Hur man bygger en killer mötesagenda som är enkel och effektiv

Har du någonsin deltagit i ett möte och du blev kvar förvirrad vad mötet var tänkt att uppnå när det slutade?

Det är en vanlig förekomst; du deltar i ditt ordinarie möte varje månad, ett särskilt arbetsgruppsmöte eller ett möte med socialt gruppkommitté omedelbart som pågick och om och om igen. När det slutade blev du kvar och skrattade på huvudet och undrade vad som skulle ta sig ifrån mötet.

Du gjorde din due diligence och bar en penna och ett papper, men det var inget viktigt att du kunde skriva ner. Du kanske kommer ihåg några roliga kvistar av någon som höll på att störa högtalaren eller personliga anekdoter från stolen som gav för många av sina egna åsikter, men till slut lämnade du dig trött, missnöjd och osäker på vad syftet med mötet var:

“Vad skulle detta möte göra? Var det någon mötesagenda?”

Om det här är något du har upplevt är det ett tecken på ett dåligt springande möte. Tyvärr är många möten ett slöseri med tid.

Inte undra på att många av oss fruktar möten i allmänhet.

Innehållsförteckning

1. Hur man byter möten från platt till fantastisk
2. Åtgärder för att utforma en solid agenda för alla möten
3. Slutsats

Hur man byter möten från platt till fantastisk

Problemet med ineffektiva möten är att människor inte planerar dem ordentligt, och ändå förväntar de sig att mötena ska bli framgångsrika. Liksom de flesta saker i livet, om du inte planerar viktiga aktiviteter, planerar du att misslyckas.

För att mötet ska bli framgångsrikt bör du ha en bra plan för det. Det innebär att man fastställer en tydlig, handlingsbar och distinkt agenda som leder mötet så att det inte går ut på en tangent.

Tänk på vad du vill uppnå i mötet före tid. På så sätt ska du förbereda ett lämpligt meddelande, deltagare kommer att ha viktiga punkter att ta bort från mötet som direkt tar upp problem som finns och alla kommer att gå bort från mötet som känner att deras tid var väl spenderad.

Men hur konstruerar du en solid agenda för ett möte som är värt tiden? Reklam

Åtgärder för att utforma en solid agenda för alla möten

Enligt en organisationspsykolog, talare och ledarskapskonsult Roger Schwarz sätter en effektiv dagordning tydliga förväntningar på vad som behöver ske före och under ett möte. Schwarz skriver i en Harvard Business Review artikel:^[1]

“Det hjälper lagmedlemmarna att förbereda, allokera tiden klokt, snabbt får alla på samma ämne och identifierar när diskussionen är klar ... Om problem fortfarande uppstår under mötet ökar en väl utformad agenda lagets förmåga att effektivt och snabbt ta itu med dem.”

Självklart finns det ingen trollstav för att göra mötesdagar pop. Men följande tips hjälper dig att designa en enkel och effektiv dagordning som gör varje möte du kör effektivare och roligare för alla:

1. Definiera målet för mötet

Kom på ett klart och definitivt mål för mötet på förhand.

Vad är syftet med att hålla mötet? Är det att införa nya riktlinjer för politiken, skapa nya potentiella kampanjer, detaljerade problem som behöver lösas, planera en verksamhet som en donationsstation för en lokal välgörenhet eller något annat?

Att bestämma det exakta syftet med mötet etablerar ett tydligt och fokuserat mål, så dina möten håller inte av och tar en ofokuserad eller aimless sväng.

Om du behöver undersöka och samla mer information om mötesmålet, gör det bättre innan mötet startar. På det sättet kommer du anlända beväpnad med all information som behövs för att köra mötet smidigt.

2. Diskussionsämnen

Ange de ämnen, teman eller problem som kommer att diskuteras vid mötet.

Välj ämnen som påverkar hela laget i motsats till individer, och det kräver att hela lagets insats löser tillräckligt, till exempel “Hur fördelar vi bäst delade resurser?,” eller “Hur kan vi förbättra relationerna mellan anställda och ledning?”

Håll mötesdiskussionerna till mindre än 5 ämnen. För många diskussionsämnen leder till långa agendor som verkar skrämmande och kanske inte läses. Reklam

Akta dig för att beskriva ämnesord som inte är beroende av varandra kan leda till att medlemmarna avbryts i diskussioner eller inte alls delta i mötet.

3. Identifiera vem som förväntas delta

Namn på de personer som ska delta i mötet. Att knacka på medlemmar på detta sätt hjälper till att motivera dessa personer och andra att delta.

Kontakta medlemmarna före tid för att snabbt hämta ut dagordningen och att tilldela dem roller. Detta kommer att få dem mer investerade i mötesagendan och kan hjälpa till att utveckla nya ledare inom teamet.

Om någon annan än dig presenterar någon del av agendan eller modererar mötet, lista dessa personer också. Skicka ut sina namn på agendan minst en vecka före för att hålla alla informerade och på samma sida.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur att vara lycklig ensam och njut av livet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

4. Be om inlämning från de övriga medlemmarna

Uppmuntra alla andra som deltar i mötet att engagera sig i att fastställa dagordningsposter, i stället för att utesluta mål och mål som endast ställts av ledarna i ett möte vid dörren.

