Hur man klarar av mer av dessa irriterande distraktioner

Använder sig av “koncentriska försvar” för att hålla avbrott som du inte kan undvika på andra sätt

De flesta av de artiklar du läser om att hantera tids- och uppmärksamhetsförvridande distraheringar koncentrerar sig på att undvika dem helt och hållet (stänga av dig, bättre organisation, bättre tidsallokering) eller inte lägga till deras nummer själv (minimera svar på e-post och IM, filtrera telefonsamtal, undvika skvaller).

Det här är okej. Men hur är det med dem som helt enkelt kommer igenom sådana försvar: de telefonsamtal du inte kan undvika, de personliga besöken på ditt skrivbord, samtalen från din chef? Finns det några sätt att hantera dem och ändå hålla dig inriktad på vad du behöver göra? Reklam

Det finns; och det är ämnet för denna artikel.

Reklam

Vad är “koncentriska försvar?”
Tillvägagångssättet jag förespråkar är baserat på tanken på “koncentriska försvar:” en idé som först användes av byggare av medeltida slott. Konceptet är enkelt: du börjar med ett yttre försvar - kanske en dike eller vallgrav - för att försöka förhindra att angripare någonsin når dig. Om det misslyckas står de inför höga väggar och vaktornor. Fånga dem och du hittar en annan uppsättning väggar och torn inuti dem. I själva verket måste angriparen starta om igen.

De flesta slott av denna typ hade kanske tre försvar, inklusive vallgraven. Några hade fyra, med ett sista torn eller “ha kvar” inuti den andra uppsättningen väggar. Jag föreslår sex progressiva försvar mot distraheringar och avbrott, så att du kan hantera allt från den tanklösa kollega till chefen som kräver att du släpper allt annat och uppmärksamhet åt henne behöver - nu! Reklam

De sex koncentriska försvaren mot störningar och avbrott

Här är de. Jag antar att du redan har försökt det konventionella sättet att undvika distraheringarna (noterat ovan) och det är antingen brutit igenom eller inte kommer att stoppas av dem ändå:

• De första försvaret är det enklaste: helt enkelt ignorera distraktionen helt och hållet. Detta kommer inte att fungera med en personlig ringer, men det kan göras med telefonsamtal och e-postmeddelanden - så länge du är säker på vem som ringer. Ignorera avbrottet tills du är redo att ta itu med det - vilket kanske aldrig är.
• Din andra försvarskanslinjen borde vara att notera nedbrytningens ämne - så du kan vara säker på att hantera det senare - betalar det inte längre uppmärksamhet. Det här fungerar bra med e-postförfrågningar om data eller enkla telefonsamtal. Även några personliga besök kan hanteras så här, så länge som besökaren inte förväntar sig en utökad konversation. Se till att du får tillbaka det och leverera det som bad om. På det sättet kommer människor att lita på processen i framtiden och inte förvänta sig något annat för att få dem att känna sig säker på att du har hört.
• De tredje raden är att hantera dem som behöver veta, tydligt att du har hört dem och kommer att svara med tiden. Jag kallar detta “bekräfta, notera, upprepa och hylla.” Bekräfta förfrågan se till att de ser dig notera det ner (eller försäkra dem om att du gör det); repetera om det behövs sedan hyllan. Samma villkor gäller som vid föregående försvar: du måste bevisa att du kommer hantera vad de ville - bara senare när det passar ditt schema.
• Det kommer fortfarande inte vara tillräckligt för vissa människor, som misstänker att du fobbing dem och kommer helt enkelt ignorera vad de vill ha, eller det “när det passar dig” kan visa sig vara obestämd, långt i framtiden, då svaret ändå blir värdelöst. För det, använd fjärde försvarskedjan: “bekräfta, schemalägga, upprepa med schemalagd tid och hyllan.” Du bekräftar förfrågan, bestämma en bestämd tid för att hantera den, upprepa tiden för att visa att du har åtagit sig, och behåll sedan förfrågan tills dess. Det här fungerar väldigt bra med chefsgenererade förfrågningar av brådskande natur.
• Nu är vi nere till de avbrott som helt enkelt inte kommer att acceptera ett löfte att hantera behovet senare. För dem föreslår jag femte raden: “Bekräfta, gör minsta, schemalägg resten, hylla och fortsätt.” Du erkänner vad de vill ha, gör det absoluta minimumet du kan för att hantera det direkt (för att visa att du verkligen kommer att ge dem vad de vill), ställa in ett fast schema för att slutföra jobbet och hylla det tills dess. Du har lidit något avbrott, men förmodligen inte tillräckligt för att sätta dig tillbaka på allvar med vad du gjorde. Detta borde vara ditt automatiska försvar för chefer som kräver att se handling från din sida, även när begäran inte är så brådskande.
• De sista, sjätte försvaret Det är du som ska använda med chefen som inte kommer att vara nöjd med något mindre än omedelbar handling från din sida, hur mycket som stör ditt andra arbete. I sådana fall måste du vända ett av de tidigare försvaren: du bekräftar begäran, notera noggrant exakt var du befinner dig i vad du för närvarande gör (så att du snabbt kan komma tillbaka till den där platsen), hantera helt med chefs imperiella krav och glöm vad du måste lägga åt sidan för att göra detta.

  Det här sista steget är viktigt. Om du fortsätter att tänka på vad du måste lämna för att hantera chefs krav, kommer du att känna dig mer och mer orolig och frustrerad; plus du kommer inte riktigt att tänka på vad du än behöver göra för att tillfredsställa chefen. Det kan därför ta dig längre, och det kommer säkert att få dig att känna dig mer arg och stressad.

  Läs Nästa

  

  10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

  

  Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

  

  Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

  Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Det är min lista med förslag. Du kan ha hittat andra sätt att hantera störningar du inte genererade dig själv och du kan inte undvika. Om så är fallet, lägg till en kommentar till den här artikeln och dela dem med andra läsare, tack. Idag kan det vara den dag du hjälper någon som kämpar med ett problem du vet hur man ska lösa.