Hur man använder 6 kalendervyer för att vara mer produktiva

Projektvy

I min senaste artikel här på Stepcase Lifehack, en av de kommentarer jag fick antydde att det finns ett bra sätt att komma runt frågan om att ha en “heliga "kalendern.

Populära böcker som Getting Things Done och andra förespråkar användningen av kalendrar för möten, resor och andra aktiviteter som “måste” utföras på ett visst datum. Tyvärr, ordet “måste” är orättvis och sannolikt tolkas annorlunda av varje person.

Principen att de försöker förstärka är tydligare: Fyll inte i din kalender med åtaganden som inte är fasta. Istället behandla kalendern som “helig” - ett ställe att sätta upp åtaganden som du inte vågar bryta.

Lyckligtvis för oss är tekniken snabbt närmar sig, där du samtidigt kan behålla en “helig” kalender, a “vanhelga” schema och varje kalender-i-mellan! Reklam

I Outlook är det till exempel lätt att skapa några kalendrar som täcker samma datum med några få klick. Men eftersom dessa kalendrar tycks vara olika filer är det lätt att tro att de representerar olika enheter.

Inte så. Istället är tre olika kalendrar i september 2011 faktiskt tre visningar av samma uppsättning av 30 dagar.

Med den möjliga snaget ur vägen är det inte så svårt att se hur Outlook och andra program som Google kalender eller Yahoo kalender kan hjälpa oss “se” vårt schema på sätt som kan hjälpa oss att förhindra överlappningar och missförhållanden och ge oss en djupare förståelse av de tidkrav vi måste möta varje dag. Till exempel har jag experimenterat med följande 5 visningar av mitt schema. (Jag försökte inte använda dem på en gång!)

5 Visningar av en kalender

Visa 1: en “Standard” veckans syn - innan några möten, tidsfrister eller enstaka aktiviteter har skapats finns det ett underliggande schema som jag använder som underlag för varje vecka. Det innehåller de grundläggande aktiviteterna som jag behöver för att leva mitt liv, och jag flyttar dem bara eller tar bort dem i nödsituationer. Dessa aktiviteter inkluderar tid som sov, äter, utövar och relaterar till nära familjemedlemmar. Det här är saker jag gör oberoende av det arbete jag gör, där jag råkar leva eller årstid. Till exempel, att gå och lägga mig tidigt är viktigt för mig på grund av triathlon träningen jag gör. Innan det blev en vana, planerade jag tiden att gå och lägga mig på larmet för att pipa klockan 10:20. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Visa 2: De “Hårda möten” visa - denna uppfattning består av planerade aktiviteter planerade med andra människor. Kriterierna för att placera ett objekt i den här vyn är det “Det finns skarpa konsekvenser för mig själv och andra om mötet missas.” Dentala möten och coaching-samtal är exempel.

Visa 3: De “Deadline” synvinkel - när det finns tidsfrister som jag har som ger negativa följder om de glöms, placeras de inom ramen för denna uppfattning (till exempel förfallodatum för mitt företags skatteinkomster)

Visa 4: De “Blank-time” visa - det här är den tid som jag schemalägger varje dag för det oväntade. Dessa slitsar av dödstid fungerar som buffert mot alla saker som kan gå fel, och deras längd och frekvens beror på miljön jag är i och vilken typ av arbete jag gör. Jag har till exempel funnit det svårt att planera arbetet på resedagar, så jag skulle sätta upp stora bitar av död tid i förväntan om att någonting sannolikt kommer att gå fel. Om ingenting går fel, är det lätt att nå fram till framtida dagar för tiden kräver att jag kan börja arbeta nu. Användningen av denna syn hjälper till att förhindra (men kanske inte bota) det populära felet av överplanering, vilket mest ambitiösa människor begår.

Visa 5: De “Aktivitet” synvinkel - I min sista artikel fokuserade jag på den omkopplare som behöver göras av personer som har ett stort antal tidskrav, dvs från att lära sig att placera uppgifter istället för listor. Aktivitetsvyn är den där de flesta åtgärder sker när tiden krav som kommer in i mitt liv placeras direkt i min kalender. Det mesta av schemaläggningen som händer varje dag sker i den här vyn. Reklam

Pappers brister

Att se ett enda schema på fem olika sätt kan vara ganska förvirrande för de av oss som tänker på kalendrar på traditionell pappersbaserad väg. Kasta i möjligheten att få tillgång till dina schemalagda krav på din bärbara dator, smartphone och surfplatta och du kan inse att det finns behov av att se kalendrar och scheman ganska annorlunda .... kanske som en uppsättning uppgifter som är organiserade efter datum och tid, som bor i molnet. Vid varje tillfälle är kalendervisningen du tittar på filtreringsuppgifter och hjälper dig att fokusera på de få på en tid som du verkligen behöver se.

Denna filtrering är viktig ... det kan aldrig vara meningsfullt att kombinera alla synpunkter i ett, mer än det är vettigt att titta på mer än en TV-kanal i taget ... även med den senaste PiP-tekniken. Varje vy tjänar ett annat syfte, vilket ger ett lager av information som är viktigt att behålla separat från de andra, eller att kombinera selektivt. Till exempel kombinerar jag “Standard” visa med “verksamhet” Visa på en daglig basis, medan jag använder “Blank-time” Visa som ett planeringsverktyg som filtreras ut när min dag börjar.

Det kan naturligtvis finnas andra åsikter. Dezhi Wus banbrytande forskning tyder till exempel på en annan möjlig vy för projekt. I sin bok, “Temporala strukturer i individuell tidshantering” hon förklarar att en projektledare ska kunna skapa ett schema med aktiviteter för varje teammedlem som kan laddas ner direkt in i en planeringsenhet. För mig tyder detta på att en ytterligare vy kommer.

Visa 6: The “Projektvy” - när du har en grupp av sammankopplade uppgifter som är utformade för att ge ett visst resultat. Det skulle vara trevligt att titta på varje projekt som en separat tråd av aktivitet. Du kan till exempel se vad som händer i ditt liv när det ändras i slutdatumet. Detta är långt ifrån mentala, opålitliga uppskattningar som ofta flyger runt. Reklam

Teknikbegränsningar

Tyvärr är kärntekniken för att hantera flera visningar inte bibehållen i alla kalendrar. Min Blackberrys kalender tillåter inte flera visningar från ett program. Förhoppningsvis är appar på väg som kommer att åtgärda detta och tillåter mig att synkronisera olika visningar med molnet.

Men med verktyg som redan finns tillgängliga är det möjligt att behålla en “helig” kalender om det bara ses som en möjlig vy att hantera. Med förbättrade verktyg kan vi göra mycket mer schemaläggning och mindre notering, även om vi håller fast vid GTD-principen för att behålla och hantera fasta åtaganden. Att göra det skulle hjälpa oss att lindra jobbet med att jonglera våra kalendrar i våra sinnen och delegera uppgiften till verktyg som tappade in i molnet.

P.S. Jag använde Yahoo! .Calendar för att generera dessa åsikter, och instruktionerna för att göra kan hittas här.