Så här använder du en kalender för att skapa tid och utrymme

Det har varit gott om diskussion online och off om hur en kalender passar in i sitt produktivitetssystem. Den allmänna tumregeln är att schemalagda möten ska gå i din kalender, medan uppgifter och liknande ska gå in i vilket arbetshanteringssystem du använder.

Vad som ofta går vilse i diskussionen är vilka möten som ska gå in i din kalender för att maximera din tid och se till att du gör framsteg på de saker du verkligen vill göra. Ett av de bästa sätten att göra detta är att få lite mer granulär med definitionen av möten så att du kan använda din kalender mer effektivt som en del av ditt övergripande produktivitetssystem. Reklam

Typer av möten

1. Allmänna möten

Dessa är möten i traditionellaste bemärkelse. De kan vara läkarens möten eller affärsluncher. Hur som helst, de är ganska generella när det gäller vad vi definierar som möten, så de borde behandlas som sådana. Dessa typer av möten kan flyttas till olika datum om de får tillräckligt med varsel och båda parter kan få det att hända, även om du borde försöka hålla dem “i befintligt skick” i de flesta fallen. Reklam

2. Självutnämningar

Dessa är möten du gör med dig själv. De kan vara tidsblock som du schemalägger så att du kan arbeta på uppgifter eller projekt utan avbrott - själv eller andra genom distraktion. Dessa typer av möten kan också överföras, men jag rekommenderar att du försöker bygga en ram så att de blir så statiska som möjligt. Välj en tid där du kan arbeta i 90-minuters intervaller som självutnämning regelbundet så att du kan skapa en vana och förbättra produktiviteten. Bryta dessa tider upp med raster där ingenting sätts i sten. Du kan till och med ta de större blocken och bryta ner dem i mindre bitar med hjälp av The Pomodoro Technique om du vill att du kan flytta från uppgift till uppgift. Reklam

Läs Nästa

10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Håll den här tiden i helvete, men var nimbar nog att du kan flytta den tiden till andra timmar på dagen.

3. Lagavnämningar Reklam

Dessa är möten där ett lag är nödvändigt för att komma ihop. Det bästa sättet att schemalägga dessa är efter de andra två typerna av möten är låsta i din kalender. Även om det kan vara svårt att schemalägga dessa efter det, finns det verktyg som Doodle, Tungle.me och till och med Google Kalender som kan hjälpa till att välja optimala tider där de flesta kan vara närvarande. När det gäller dessa typer av möten bör de många människors behov överväga de få människornas behov, så själv och allmänna möten måste kunna justeras för att få dem att fungera. Men justera dem som en sista utväg - din tid är viktig och dina lagkamrater måste inse det.

Slutsats

Jag har hört några produktivitetstyper säger att schemaläggningstidblock fungerar mot dig - att det går emot kornet och är nästan omöjligt att göra. Men John Cleese har fört fram argumentet att människor behöver två saker för att skapa: tid och rymd. Jag kunde inte komma överens med den bedömningen.

Om du kommer ihåg vilka typer av möten du har till ditt förfogande blir din kalender ett fantastiskt verktyg som gör att du kan skapa denna tid och plats för dig själv.

(Fotokredit: Närbild på en kalendersida via Shutterstock)