Hur man gör möten två gånger så produktiv

Många företag har blivit vana vid att planera ett onödigt antal möten med sina anställda, vilket leder till frustration och irritation hos medarbetare. Förutom olyckliga medarbetare har det funnits en överflöd av forskning som visar att de flesta möten är en produktivitetsdödare! Så hur gör du möten mer produktiva? Följ dessa tips:

1. Skapa en “parkeringsplats”

Anställda kan bli frustrerade när konversationer börjar spåra bort från mötesens ursprungliga agenda. Detta leder till att många möten löper över sina schemalagda tider, vilket orsakar irritation och stress bland anställda. Vad skulle en bra ledare göra för att förhindra denna vanliga förekomst? Skapa en lista över “parkeringsplats” Ämnen som mötet är i session. Om något kommer upp under ett möte som är ett viktigt problem eller en giltig punkt, men inte relevant för den aktuella agendan, skriv ner den så att du kan schemalägga en uppföljningstid för att diskutera det. Om till exempel om ett möte har planerats för att diskutera att anställa nya distributörer, låt inte konversationen gå till resultaten från en ny marknadsföringskampanj mellan företag och konsumenter. Låt medarbetarna veta att du erkänner vikten av det här problemet, men det är inte dags eller platsen att diskutera det. Reklam

2. Var uppmärksam när du planerar

Så mycket som du skulle vilja tro att dina anställda är 100% inställda på allt du måste säga hela tiden under arbetsveckan, har du fel. Måndag morgon är det inofficiella utsetts tid att komma ikapp på vad e-postmeddelanden kom igenom under helgen och planera för resten av veckan. Att planera ett möte under den här tiden innebär att du har mycket medarbetare och inte uppmärksammar vad du diskuterar. Detsamma gäller för fredagsmorgon, där människor är mer angelägna om att förpacka sig för dagen för att komma ut ur kontoret på en rimlig tid. Om möjligt, försök planera möten för mitten av veckan, och gör aldrig det under en lunchtimma! Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

3. Lämna de bärbara datorerna

Vi har alla varit i möten där det distraherande klicket klickljudet av att skriva har föranlett oss att förlora fokus på vad som presenteras. Gör det en filt regel på kontoret för att lämna bärbara datorer bakom när man deltar i ett möte. Detta kommer inte bara att förhindra att människor söker på webben eller kontrollerar e-postmeddelanden. Det har också visat sig att det är mer effektivt att ta anteckningar med en penna och papper! Reklam

4. Veckovisa möten behöver inte vara veckovis

Det är inte ovanligt att ha ett veckomöte planerat på din anställdas kalender, oavsett om det är en in-one check-in eller ett lagmöte för att diskutera kommande projekt. Det är dock viktigt att notera att det inte alltid kommer att finnas uppdateringar eller saker att diskutera varje vecka, och när så är fallet, ge dina anställda tid tillbaka i sin dag genom att avbryta för veckan. Även om mötet automatiskt är planerat att ske varje vecka, är det inte i sten! Var respekterad av din tid, och dina anställdas tid och träffas bara vid behov.

5. Var beredd på tekniska problem.

Håller ett möte som kräver en PowerPoint-presentation eller ljudkonferens? Det är ditt ansvar att planera för tekniska katastrofer. Gå till mötesrummet innan ditt möte är planerat att börja och utreda eventuella problem med utrustningen. Vänta inte till den schemalagda starttiden för att få allt som är inkopplat och uppåt på skärmen, medan dina anställda sitter runt twiddling tummen. Det är de små detaljerna som detta som leder till frustration av anställda med antalet möten i deras kalender.

Vilka är dina hemligheter att hålla mötena effektiva och produktiva för anställda? Berätta för oss i kommentarerna nedan!

Reklam