Be grupp eller gruppmedlemmar att skicka in sina förslag till agendaposter, frågor om frågor som ska diskuteras i det kommande mötet eller andra frågor som måste behandlas i lagets inställning.

Att uppmuntra medlemmarnas deltagande i att sätta upp dagordningen hjälper dem att bli mer investerade i mötet och motiverade för att uppnå målen. Schwarz rekommenderar:

“Om du slutligen bestämmer dig för att inte inkludera ett objekt, vara ansvarig - förklara din motivering till den lagmedlem som föreslog det.”

5. Tilldela tid för varje diskussionsartikel

Bestäm om lämplig tid att anslå till varje dagordningspost och informera medlemmarna exakt hur mycket tid som ska spenderas på varje diskussionsämne.

Var försiktig så att du inte överskalder tid till agendaposter. Låt ämnes vikt och prioritet diktera lämplig tid som tilldelats den. På detta sätt kommer medlemmarna inte spendera för mycket tid på mindre viktiga frågor på bekostnad av viktiga problem, och mötet kommer inte att överskridas. Reklam

Dagordningen är din vägkarta. Det borde indikera alla stopp på vägen för att nå ditt mål, utan att tillåta för många onödiga stopp och sidresor.

6. Ange hur medlemmarna ska förbereda sig för mötet

Möten suger ofta eftersom människor är oförberedda.

Instruera lagmedlemmar att tänka på orsakerna till mötet och det önskade resultatet i förväg. Det betyder att du måste skicka ut agendan med tillräcklig tid före mötet.

Be medlemmarna att undersöka och läsa bakgrundsmaterial på agendapunkterna. Berätta för dem att komma beredda med sina första tankar om varje ämne.

Anteckna också materialet eller verktygen som de behöver för att ta med dem till mötet, om några, t.ex. en röstinspelare, penna och papper.

7. Lägg till en Q & A-sektion för levande diskussioner

Detta bör läggas till i slutet av mötesagendan, där du låter deltagarna ställa frågor.

Enligt en studie publicerad i tidningen Management Research Review,^[2] Medarbetarna hittar möten som är mest produktiva när de får resurser som hjälper dem att fungera bättre i sina roller.

Till detta säger vi: Tilldela tid för medlemmar att ställa relevanta frågor eller till och med ta upp ämnesfrågor mot slutet av mötet.

Live Q & As ger omedelbar tillfredsställelse för deltagarna. De som kan röra sina frågor känner att de hörs och det hjälper dem att få den feedback de försöker utmärka.

Dessutom kan du samla värdefulla insikter om känslor, frustrationer eller informationsgap som finns på specifika områden från deltagarnas frågor, vilket kan bidra till att informera dagordningen för nästa möte. Reklam

8. Ange ett datum, start- och sluttid och plats

Se till att du håller fast vid mötet start- och sluttid, även om det bara finns tre personer i rummet. Ordet kommer att komma runt att du alltid är punktlig och människor kommer i tid eller inte alls.

Om folk fortsätter att dyka upp sent, eller inte dyker upp, kan det här vara din cue att ändra mötesplats, tid eller agendaposter.

9. Gör en mötesgranskning

Om ditt lag eller grupp möts regelbundet kan två frågor informera om en enkel och effektiv översyn av mötet i slutändan: “Vad gjorde vi bra?” och “Vad vill vi göra annorlunda för nästa möte?”

Att investera fem eller 10 minuter för att svara på dessa två enkla frågor kommer att kultivera en känsla av att göra framsteg i möten, förbättra lagprestandan och i slutändan ta bort deltagarnas möte ånger.

10. Lämna utrymme för att fira prestationer

När du har kört ett framgångsrikt och engagerande möte, gör en uppgift att markera och fira de prestationer du gjorde i mötet.

Uppnådde du de mål du ställt inför mötet? Fira det och alla andra framgångar i mötet som ett sätt att främja laganda och moral.

Tänk också på enskilda milstolpar. Kanske en av de blygda medlemmarna gjorde ett viktigt bidrag för första gången i mötet. Fira det också, som ett sätt att ge erkännande till deltagarna. Studier visar att 83% av medarbetarna finner mer uppfyllelse i erkännande än i belöningar och gåvor.^[3]

Slutsats

Människor fruktar möten när mötet saknar struktur och organisation. Du kommer att kunna övervinna denna utmaning genom att vara proaktiv när du utformar en tydlig och fokuserad mötesagenda.

Ta råd i den här artikeln och använd förslaget innan du håller ditt nästa möte.

Utvalda fotokredit: ŠTEFAN Štefančík via unsplash.com

Referens

[1]	^	Harvard Business Review: Hur man utformar en agenda för ett effektivt möte
[2]	^	Anställdas känslor om fler möten: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands och Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psykologi Idag: Ny anställd Studie visar erkännande frågor mer än pengar