Är Google redo att hantera ditt företag? (Del 1 av 2)

Som ett stort fan av online, Web 2.0-applikationer, har jag länge följt Googles ständigt ökande stabila webbaserade tjänster, från Google Dokument till Google Voice till Google Reader. Deras stora och växande samling av onlineapplikationer och -tjänster gör det alltmer möjligt att överväga att driva större delen av ditt företag med gratis (eller låga) Google-applikationer. Till och med stora företag har kommit till handlingen, med stora företag som GE som ger Googles Google Apps for Business-svit en virvel. Och med de senaste tilläggen till Googles stabila posten, Postini, en tjänst för säkerhetskontroll och upptäckt av e-post, börjar en del frågor om säkerhet och överensstämmelse äntligen tas upp. Reklam

Även om jag faktiskt inte driver något större företag än mig själv, tittade jag nyligen på Googles erbjudanden och hur de skulle kunna användas i en liten till medelstora affärsinställning. Här tittar vi på några av de grundläggande uppgifterna som företag måste göra - kommunikation, produktivitet och marknadsföring - och hur Googles tjänster, både de i deras Google Apps-paket och bland deras fristående tjänster, kan hjälpa företag att få jobbet - och där Google inte tycks göra märket.

Kommunikation

En av kärnfunktionerna i något företag är kommunikation, både bland sina anställda och med kunder, säljare och media. Google Apps kombinerar e-post, chatt, kalender, dokumentskapande och redigering samt samarbetsverktyg i en svit. Andra tjänster inkluderar Google Voice (tidigare Grand Central), en telefon vidarebefordran och röstbrevlåda som också erbjuder billiga utgående samtal. Reklam

Bland dessa tjänster, Gmail är lätt det starkaste. Som en del av Google Apps kan företag snabbt konfigurera @ yourdomain.com-e-postadresser, var och en med sin egen online-brevlåda. Gmails integration med Googles kraftfulla sökteknik gör det enkelt att få tillgång till arkiverad information, och full POP och IMAP-åtkomst innebär att du kan komma åt e-post via den stationära klienten du väljer, inklusive Outlook.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Online-användare av Gmail har också tillgång till en mängd olika funktioner från Google Labs (tillgänglig från övre högra hörnet i Gmail), till exempel möjligheten att spara och återanvända boilerplate-text. Online-gränssnittet innehåller också en enkel uppgiftshanterare, som delas med Google Kalender, vilket gör att daterade uppgifter kan placeras direkt på din kalender utan att lämna Gmail. Gmail-kontakthanteringen är ganska svag, med ingenting som kundrelationshantering (även om Salesforce.com-användare kan dra nytta av Salesforce för Google Apps, som integreras med Gmail, Google Kalender, Dokument och Google Talk.). Reklam

Postini, ett nyare Google-förvärv, ger regelbaserad säkerhet och e-postarkivering och upptäckbarhet för företag som behöver försäkra sig om HIPAA- eller Sarbanes-Oxley-överensstämmelse, eller helt enkelt behöver en hög säkerhetsnivå för både inkommande och utgående meddelanden. Några av Postinis tjänster är integrerade med Google Apps Premier. andra måste köpas separat. Alla Postini-funktioner är också tillgängliga för icke-Gmail-användare genom att dirigera ditt e-postmeddelande via Googles servrar.

Google Talk är inte det mest populära IM-systemet där ute, men det erbjuder mer än tillräckligt med ström för interkontorskommunikation. Tjänsten kan nås via en dedikerad klient, en popup-klient i Gmail eller tredjepartsklienter som Digsby eller Pidgin. Röst- och videofunktioner är anständiga, men saknar förmågan att övergå till vanliga telefoner som Skype eller andra VoIP-system. Reklam

Google röst ersätter traditionella röstbrevlåda och vidarebefordranstjänster, vilket ger användarna ett enda telefonnummer som kan vidarebefordras till en, en del eller alla användarens andra telefonnummer - eller olika kombinationer av telefoner baserat på användarskapade regler. Meddelanden kan hämtas via traditionellt röstbrevlåda, eller ljudfiler kan skickas via e-post. Tyvärr erbjuder Google Voice inte en tjänst på affärsnivå som gör det möjligt att byta ut ett PBX-system. För närvarande är det inte helt öppet för allmänheten och kräver en inbjudan att registrera sig.

För att hålla på toppen av branschnyheter, världshändelser, bloggar, Twitter-sökningar och till och med information och uppdateringar inom din organisation, gratis Google läsare erbjuder kanske den bästa RSS-läsaren på marknaden. Eftersom de flesta appar i Google-sviten (liksom andra onlineapplikationer och tjänster) erbjuder en ström av uppdateringar via RSS, kan läsaren enkelt bli den “nav” av ditt företag. För att hålla flikar om hur ditt företag diskuteras på webben, lägg till flöden från Google Alerts, som låter dig skapa sökningar mot Googles webb-, nyhets-, blogg- eller videosökmotorer, såväl som i Google Grupper eller i alla fem med en “omfattande” Sök. Alla av dem informerar när en viss term visas i de 10 bästa (topp 20 för webb, topp 50 för Google Grupper) sökresultat på den termen. Google-varningar är perfekta för att spåra hur ditt företag eller produkter skrivs om på webben - sätt dem upp för ditt företag och varumärken samt för allmänna sökningar i ditt fält för att hålla reda på din tävling. (Google Alerts kan också skickas via e-post).

För kommunikation mellan projektgrupper, försök att skapa en privat lista på Google Grupper, ett gratis email listhanteringssystem. Grupper kan vara offentliga eller tillgängliga endast för de personer du lägger till direkt, vilket möjliggör kommunikation både inom din organisation och med din allmänhet. Liksom alla Google-produkter är möjligheten att söka i dina arkiv med hjälp av Googles sökmotor den starkaste punkten i tjänsten, vilket annars är jämförbar med andra adresslistor som Yahoo Groups.

I del 2 i detta inlägg diskuterar jag Googles erbjudanden för produktivitet och marknadsföring. Att vara ärlig är dock att Googles erbjudanden i kommunikation är deras starka punkt. deras produktivitetsapplikationer, medan de är användbara, tenderar att vara mycket mer begränsade än liknande erbjudanden, även deras online-konkurrens. Jag kommer att sluta med en kort bedömning av var Googles tjänster kanske eller inte är lämpliga val för små och medelstora företag. Vi ses då!