Produktivitet gjort enkelt De 7 viktigaste delarna av GTD

Precis som de fem elementen (Brand, Jord, Metall, Vatten och Trä) har GTD egna element. Bara det finns sju istället för fem ... och inte nästan lika episka.

I de tidigare delarna av den här serien pratade vi om saker som hur man väljer vad man ska göra nästa och hur man sammanställer projektlistan (och din nästa arbetslista). Idag är det dags att fördjupa sig i detta ämne och förklara huvudelementen lite mer i detalj.

För att inte hålla dig hängande längre ... låt mig berätta vad de sju huvudelementen i GTD är:

• Projektlista
• Nästa uppgiftslista
• Framtida / kanske lista
• Kalender
• “Väntar på” Lista
• Resursfiler
• Den immateriella (vänta på det ...)

Att vara bekant med dessa element, att veta hur man använder dem och förstå deras syfte är nyckeln till att implementera GTD framgångsrikt.

Jag vet att det låter som mycket arbete, och att några av elementen inte är tydliga vid denna tidpunkt, men jag försäkrar dig, det är mycket lättare än det verkar.

Låt oss ta det från toppen och prata om det första elementet på listan:

Projektlista

Vi pratade kortfattat om den här i den föregående posten - Valde vad som ska göras nästa med GTD. Gärna checka ut om du inte redan har det. Posten förklarar också betydelsen av projekt som definieras i GTD.

I huvudsak är din projektlista där alla dina aktuella projekt är listade. Reklam

Varje projekt har sin egen del i Projektlistan. Varje avsnitt är en ganska komplett samling av olika saker om ett projekt.

En sådan projektavdelning innehåller vanligtvis saker som:

• En kort beskrivning av projektet. Det här är till hjälp när du vill komma tillbaka till ett visst projekt efter ett tag av inaktivitet, och du kan inte komma ihåg vad projektet handlade om exakt.
• En lista över uppgifter som måste göras för att slutföra projektet.
• Referenser till andra material som kan vara praktiska när du arbetar med projektet.

Det första elementet är ganska självförklarande. Den andra har förklarats i föregående inlägg. Så vi är kvar med den sista - referenser till andra material. Sanningen är att när du arbetar på något behöver du en uppsättning olika saker som referens (eller annan information som hjälper dig att få projektet gjort).

Låt oss använda de enklaste exemplen bara för att förklara det här kortfattat - vårt bilfixeringsexempel. Vissa referenser till andra material kan innefatta: lista över alla professionella garage i ditt område, telefonnummer, viktigt pappersarbete för bilen.

Naturligtvis har varje projekt olika egenskaper, så det finns ingen universell mall för dessa referenser, men jag är säker på att du får idén.

Nästa uppgiftslista

Som jag sa i föregående inlägg, Det är här du spenderar mest av din tid när du arbetar med GTD.

I huvudsak innehåller nästa uppgiftslista bara en uppgift från var och en av dina projekt. Inte mer, bara en enda uppgift.

Återigen förklarar föregående inlägg (Val av vad som ska göras nästa med GTD) förklaringen och uppbyggnaden av nästa uppgiftslista i detalj.

Framtid / Kanske Lista

Detta är ett nytt element. Vi har inte pratat om det ännu. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Syftet med denna lista är mycket enkelt i naturen. Den innehåller allt som du vet att du inte kommer att kunna vidta åtgärder just nu (Future) eller saker som du inte är säker på om du kommer att vidta åtgärder på dem någonsin (kanske).

Syftet med denna lista är att ge dig en plats att lagra alla dina idéer, möjliga projekt, saker som bara verkar intressanta, saker du inte vill glömma, etc.

Uppförandet av listan är inte definierat exakt, så allt du vill kan hitta sin plats där. Särskilt saker som:

• Korta beskrivningar av nya projekt.
• Enstaka uppgifter du tänker göra.
• Slumpmässiga, men ändå handlingsbara tankar om någonting.
• Saker (förfrågningar, projekt, uppgifter) andra har skickat dig.
• Sammanfattningar av intressanta artiklar / inlägg som du kanske vill vidta åtgärder i framtiden.

Nästan allt som är värd att behålla för möjliga framtida handlingar finner sin plats i framtiden / kanske listan. Det finns inga andra regler som är viktigare än den här.

Kalender

En kalender verkar som en ganska uppenbar sak. Men det är inte. Många faller i en fälla för att sätta allt i en kalender. Det är en vana. Och det är dåligt.

