Hur man leder gruppmöten på det mest produktiva sättet

Under en upptagen vecka är det sista som en ledare eller chef vill ha en bortkastad timme eller två satt på ett oproduktivt möte.

Om jag frågade dig vad det mest effektiva sättet att vara ineffektivt skulle vara, är jag säker på att många av er skulle säga “dåliga möten.”

Möten idag förbrukar mer arbetstid än någonsin tidigare. Idag spenderar ledarna ungefär hälften av veckan i möten.^[1] Enligt forskning från TED en tredjedel av den tiden förloras på meningslösa, dåligt löpande möten.

En undersökning från Clarizen rapporterade att arbetstagare anser statusmöten som ett slöseri med tid och att nästan 50% av de svarande hellre skulle gå till DMV eller titta på färgtork.^[2]

I en artikel för Harvard Business Review,^[3] tre konsulter från Bain rapporterar resultaten av en övning där de analyserade Outlook-scheman för anställda hos en anonym “stort företag” - och drog slutsatsen att Ett veckovis verkställande möte tog upp 300 000 timmar om året.

Och det totala författarna skriver, “ingår inte arbetstiden för att förbereda möten”.

Hur många möten har du deltagit där det inte fanns någon tydlig dagordning eller mål?

Hur många av er har satt i möten som hoppade från ämne till ämne utan tydlig handlingsplan i slutet av mötet?

Om du har lämnat mötena mer förvirrad än när du kom fram, vänligen höja din hand.

Möten behöver inte vara något vi fruktar och uthärdar. De behöver inte vara något vi driver in och ut ur.

Vi måste hitta sätt för möten att vara mycket mer avsiktliga, energiska och produktiva, vilket ger verkliga och konkreta resultat.

Så hur man leder gruppmöten mer produktivt?

Här är 10 sätt att ledare och chefer kan starta ledande möten som är produktiva och effektiva och fördelaktiga för alla inblandade: Reklam

1. Ramma varje möte på ett positivt sätt

För att få alla i rummet i en positiv inställning och energi för mötet är en bra utgångspunkt att få alla i rummet att dela med sig av något de har gjort framsteg på eller är upphetsade om.

Detta ställer omedelbart tonen och riktningen för hela mötet.

Istället för att människor har en negativ inställning om att de måste delta i mötet kommer de från positivitet, bidrag och positivitet.

2. Ha en tydlig ledare i rummet

Oavsett syftet med mötet måste någon i rummet ta ansvaret för att styra och leda mötet.

Den här personen kommer att ställa upp dagordningen för mötet, se till att det inte går ut på ämnet och kommer att se till att mötet stannar inom en överenskommen tidsram.

De kommer ofta att rapportera om framsteg, ge tydlighet om vad som behöver hända efter mötet och få engagemang från personer i mötet om framtida åtgärder steg.

Om det inte finns någon som tar kontroll kan personer med de största personligheterna eller de största åsikterna dominera och stoppa tystare personligheter från att bidra.

3. Ha rätt personer på rummet

Tänk tillbaka till det sista stora mötet du var i. Var mötet fullt av människor “gör upp siffrorna "” eller var det fullt av människor som bidragit och gav input?

Jag gissar att den var den senare.

För att leda ett riktigt produktivt möte, ta tid att överväga vem som ska vara involverad.

Du vill ha människor i rummet som kommer att tillföra värde, vilka är aktiva bidragsgivare, har bakgrundskunskap, är beslutsfattare, är aktörer och som kommer att påverkas direkt av mötets utfall.

Var försiktig med att fylla rummet, om inte du absolut behöver, med personer vars motivation att vara där finns antingen status eller rädsla för att sakna något.

Fokusera på att få människor i mötesrummet som kommer att ge produktivt bidrag, inte passiva medföljare. Reklam

Om du har självständighet att ordna dina möten men du vill, fokusera på att göra det så att de levererar de mest produktiva resultaten.

4. Använd människors unika styrkor vid olika möten

Inte alla i ditt företag eller lag är rätt passform för varje möte.

Ett bra tips för att skapa produktiva möten är att klargöra vilka möten gruppmedlemmar borde och borde inte vara en del av.

Tänk inte på att bara fylla rummet, var selektiv om att bjuda in människor som du vet kommer att göra det största bidraget.

Vi har alla olika styrkor. Några av dina lagmedlemmar kommer att vara bra i brainstorming möten, medan andra kan bli stressade vid tanken på att delta.

Detsamma gäller process- och statusmöten.

När det gäller att skapa den största påverkan från mötet är det viktigt att överväga vilken energi du vill ha i rummet och vem kan få rätt värde till ett möte.

Om du har klarhet i det, se till att du får rätt personer i rummet.

Under min företags karriär brukade jag leda brainstorming, strategi och statusmöten. Jag visste att olika medlemmar av laget skulle föra olika färdigheter till specifika möten.

En av mina ledande befattningshavare var mer strategisk än kreativ, så jag skulle se till att hon var nummer ett på mitt team för strategimötena. Men jag höll henne ur brainstorming möten, till förmån för andra lagmedlemmar.

En annan lagmedlem var en bra strategisk planerare, så jag skulle se till att hon satt i både brainstorming och strategimöten. Under brainstormingsmötena tänkte hennes värde på de plan- och åtgärdssteg som behövdes för att genomföra de kreativa idéerna.

