Hur man skriver stora mötesminuter så att ingenting blir förlorat i översättning

Att skriva mötesminuten kan verka som en skrämmande uppgift först. Det finns en grupp människor som pratar om många ämnen i en kramad tid. Ditt jobb är att bestämma vad som är viktigast och spela in det på ett sådant sätt som det kommer att vara klart för alla att granska senare.

Mötesminuter är värdefulla av flera skäl. De kan vara avgörande för att hålla medlemmarna ansvariga. De är vana vid att informera de som inte var närvarande vid mötet. De är en historikpost så att idéer och beslut inte glömmas bort.

Att hålla protokollet till dina möten kan vara stressigt, men de kan vara ovärderliga. Dina lagmedlemmar kommer att vara mycket tacksamma när du kan dra ut dina mötesminuter i framtiden för att påminna dem om viktiga uppgifter och svara på glömda frågor.

Följande tips hjälper dig att skapa effektiva mötesminuter. Även om du har haft erfarenhet med några minuter innan kan du hitta något som hjälper dig att göra dig effektivare:

1. Vet vad mötet kommer att handla om på förhand

Den som är ansvarig för mötet bör ha en dagordning som är redo för att du ska granska innan mötet börjar. Du kan använda denna dagordning för att hjälpa till att förbereda din anteckningsorganisation, som du kommer att vara väldigt tacksam för senare.

För att organisera dina anteckningar kommer det att vara användbart att skapa en mall av sorter som du snabbt kan fylla i under mötet.

Om du inte har en agenda, kanske den uppgiften kommer att falla på dig. En agenda är mycket till hjälp för att möten ska fungera smidigt och effektivt.

Du kan anfalla på ditt ledarskapsteam för att skapa en. Eller du kan skapa din egen genom att fråga dig för vilka pratpunkter som mötesledarna har. Reklam

2. Ställ in din mötesminimalsmall

Det blir lättare att justera dina digitala anteckningar om misstag eller ändringar görs. Om du inte är en stark typ kan det vara bäst att hålla fast med penna och papper och skriva om vad som är viktigast senare.

För rena digitala anteckningar kan du försöka använda e-postmallar som du kan hitta online för att hålla dig organiserad. De är visuellt attraktiva för delning (mer om det senare). Digitala noteringar är också enklare att distribuera i allmänhet.

Ett annat alternativ för att skapa en digital skiss är att använda tabeller i Google Dokument. Välj eller skapa rätt mall eller program för att passa den information du behöver skriva.

3. Organisera vad du ska skriva

Varje organisation och kanske laget kommer att ha olika snygga mallar för sina mötesminuter. Det viktiga är att bestämma vilken information som är viktig och skapa en tydlig organisation kring det.

Du kanske vill samråda med mötesdeltagarna före och efter varje möte för att se vad deras preferenser för mötesminuten är.

Här är några viktiga saker att lägga i dina mötesminuter:^[1]

• Datum och tid
• Deltagare
• Protokoll från föregående möte
• Beslut som fattats, åtgärdsposter
• Nästa mötesdatum och tidpunkt

Deltagare är viktiga att vara listade så att de kan hållas ansvariga och för rekordhushållning. Du kan också lista vem som inte kunde delta i mötet och se till att någon har granskat dina mötesminuter med dem senare.

För åtgärdsposter, se till att lista specifika steg som måste tas och vem som är ansvarig för varje del. Åtgärdsposter ska stå ut bland allt innehåll i sin egen sektion eller genom att placera i fetstil. Det här är troligtvis de viktigaste punkterna i dina mötesminuter. Reklam

Återigen kan mer eller mindre innehåll önskas av gruppmedlemmarna baserat på dina första försök. Rådfråga dem för att ta reda på vad som ska inkluderas eller vad som ska tas bort. De kan också föredra en annan designlayout.

Ta feedback med saltkorn och försök att få en konsensus så mycket som möjligt. Vad en person kanske föredrar kanske inte är bäst för hela gruppen.

4. Ta goda anteckningar

Det finns många metoder för notering, så du måste hitta vilka som fungerar bäst för dig.

Kom ihåg att du inte behöver skriva ner varje ord som sagt. Skriv bara ned en förkortad version av vad som är viktigt för medlemmarna av mötet att komma ihåg senare.

Om du är orolig för att få tag i all viktig information kan du även försöka spela in noterna med din telefon eller dator för att granska senare. Var noggrann, men stressa inte ut dig själv.

