör det. Större och mer framgångsrika företag och organisationer tenderar att vara de som har sådana processer.

De som gör ett bra jobb avslutar projekt lämnar medarbetare motiverade att engagera sig och göra bra saker på framtida projekt. En väl genomförd uppgift har också tillräckligt korrekt dokumentation i samband med det att alla som vill lära av eller duplicera resultaten i framtiden kan göra det utan att behöva räkna ut det från början.
Om du har några tips eller idéer att dela på efterbehandling, vänligen skriv en kommentar.

Peter Paul Roosen och Tatsuya Nakagawa är medstifter av Atomica Creative Group, ett specialiserat strategiskt produktmarknadsföretag. Genom ledande inblick och forskning, god strategisk planering och effektiv projektledning hjälper Atomica företag att uppnå större framgång när det gäller att få nya produkter på marknaden och att förbättra sina befintliga företag. De har medförfattare att övervinna uppfinningstanken: Den tysta killen för innovation finns nu tillgänglig.