Om du är upptagen men fortfarande hittar ditt hårda arbete betalar du inte, du saknar nog denna viktiga skicklighet

Tidigare USA: s president Dwight Eisenhower var ansvarig för att sätta ihop en av de viktigaste men ändå grundläggande enkla att förstå begreppen i tidshantering. Eisenhowers Urgent / Important Principle är ett verktyg för att dechiffrera vilka uppgifter som behöver åtgärdas mer omedelbart än andra. Den som använder principen kommer bättre kunna organisera och orkestrera sina dagliga uppgifter. Denna färdighet är särskilt viktigt för upptagna människor som befinner sig för hårt och fortfarande inte får allt gjort.

Eisenhowers Urgent / Important Principle placerar uppgifter i fyra kategorier:

• Viktigt och brådskande
• Viktigt men inte brådskande
• Inte viktigt men brådskande
• Inte viktigt och inte brådskande

Dessa fyra kategorier används för att märka och organisera vilka uppgifter som behöver åtgärdas först och vilka som senare kan kontaktas. Genom att hävda någons betydelse och brådska, kan vi bättre identifiera vad som kommer först:

Det som dessa kvadranter avslöjar är att identifiera vilka uppgifter som är viktiga eller brådskande pekar på tidsstyrning och det som gör oss mest effektiva. Till exempel sade president Obamas tidigare kampanjchef i en artikel från WebMD att Obama värderade sin tid att träna och att det hjälpte honom att bränna honom under resten av sin dag. Enligt Obama, “Resten av min tid blir mer produktiv om du ger mig min träningstid.” Artikeln går vidare i detalj om hans rutin och hur han värderar sin betydelse. Reklam

James Clear, en beteendemässig psykologförfattare, noterad i en bloggpost som “För ofta använder vi produktivitet, tidshantering och optimering som en ursäkt för att undvika den svåra frågan: "Måste jag faktiskt göra det här?" Det är mycket lättare att vara upptagen och berätta själv att du bara behöver vara lite effektivare eller att "arbeta lite senare ikväll" än att uthärda smärtan att eliminera en uppgift som du är bekväm med att göra, men det är inte Den högsta och bästa användningen av din tid.”

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Låt oss ta en djupare titt på varje kvadrant, vad det betyder och hur vi ska anstränga alla våra uppgifter med brådskande eller betydelsefulla (eller båda).

Urgent och viktigt

För brådskande / viktiga uppgifter kan de uppstå oväntat eller kan ha lämnats i sista minuten. Dessa uppgifter måste hanteras före tid. Planera att ta itu med dessa uppgifter så att de inte blir stressiga när det gäller tidsfrister. Det är också en bra idé att lämna lite wiggle rum i ditt dagliga schema, bara om oväntade uppgifter uppstår.

Bedöm dina deadlines. Flyttar du i en lämplig takt för att möta denna tidsfrist?

Nödfall händer. Oavsett om de är oväntade möten eller sjukdomar eller skador, kan de inte släckas förrän senare. Reklam

Detta kommer att tvinga dig att ompröva din arbetslista och hur mycket tid du måste tillämpa på varje kvadrant.

Viktigt men inte brådskande

Inte brådskande / Viktiga uppgifter är integrerade i personlig tillväxt, bygga relationer och uppnå långsiktiga professionella mål. Om dessa uppgifter ges rätt tid kommer de inte att bli brådskande. Detta kommer att förhindra oväntade och sista minuten uppgifter från oväntat cluttering upp din tid senare, hålla stress och frustration i sjön. Du kommer att kunna slutföra arbetet effektivt och effektivt.

Övning är ett exempel på detta. Personlig tillväxt genom träning är inte en ökning över natten. Träning för en körning eller någon annan form av tävling börjar inte några dagar tidigare. Planera dina mål i förväg, men lämna utrymme för brådskande, oväntade uppgifter.

Att upprätthålla dina relationer är också viktigt. Håll dig uppdaterad med vänner och familj och partners, men var uppmärksam på hur mycket tid du gör här. Det finns en sådan sak som att sätta för mycket tid i relationer. Dina mål är också viktiga. Om du fortsätter sätta av dem kommer de snart att bli brådskande och du kommer att bli stressad. Det kan påverka dina relationer på lång sikt.

Urgent men inte viktigt

Urgent / Inte Viktiga uppgifter är besvärliga och kommer i vägen för dina mål. Att svara på telefonsamtal eller e-postmeddelanden som inte är relevanta för dina mål eller att delta i möten med personer som inte ger något värde för att slutföra dina aktiviteter kan vara bortkastad tid. Undvik dessa om möjligt och delegera aktiviteterna om du kan. Något att tänka på: du säger ja till personen, men Nej till uppgiften. Reklam

Om någon eller något kräver att du ofta gör saker för dem, kan det vara bäst att ordna tid för dem i ett större tidsintervall. Detta gör att du kan fokusera energi och tid på flera saker.

Svara på tidskänslig korrespondens efter behov. Vänta inte till efter en tidsfrist för att informera någon när denna tidsfrist är:

Du: “Hej, klassen börjar på middag idag.”

Kollega: “Verkligen? Eftersom det redan är 2 P.M.!”

Inte brådskande och inte viktigt

Inte brådskande / Också viktiga uppgifter bör också undvikas. Spendera tid på Facebook eller Twitter, titta på tv och shoppa (när det inte är viktigt att du fyller i dina uppgifter för att få saker du köper) kan avsevärt tömma din tid. Begränsa dessa uppgifter så mycket som möjligt. Det kommer inte alltid vara enkelt att säga nej till dessa mestadels fritidsaktiviteter, men det är viktigt att vara uppmärksam på hur mycket av den tiden du använder här. Reklam

Ja, alla pratar om den nya showen på Netflix. De tittade på den här helgen och lägger redan in memes och gifs på Facebook. Det betyder inte att du måste göra detsamma.

Fullständiga uppgifter först och sedan bedöma om du har tid att delta i fritiden. Annars beräknar du, och det påverkar alla andra kvadranter.

Sammanfattningsvis

Eisenhowers principer kan vara avgörande för att utveckla kompetens för att effektivt och konsekvent genomföra uppgifter, delegera ordentligt och arbeta effektivt. Ta dig tid att titta över dina uppgifter för att bestämma vilken kvadrant de hör hemma till.

• Finns det en deadline? Om ja, då är det viktigt.
• Är tidsfristen snart? Om ja, då är det brådskande.
• Är uppgiften nödvändig för att slutföra de andra uppgifterna? Om ja, då är det viktigt.
• Kan jag delegera uppgiften till någon annan? Om ja, då är det inte viktigt.
• Vad har det att göra med din personliga tillväxt?
• Vad har det att göra med din professionella tillväxt?

Fråga dig själv dessa frågor när du behöver bestämma en uppgiftens vikt och brådska. Skapa ett kvadrantbord någonstans för att hjälpa dig att visualisera alla dina uppgifter. Det här är en utmärkt övning för tidshantering, och det kan vara grunden för hälsosamma arbetsvanor som håller fast under en lång tid.

Utvalda foto kredit: Jazmine Quaynor via stocksnap.io