Så här får du mer från din uppgiftslista med layouthackar

Om du har läst mina artiklar under en längre tid vet du att jag är en förespråkare för att använda pappersuppgiftslistor för dina dagliga arbetsuppgifter. I större skala, till exempel för allestädes infångning och veckoplanering, litar jag på teknik, men jag använder sedan det stora systemet för att bilda en daglig arbetslista på papper. Detta håller mig fokuserad och brinner genom uppgifterna i snabb följd.

Det var emellertid en tid när jag använde pappersuppgiftslistor och inte alls fick någon fördel av det. Faktum är att jag kanske har fått ännu mindre gjort än när jag litade på datorn för att hantera mina dagliga uppgifter.

Vid den tidpunkten var mina listor långa, skrivna i små utskrifter för att passa allt på en sida. Och jag vet inte hur pappersformat mäts i USA, men jag pratar om ett A4-papper. Reklam

Inte konstigt att jag inte har gjort något. Jag hade dagar och dagar värda uppgifter på en sida. Det fanns ingen uppmärksamhetsriktning eller något som skulle hjälpa till med att fokusera på den dagens uppgifter. Bara en klump av allt jag behövde göra.

Om din arbetslista ser ut så här, så gör du, som de flesta människor, inte riktigt upp arbetslistor. Dessa är mer som ett sinnena eller fånga, för du har tagit allt du behöver göra på ett ställe, men har inte behandlat det på olika lämpliga sätt för att skapa listor som faktiskt hjälper dig att få saker gjort.

Så här är reglerna som jag genomförde för att ta det pappersarket som sugde mig torr av motivation och fokus och förvandla den till något som hjälper dig att få saker gjort.

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Det är förmodligen för stort

Om du har gått och tagit ett papper ur skrivaren eller använt en anteckningsbok som är ganska stor (t.ex. sidor storleken på ett standardbrev), är din papper för stor. Du måste vara begränsad för att fatta bra beslut. Du behöver något ungefär en fjärdedel av den storleken. En liten anteckningsbok är perfekt för jobbet. Reklam

När du har ett stort papper är du frestad att fylla den. Det är verkligen där rotproblemet ligger hos många människor och deras oförmåga att skapa effektiva uppgiftslistor: de ser ett utrymme, och de vill fylla på det. Visst är det instinktivt. Människor, av någon anledning eller annan, vill fylla varje utrymme och nisch och vakuum som de kan hitta. Titta på Internet - det är en av de största utrymmenna fyllda med skräp för att fylla det.

Det första steget är att begränsa dig själv. Detta ger dig begränsat utrymme och utrymme att arbeta med, vilket innebär att du omedelbart lägger större hänsyn till utvecklingen av din lista. Du tänker igenom sakerna och listar bara de saker som behöver göras.

En dag i taget

Ofta kommer människor att försöka göra en uppgiftslista som täcker flera dagar, eller sämre, bara skapa en uppgiftslista som försöker täcka allt, oavsett vad tidsramen för den är. Du vill bara täcka en dag.

Du har programvara som saker som hjälper dig att fånga och sortera uppgifter i större skala, men hela poängen med att ha ett litet papper framför dig i konkret form är att hjälpa dig att fokusera på en daglig basis. Du behöver förfina din lista för att bara täcka nödvändigheten av varje dag, de viktigaste uppgifter som kommer att flytta dina projekt vidare på riktiga sätt. Dessa är högt utbyte uppgifter för dagen, som vanligtvis består av många mindre, till synes låga avkastningsuppgifter. Reklam

Försök aldrig att pressa din vecka i en lista. Heck, försök inte ens för två dagar. Du kommer att blåsa den. Uppgiftslistan hjälper dig bäst när du använder den som ett verktyg för att hålla dig mycket fokuserad för en dag i taget, och genom att inkludera uppgifter för efterföljande dagar förlorar du fördelen att hålla dig mycket fokuserad. Du kan bli frestad att hoppa till den mer intressanta uppgiften tre dagar nerför spåret!

Prioritera varje lista

Även med mindre utrymme och mindre tidsramar som går in i varje uppgiftslista, kommer du förmodligen fortfarande ha en hel del uppgifter att jonglera och måste identifiera de viktigaste uppgifterna för dagen så att du kan ta itu med dem först eller på annat sätt planera din dag så att de blir färdiga Självklart vill du få allt på den listan som görs och du bör inte inkludera mer än du kan hantera om du vill ha något hopp om att känna dig motiverad när tiden för att skriva din nästa lista kommer runt. Men prioritering hjälper dig att fokusera vidare och veta vilka uppgifter som kan skjutas upp (om det behövs) för att slutföra andra.

Om du inte prioriterar riskerar du att spendera hela dagen på ett projekt som det visar sig var mycket mindre brådskande än uppgiften strax under den på listan.

Det bästa sättet jag har hittat för att göra detta är att välja tre uppgifter och tre uppgifter ensam och placera en stjärna eller asterisk bredvid dem, bara till vänster (behåll en marginal när du börjar markera din lista så att du inte gör det hitta dig själv att proppa dina asterisker i hörn!). Reklam

Överstiga inte tre stjärnor. Det slår helt över syftet. Du vill bara veta dina tre, mest brådskande, mest högavkastande uppgifter för den dagen.

Och om du lyckas få under tre stjärnor, ännu bättre. Du har stor fokus!