Sökningen efter min Ideal GTD App

Under de senaste veckorna har jag letat efter en onlinetjänst som hjälper mig att hålla mig organiserad. Mitt system för tillfället är ett lapptäcke av papper, stationära appar och viljestyrka som har fungerat bra nog i det förflutna men har börjat komma ifrån varandra när jag tar ett ökande antal ansvarsområden. Eftersom jag jobbar på flera olika platser måste jag kunna komma åt en enda källa där jag kan komma åt uppgifter, filer och referensinformation - från vart jag råkar vara. Reklam

Jag har hittat hittat det system som fungerar bäst för mig, även om det finns gott om smarta appar som ser lovande ut tills jag faktiskt kommer ner till arbetssätt med dem. Efter några dagar av spänning finner jag mig själv att hämma produktivitetshinder - vissa av dem på grund av dålig design, vissa på grund av skillnader i filosofi mellan mig själv och programmerare, mest för att jag helt enkelt inte är målklienten - och hitta jag spenderar tid på att leta efter lösningar för att få systemet att fungera snarare än att faktiskt få saker gjorda. Reklam

Titta på och utvärdera alla dessa applikationer har tvingat mig att överväga vad exakt det är som jag letar efter i en ideell GTD-app. Här är några av de funktioner som jag tycker är viktiga: Reklam

• Stödmaterial ska vara bundna till projekt: De flesta av mina projekt handlar om att skapa dokument, och många av dem har också referensmaterial. Jag skulle vilja kunna titta på ett projekt eller en uppgift under ett projekt och med ett klick skapa eller öppna ett tillhörande dokument. Till exempel arbetar jag på en lång akademisk artikel för en bok; Jag skulle vilja ha alla mina anteckningar, PDF-dokument av forskningsmaterial, utkast och annat material tillgängligt när jag öppnar projektet. Foldera gör det på ett sätt, men jag har haft svårt att arbeta med, och det är inriktat mer på affärssamarbete än mot enskild uppgiftshantering.
• Dokumentredigering: Jag vill kunna skapa och redigera dokument från samma gränssnitt som jag använder för att titta på mina projekt och uppgifter. Om det här använder en intern dokumentredigerare eller en länk till en tredjeparts tjänst som Google Docs eller Zoho spelar ingen roll så länge dokumentet sparas tillbaka till det projekt som det tillhör. Med hjälp av ovanstående exempel, om jag arbetar med ett utkast till min artikel vill jag kunna öppna dokumentet, skriva och spara dokumentet tillbaka i det projekt som det tillhör.
• Bulkuppladdning: Varför på jorden gör så många online-appar att du bara kan ladda upp dokument bara en i taget? Vad jag verkligen skulle vilja se är en stationär app som låter mig synkronisera filer, kanske genom att flagga dem på skrivbordet på något sätt och sedan ladda upp dem i bakgrunden - men jag skulle lösa en filhanterare som antingen Låt mig dra och släppa flera filer eller ctrl-välj dem för att ladda upp allt på en gång.
• Integration med skrivbordsverktyg som Outlook: Jag skulle vilja kunna arbeta i Outlook eller andra stationära appar och få jobbet att visas i mitt onlineutrymme - och vice versa. Så när jag kontrollerar ett todo listobjekt “Gjort” online, det är också markerat “Gjort” i Outlook. Flera online-appar gör envägsimport från Outlook, och några synkroniserar manuellt - jag kan inte se varför det inte kunde automatiseras.
• Integration med mobila verktyg: För mig är, som många andra, en PC inte det enda verktyget jag jobbar med. Jag använder en Treo, och andra använder iPhones, Blackberries, och till och med Windows Mobile-enheter (det är sant!) När en dator inte är praktisk. Ändå försöker få online-appar mycket svårt att integrera med dem. Även om åtkomst inte kan vara “leva”, Det skulle vara trevligt att få jobb att visas åtminstone när enheten är synkroniserad. Vad jag verkligen tycker om är integration med mina smartphones appar eller apps från tredje part som Googles - Google har visat att det är möjligt att göra sofistikerade onlineappar som fungerar på en mängd olika mobila enheter.
• Automatisk marknadsföring av framtida uppgifter: När jag utvecklar en projektbeskrivning skriver jag generellt en lista över uppgifter som måste göras för att slutföra projektet. Men när jag tittar på min todo lista vill jag bara veta vad jag ska göra nu. De flesta av de appar som jag har sett dumpar alla todos från alla mina projekt till en huvudlista, vilket är värdelöst för mig - hur kan jag ändra det första utkastet till en artikel när jag inte ens varit i biblioteket för att kolla in böckerna jag behöver undersöka det ännu? Jag vill att min GTD-app ska främja den allra närmaste åtgärden till min todo-lista när jag markerar objektet precis innan det är färdigt.
• Länkar till andra tjänster: Jag skulle verkligen vilja se ett sätt att skicka data fram och tillbaka mellan onlinetjänster, men utesluter att jag åtminstone vill lägga till länkar i gränssnittet till andra onlinetjänster. Det är förvånande för mig hur många GTD-apparater som helst inte har någonstans att placera länkar.
• No-nag-uppgifter: Jag gillar att schemalägga tid eller sätta påminnelser på saker som jag bara behöver påminnas om en gång. Till exempel körtid - Jag schemalägger min vanliga pendling i min kalender, och ibland behöver jag en påminnelse (“hej, du måste gå, kompis!”) men om jag saknar påminnelsen beror det på att jag förmodligen redan kör. Jag skulle vilja kunna skapa en kategori påminnelser som går av en gång och om jag inte är där för att svara på dem, försvinna de bara.
• En exitstrategi Hur jag får mina data ut av en onlineapp är minst lika viktig som hur jag får den i. Mina behov kommer att förändras i framtiden, eller programmerarna kan besluta att ändra något på ett sätt som inte längre uppfyller de oförändrade behoven - eller det företag som är värd för tjänsten kan gå i drift eller avbryta tjänsten. Om mina data är fångade i deras system, är jag knuten. Jag behöver ett sätt att bulk ladda ner allt i sina ursprungliga format (för dokument, filer etc.) eller i dokumenterade webbstandarder (xml, RSS) som kan överföras till ett nytt system, eller åtminstone öppnas på skrivbordet så jag kan Överför information manuellt.

Hur är det med dig? Vilka funktioner söker du i en GTD-app? Vilka tjänster använder du, och vad skulle du ändra för att de skulle passa dina behov bättre? Finns det en bra out-of-the-box-tjänst där ute som jag saknar? Om du kunde utforma din egen perfekta onlinetjänst, vad skulle det göra? Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Låt oss veta dina tankar i kommentarerna.