Det är dags att verkligen tänka på e-post

Tänk på ditt förhållande till din inkorg.

Det har gått tillräckligt länge.

E-post har lyckats ta hand om alltför många liv och distraherar oss från vad vi egentligen borde göra genom att suga oss tillbaka på att svara på meddelanden som kommer fortlöpande på oss.

E-posttekniken är underbar genom att vi faktiskt kan kommunicera med varandra från motsatta ändar av världen eller från nästa dörr med bara några tangenttryckningar och en “svischande” från våra dators högtalare, men det har kommit till en kostnad som är ute av kontroll.

Med ny teknik blir vi ofta så glada över vad det kan göra att vi glömmer vad det var tänkt att göra. Vi börjar låta tekniken styra oss snarare än tvärtom. En ringande telefon blir besvarad eftersom den bara ringer, ett fax tas upp eftersom det bara har blivit nyligen faxat. Och så går det med e-post. Men det behöver inte vara så. Reklam

Det är dags att verkligen tänka på e-post - från insidan ut.

E-post definieras enligt följande:

“... meddelanden som distribueras elektroniskt från en datoranvändare till en eller flera mottagare via ett nätverk.” - via Apples inbyggda ordboksprogram

Låt oss bryta ner det lite. Men det som jag hittade ganska störande från get-go är den provföljning som erbjuds med definitionen: Reklam

“Läsa e-post har blivit morgondagens första uppgift.”

Usch. Inte precis det mest produktiva sättet att börja på morgonen. Men jag avviker.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

E-post är en förkortning av “E-post”, vilket ger oss tillbaka till termen “post”, vilket är:

“... bokstäver och paket som förmedlas av postsystemet.” - via Apples inbyggda ordboksprogram

Allt detta kan tyckas ganska uppenbart för många av er. Men låt mig fråga dig: Har du någonsin stått vid ytterdörren och väntar på att posten kommer fram? Du kan ibland vänta på ett visst paket eller brev att anlända. Men har du gjort det varje dag, kolla så ofta för att se om posten har kommit? Antagligen inte.

Så varför gör så många av oss det när det gäller e-post?

Den ögonblickliga aspekten av e-post har skapat en reaktion hos många av oss som skulle vara preposterous om vi tillämpade den på vanligt gammal “snigelpost”. Att försöka bryta sig från att reagera på detta sätt till e-post är svårt eftersom det inte bara är dina egna vanor som behöver brytas, men vanorna hos dem som skickar dig meddelandena. Försöker förklara för dem att du kommer att bli mindre reaktionär när din inkorg signalerar ett nytt meddelande har kommit fram är en utmaning, och det kommer att bli ett mycket svårt piller för många att svälja.

Men det måste göras. Reklam

Sällan (om någonsin) lät folk posttjänsten diktera hur deras dagar gick. När posten kom, satt den i brevlådan tills den var redo att hämtas. I vissa fall skulle det vara flera dagar innan du gick till postkontoret för att hämta det. Även om du hade mail levererad till din dörr så skulle du inte alltid hoppa för det när brevbäraren kom fram för att leverera den. Vi måste börja tillämpa samma övning i vårt elektroniska brev. Vi måste vara mer proaktiva med det än reaktiva. Vi måste styra vår mailbox istället för att låta det reglera oss.

När ditt e-postprogram signalerar att ett meddelande har kommit, är det inte ett kommando att gå och kolla in det. Det är ett larm. Det är en anmälan. Du har en fråga om när du vågar in i din inkorg. När du börjar ta tillbaka kontrollen av e-post kommer du att upptäcka att det går inte att skriva in ditt e-postprogram utan att det är mer och mer rutinmässigt - en rutin du har utformat. Tänk på det: hur många e-postmeddelanden sitter i din inkorg just nu? Varför är de där? Är det för att du ännu inte har att hantera dem och har ingen önskan att? Är det för att du använder din brevlåda för att hantera vad du måste göra dagligen i stället för att använda din brevlåda som ett sätt att samla information för att lägga till den plats du ska lägga på så att du kan hantera dina uppgifter korrekt?

Varför verkar e-post viktigare än icke-elektroniskt mail?

Visst, e-post har också ersatt telefonen i många fall. Ändå finns det tillfällen där vi har “höll våra samtal” när vi gör något som kräver total fokus och inga distraktioner eller avbrott. Gör vi det också för e-post? Vi borde. Reklam

E-postalternativ

1. Direktmeddelande. Bör användas när ett svar behövs omedelbart. Tänk på det som telefonen för det 21: a århundradet.
2. Telefon. Fungerar fortfarande bättre än båda e-postmeddelandena för att förmedla betydelsen av saker som finns till hands. Direktmeddelanden är effektivare för att låta människor spåra samtal, men telefonen är mer ... mänsklig.
3. Sociala nätverk. Tar saker utanför din vanliga e-postinbox och fungerar ofta bättre för att dela saker. Så länge som integritet inte är det viktigaste, kan sociala nätverkssajter som Facebook, Twitter och Google+ hålla din inkorgsladd ner.

Vad finns i din inkorg?

Det är dags att tänka på e-post som det är: en kommunikationsmetod som är snabbare än de flesta andra typer som vi har tillgång till i dagens samhälle. Det är inte något som borde hindra oss från att göra det viktiga arbetet. Det är vad som bör göra det möjligt för oss att få den information vi behöver för att göra mer av det viktiga arbetet. Det måste användas i enlighet med dem både på sändnings- och mottagningsänden.