Läs Nästa

7 strategier för att öka produktiviteten på arbetsplatsen

Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut

7 Kraftfulla steg för att uppnå karriärsucces

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Ledande produktiva möten handlar ofta om att vara ledare för en stor orkester. Om du inte har rätt komplementära instrument och artister i rummet, samarbetar och arbetar i harmoni kan resultatet bli en stor röra. Men om du tar rätt artister tillsammans kan resultaten bli magiska och inspirerande.

5. Slutmötet med klara åtgärder och ansvarsområden

Tänk tillbaka till det senaste mötet du var i, chansen är att det fanns massor av bra samtal, värdefulla insatser och insikter. Reklam

Men vad hände i slutet av mötet? Gick ni alla på era separata sätt, eller var det tydliga åtgärdssteg och ansvarsuppdrag?

Det är värt att avsätta tiden i slutet av varje möte för att alla ska dela sin största insikt.

Detta förstärker bidrag och samarbete och säkerställer att alla kommer ifrån mötet med ett tydligt perspektiv på mötesvärdet.

För att förstärka detta ytterligare är det ledarens ansvar att tydligt lägga fram handlingssteg, personliga ansvarsområden och tidsramar för att vidta åtgärder på mötes huvudelement.

6. Skapa ett klart syfte för mötet

Att hålla sig på spår är en av de svåraste utmaningarna för att driva ett effektivt och produktivt möte. Anledningen till detta är att många möten upprättas utan ett tydligt syfte, eller till och med dagordningen.

Vissa möten händer helt enkelt för att någon kanske har bestämt att du ska ha ett veckot statusmöte.

Att uppnå möten på detta sätt, utan att ha en klar förståelse av vad specifikt mötet handlar om, vad dagordningen är eller vad prioriteringen för mötet är, kan få dig att känna att mötet är slöseri med din tid.

När du är tydlig på mötesformen blir du mer engagerad, vet vad du ska förbereda på förhand och vet vad de önskade resultaten av mötet är.

7. Håll stämman uppe

I en artikel i Journal of Applied Psychology fann upphovsmännen att sittande möten tog 34% längre tid än att ställa upp möten.^[4]

Om du upptäcker att dina sittande möten inte är så produktiva som du vill att de ska vara, byt upp saker och få alla deltagare att stå.

8. Gör möten kortare

Om du har ett tydligt syfte och en agenda för mötet, borde du ha en känsla av hur länge mötet ska vara.

Många möten som jag tidigare har upplevt hade en kalenderinbjudan inställd för antingen 45 minuter eller 60 minuter. Några möten slutfördes tidigare, men eftersom tidsramen hade fastställts för en bestämd tid fortsatte mötet utan någon verklig anledning.

Börja med att ställa in möten med ett kortare tidsfönster, var det 30 minuter eller 40 minuter och se om mötena blir mer produktiva och effektiva. Reklam

Vårt uppmärksamhetspanel och energinivåer kan börja tappa bort ju längre mötet fortsätter.

9. Börja och avsluta på tiden

Ingen vill behållas och väntar på att möten ska börja och måste omläggas om möten överträffas.

Om du kör möten som börjar i tid och slutar i tid, vet deltagarna vad de kan förvänta sig och vet att de ska komma upp i tid.

Om lagmedlemmar väljer att inte komma fram i tid kan det vara klokt att ha ett separat möte med den personen för att klargöra att du förväntar dig att de kommer fram i tid.

10. Byt upp miljön

Om du upptäcker att möten är långsamma för att gå eller bli gammal, kan det vara dags att byta upp din miljö.

Jag har haft några av min mest produktiva möten genom att lämna kontoret och gå till en inspirerande plats, eller ha ett möte eller två i en lokal park.

Poängen

Möten går inte borta. De är en oundviklig och viktig del av företags- och affärsliv.

Men för att de inte bara är slöseri med tid och är ett effektivt sätt att samarbeta och arbeta för att leverera och uppnå stora mål och projekt, måste vi ställa upp mötena så att de är värda, produktiva och ger konkreta resultat.

Vi behöver lära oss att leda lagmöten på ett produktivt och effektivt sätt.

Om du vidtar åtgärder på de tips och strategier jag har lagt fram om hur man leder teammöten på det mest produktiva sättet kommer du att se till att du maximerar styrkorna och mentala energin hos alla i rummet.

Dina möten blir inte längre något du och ditt team fruktar eller försöker undvika. Istället kommer mötena att bli ett sätt att återansluta, bli kreativ, bestämma strategi, få stöd, fira framsteg och skapa produktiv fart.

Mer resurser om arbetsplatsproduktivitet

• 15 hemligheter att springa möten som världens bästa innovativa företag
• Kämpar med produktivitet på arbetsplatsen? 12 tips för att få mer gjort
• Delegationens försiktiga konst
• Hur man är mer produktiv: 4 små tweaks som kommer 10x din produktivitet
• 12 hemligheter till ett superproduktivt möte du borde veta

Utvalda bildkredit: Kampanjskapare via unsplash.com

Referens

[1]	^	TED: De ekonomiska konsekvenserna av dåliga möten
[2]	^	Clarizen Survey: Arbetstagare anser statusmöten ett produktivt slöseri med tid
[3]	^	Harvard Business Review: Det här veckoträffet tog 300 000 timmar om året
[4]	^	Journal of Applied Psychology: Effekterna av att stå upp och sätta ner mötesformat på mötesresultat