Läs Nästa

17 Obs! Tips som kommer att förändra hur du behåller info

6 hackar för att göra dina affärsmöten mer effektiva

7 Kraftfulla steg för att uppnå karriärsucces

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Du kan alltid be någon att snabbt granska något du kanske har missat. Ditt team kommer att vara tacksam när du ber om förtydligande eftersom de förstår vikten av att ha dessa uppgifter senare.

Om du befinner dig kämpar för att hålla dig uppmärksam, kommer dina mötesminuter sannolikt att lida. Se till att du har tillräckligt med energi genom att ha ett mellanmål och en drink före. Eliminera störningar som din telefon. Du kanske måste offra sitter bredvid din favoritmedarbetare om du tycker att du själv viskar fram och tillbaka för mycket.

Kom bara ihåg vikten av din uppgift. Du vill inte vara ansvarig för att missa ett viktigt beslut eller åtgärdspost. Reklam

Vissa artiklar borde ha förfallodagar. Åtgärdsposter kan behöva listade steg för att uppnå. Alla åtgärdsposter ska ha ett namn som är kopplat till vem som utför dem.

Om mötesledaren misslyckas med att tilldela en åtgärd till någon eller ett förfallodag, uppskattar de dig att fråga. Apples Steve Jobs hade en “Direkt Ansvarig Individ” (DRI) för varje uppgift som tilldelats i ett möte.

Förfallodatum och namn säkerställer att uppgifterna uppnås. Det här är inte en livsmedelsbutik, det är en karta till nästa vecka.

5. Gör det attraktivt

Vad bra är att möta minuter om ingen vill läsa dem?

Du borde redan ha en snygg och organiserad mall. Lägg till element som gör det lättare att smälta som korrekt användning av fet typsnitt och kursiv. Djärva typsnitt kan användas för rubrikrubriker eller för att markera mycket viktig information.

Använd inte för mycket fet skrift om annars det kommer att förlora det är värde och bli rörigt. Färgade teckensnitt kan också ofta vara klibbiga eller rita för mycket uppmärksamhet; var så försiktig med hur du använder dem.

En färgad gräns kan vara effektiv för att beskriva en viktig åtgärdspunkteravdelning. Experimentera och se vad som är bäst för att göra dina mötesminuter attraktiva.

Förutom att framhäva viktig information med attraktiv design kan du ta chansen att förbättra varumärket inom arbetsplatsen. Genom att inkludera branding i dina mötesminuter kan du inspirera till ökad brandkonsistens bland dina lagmedlemmar.^[2] De kommer att se den ansträngning du gör och hur attraktivt materialet är, vill sedan tillämpa det på egna utgångar. Lägg till organisationens logotyp och varumärkesfärger. Reklam

Men framför allt, håll protokollen organisationen smältbar.

6. Fördela protokollet

Dina mötesminuter ska delas ut så snart som möjligt efter mötet, så att lagmedlemmarna kan komma till arbetet med åtgärdsposterna. Detta är också avgörande för alla som kanske har missat mötet.

Det är lättast att distribuera minuter digitalt via e-post eller genom att tillhandahålla en Google Doc-länk som alla kan titta på. Många föredrar fortfarande en tryckt kopia för att hålla med dem. På så sätt kan de ta anteckningar på det och fysiskt korsa ut saker när de slutför dem.

Du kan antingen ha de tillgängliga på en gemensam plats på kontoret eller fråga vem som vill ha en tryckt kopia levererad till dem.

Slutgiltiga tankar

Mötesminuter kräver en process av engagemang och förfining. Från tid till annan kommer du förmodligen att höra ett klagomål från en kollega om något som saknas på mötesminuten.

Ta det inte personligen. Det är en svår uppgift som tar mycket fokus och ansträngning. Det kan finnas tillfällen när ditt lag inte fullt ut uppskattar mötesminuten. Men du vet aldrig vilken dag eller vecka att de verkligen kommer i trubbel utan dem.

Din uppgift att ta mötesminuten är ovärderlig för att du håller laget ansvarigt. Din inspelning gör dem mer effektiva, för låt oss vara ärliga, människor är ofta glömliga. Det är tack för er att mötena är meningsfulla under en vecka.

Lycka till när du definierar och förfina din process. Fortsätt att ta feedback för att förbättra dina färdigheter och mallar. Varje grupp är annorlunda och föredrar att ha olika typer av mötesminuter. Hitta vad som fungerar bäst för ditt lag.

Med dina stora ansträngningar leder du ditt team till bättre effektivitet och ansvar.

Utvalda fotokredit: Avbryt via unsplash.com

Referens

[1]	^	Wild Apricot: Hur man skriver effektiva mötesprotokoll (med mallar och exempel)
[2]	^	LucidPress: Hur man behåller varumärkeskonsistensen när ditt företag växer