Det största problemet med en kalender är att vi ofta använder den för att lista några saker vi tror att vi kommer att kunna göra på en viss dag. Så vi hamnar med tiotals uppgifter, en ovanpå varandra, som inte görs på önskad dag. Det gör det också väldigt enkelt att förbise några uppgifter som absolut måste göras på en viss dag.

Din kalender är helig. Det verkliga syftet med en GTD-kalender är att låta dig veta att om du sätter något i det betyder det att den här specifika saken bara kan göras på det exakta datumet du har valt ... eller ALDRIG.

Jag är seriös. Det är verkligen din enda chans att göra saken. När du saknar det, är den förlorad för evigheten.

Vad är syftet med allt detta? Det är enkelt. Det är för att alla de verkligt tidskänsliga uppgifterna inte får förbises. Reklam

Låt oss säga att du har en doktorsavhandling. Sådana möten är alltid inställda till ett visst datum och en timme. Om du saknar det, du missade det, och du måste göra ett annat möte. Du kan inte bara dyka upp nästa dag och säga “Förlåt att jag är sen.” Det här kommer inte fungera.

Läkarens exempel är egentligen perfekt för att förklara syftet med en GTD-kalender. Det är verkligen en helig plats. Om något blir satt i kalendern finns det ingen möjlighet att omplanera det eller skjuta upp det. Det är som om det är skrivet i sten.

Vad är den största fördelen? Du kommer bli förvånad över hur små saker du kommer att ha i din kalender när du implementerar det här.

“Väntar på” Lista

Det här är också ett nytt element. Helt enkelt innehåller den här listan alla de saker du väntar på.

“Saker du väntar på” är en vag förklaring så låt mig ge dig några exempel:

• E-postmeddelanden du väntar på andra människor att skicka dig.
• Ett samtal som din fastighetsmäklare skulle göra för dig.
• Priset på mexikanska peso att gå ner så att du kan köpa lite valuta för din semester.
• Din bil ska fixas så att du kan hämta den.
• Ditt inlägg ska publiceras på Lifehack.org.

Denna lista är en plats för alla saker som är något oberoende av dina handlingar, men du väntar fortfarande på att de ska hända.

Vad är syftet med? Helt enkelt att inte glömma det faktum att någon skulle göra något för dig, och de är sena. Det är så att du inte vaknar en dag och säger, “Vänta en minut, min artikel skulle vara publicerad som 2 månader sedan!”

Resursfiler

Resursfiler innehåller varje bit av information du kan behöva för att fortsätta med dina projekt, arbete och ... i huvudsak ... livet. ”Resursfiler” är inte det bästa namnet i världen, så låt oss visa några exempel:

• Artiklar som kan bli praktiska.
• Blogginlägg du har läst (eller skrivit).
• Din katalog med flikar och anteckningar (om du är en gitarrist, till exempel).
• Din anteckningsbok med kontakter.
• Din lista över de bästa restaurangerna i staden.
• Vissa böcker du vill granska.
• Varje bit viktig information som lagras på datorns hårddisk.
• Bilder från din senaste semester.
• och så vidare…

Jag antar att den enda regeln är att lagra allt som inte kan hanteras på något sätt, men du vill behålla det ändå. Reklam

Som du föreställer dig är det förmodligen det största volymen av dem alla. Inget annat kommer till och med nära din resursfil. Tack och lov, vi gör idag de flesta av våra saker på en dator, så vi behöver inte leka med massor av papper.

Det immateriella elementet

Detta är den sista och viktigaste delen av dem alla. Det är den immateriella: Förtroende.

Om du inte har förtroende för GTD så kan inget annat göra systemet fungerar för dig. Om du vill att GTD ska hjälpa dig att göra ditt liv och jobba mer organiserat måste du lita på att GTD verkligen kan göra det för dig.

Tillit är inte så viktigt för andra, enklare metoder. Men GTD är annorlunda. Det är lite komplicerat. Det har inte uppfunnits över natten. Det är ett resultat av år av arbete och erfarenhet av författaren - David Allen. Det är inte oavsiktligt. Och det är därför det fungerar.

Men för att få det att fungera du måste lita på det, eller - som vissa gillar att kalla det - upphäva din misstro medan du lär dig GTD. Det kommer att löna sig snart.

Det har redan varit tre delar av produktiviteten Made Simple-serien. För närvarande litar du på att det kan förändra hur du jobbar? Dela dina tankar i kommentarerna.

(Fotokredit: Handledning eller Rådkoncept via Shutterstock)