Ta en semester från din email!

Med tanke på hur användbar - revolutionerande, jämn - e-post är som ett kommunikationsverktyg kan det också vara en otrolig dränering på produktiviteten. Om du är något som jag har du diskussionslistor, nyhetsbrev, Google-varningar, Facebook-uppdateringar, bloggkommentarer, annonser, automatiska säkerhetskopior, påminnelser och alla andra saker som häller in i din inkorg hela tiden - allt förutom e-postmeddelanden från faktiska personer som faktiskt försöker kommunicera med dig.

Naturligtvis vet du att du minimerar dessa ingångar, för att begränsa uppdateringar till endast de som du behöver mest, för att utvärdera varje nyhetsbrev för att se till att det verkligen ger värde (vare sig det gäller information eller underhållning), att endast prenumerera på de listservs som erbjuder mest använd, för att avbryta abonnemang från annonser när det är möjligt, och så vidare. Och självklart vet du att du konfigurerar filter för att avleda de väsentliga men icke-brådskande sakerna i en “läs senare” mapp eller motsvarande. Reklam

Men det kommer fortfarande. Och medan du är djup i dina tankar, vet du förmodligen att du bara ska kontrollera din e-post vid fastställda tider under hela dagen, det verkar som om det alltid finns något värt att kolla in mellan de ojämnliga tiderna - ett svar på ett personligt e-postmeddelande skickat natten innan, en viktig information du inte kan avancera på något viktigt projekt utan en listservgänga du är djupt engagerad i, eller vad som helst.

Och så glider tiden bort. Du kontrollerar för den ena delen av viktiga saker, och det är inte där men det finns ett annat viktigt email som tar upp din uppmärksamhet. Och vid den tiden hanterar du den där, ännu en annan. Då kommer den du letar efter, och det behöver hantera, och sedan ett oväntat brådskande e-postmeddelande, och då och då och då ...

Och innan du vet det har timmar gått. Reklam

Läs Nästa

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Om du inte har en disciplin av stål och ett hjärta av sten kan det vara svårt, om inte omöjligt, att bryta sig ur emailcykeln tillräckligt länge för att få lite seriöst arbete gjort. Jag är inte annorlunda - jag vet att jag har friterat hela tiden bort med att hantera e-postmeddelandet som kom in medan jag väntade på något som var avgörande. Och även om du kan ta några timmar bort kan det vara svårt att komma ihåg det förväntade meddelandet, speciellt om du förväntar dig dåliga nyheter eller den viktiga informationen som behövs för att bryta igenom ett betydande projekt.

Låt oss ta hela dagen av!

Jag önskar att jag kunde vara mer som Tim Ferriss. Genom ett smart system för automatisering, uppskjutning av rutinuppgifter till anställda, och - låt oss möta det - gall, kan Ferriss begränsa sin e-postkontroll till en gång i veckan eller mindre. Okej, jag har inte underlag att delegera min e-post till - och jag är inte säker på att jag skulle vara bekväm att göra det även om jag gjorde det. Och jag definitivt har inte gallret att ställa in en autosvarare som berättar för alla som mailar mig att jag kommer till deras email någon gång under de kommande tio dagarna! Medan Ferriss sysslar med att lära andra att respektera sin tid, kan jag inte låta bli att känna att det är respektlös av den person som skickade ett mail för att anta att deras kommunikation inte är tillräckligt viktig för att titta på genast.

Men vem vet? Det fungerar för Ferriss, och om jag verkligen uppmärksammat sådana saker, skulle jag troligen finna att inget jag någonsin får kräva ett omedelbart svar, eller till och med en “inom-the-veckan” svar. Herre vet att mitt eget e-postbackup har hindrat mig från att reagera längre än det, även till e-postmeddelanden som förmodligen är ganska viktiga. Reklam

Det är fortfarande ett stort hopp, och inte alla av oss har Ferriss smak för att ta enorma hopp. Låt mig istället göra ett mer blygsamt förslag: gör en dag varje vecka en e-postfri dag. Helt få företag har antagit “e-postfri fredag” som en politik under de senaste åren, till varierande grad av framgång.

Konceptet är enkelt nog: för en dag i veckan öppnar du inte ditt e-postprogram (eller webbmail). Stäng av meddelanden på din Blackberry eller Droid-telefon, avsluta din Gmail-anmälare - gör vad du behöver göra för att undvika e-post för den dagen.

Konceptet är enkelt, men utförandet kan vara lite komplicerat! Här är några ytterligare punkter som gör det enklare: Reklam

• För att undvika någon “förväntans ångest”, Försök att inte skicka ut e-postmeddelanden som kräver svar på eftermiddagen eller kvällen innan.
• Håll en “att mejla” lista nära till hands hela dagen för att jota påminnelser om e-postmeddelanden som du måste skicka nästa dag.
• Fredagar verkar som en naturlig dag, eftersom det är när arbetsflödet (och arbetsrelaterat e-mail) är avtagande, men jag tror att en halvveckadag antagligen kommer att få större utdelning. Den naturliga fredagens avbrott i arbetet kan äta upp någon vinst du får från att gå e-postfri!
• Ställ in en autosvarare för den dagen, inklusive ett telefonnummer eller annat sätt att kontakta dig om något brådskande kommer upp. Inget behov av att bli komplex: “Jag är för närvarande upptagen i annat arbete och kommer inte att kunna svara på din email idag. Om du absolut måste tala med mig, ring på (888) 555-5555.” (Det finns ett par bra exempel på det här inlägget av Tim Ferriss.)
• Om du inte är säker på att du kan hantera en hel dag utan e-post, låt dig själv kolla e-post bara i slutet av dagen - säg efter 16:00. LÅT BLI kolla på morgonen - så får de dig! Observera dock under den sena kontrollen på din e-maildag - du kanske märker att du aldrig någonsin får något som inte kunde vänta till nästa morgon den följande måndagen.

Låt oss alla prova det här i en månad eller så och se om vi inte är mer produktiva. Om du har några tips för hur du gör detta arbete, låt oss veta i kommentarerna!