Att automatisera eller inte automatisera ditt personliga produktivitetssystem

Vi handlar om att göra saker snabbare och bättre runt här på Lifehack. Och en del av att göra saker snabbare och bättre, har ett solidt personligt produktivitetssystem som du använder dagligen.

Detta system kan vara nästan allt som hjälper dig att komma igenom ditt berg av projekt eller uppgifter, och hjälper dig att komma närmare dina mål i livet. Oavsett om det är papper eller bildpunkter, spelar det ingen roll om det. Men eftersom du läser Lifehack måste jag anta att pixlar och tekniska enheter är en viktig del av ditt arbetsflöde.

“Personligt produktivitetssystem” definierad

Ett personligt produktivitetssystem (åtminstone den definition som denna artikel kommer att använda) är en uppsättning arbetsflöden och verktyg som gör det möjligt för en individ att optimalt få sitt arbete gjort.

Arbetsflöden flöden~~POS=HEADCOMP kan vara hur du importerar och hanterar dina foton från din kamera, hur du skriver och skapar blogginlägg, hur du distribuerar kompilerad kod till en server etc. Reklam

Verktyg är saker som planerare, todo-chefer, kalendrar, utvecklingsmiljöer, applikationer mm.

När automatiseringen är dålig

Du kanske tänker att ju mer vi automatiserar våra system, desto mer kommer vi att bli färdiga. Detta är oftast fallet, men det finns en mycket stor “fick dig” när det gäller automatisering av någonting.

Automatisering är en dålig sak för ditt personliga produktivitetssystem när du inte förstår processen i någonting självklart.

Låt oss betala dina räkningar till exempel. Det kan tyckas mycket uppenbart, men om du inte kan hålla fast vid en månadsbudget och har problem med att hitta pengarna för att göra betalningar i tid, så kan automatiseringen av din betalning varje månad vara helt värdelös och kan vara farlig för din personliga ekonomi. Reklam

Ett annat exempel är att använda ett produktivitetsverktyg till “berätta för dig” vilka uppgifter är viktiga och vad man ska göra nästa. Om du inte har tagit ett steg tillbaka och funderat på hur dina produktivitetssystem ska fungera, kommer den här typen av automatisering sannolikt att hålla dig från att få saker gjort.

Du kan bara automatisera något i ditt personliga produktivitetssystem som har lyckats ett tag. Om du försöker automatisera saker som inte hanteras bra redan, kommer du förmodligen att känna dig lite kontrollerad och ha större känsla av att överväldiga.

En annan sak att komma ihåg är att vissa saker alltid ska göras av dig själv, som att svara på viktiga e-postmeddelanden och kommunicera med andra. Automatisering av dessa saker kan visa dina medarbetare och kollegor som du bryr dig inte nog att kommunicera dig själv.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

När automatiseringen är bra

Å andra sidan är automation en bra sak för ditt personliga produktivitetssystem när du förstår processen med någonting och sedan automatiskt kan göra stegen klar. När du vet hur man hanterar något effektivt och förstår steg-för-steg-processen för en del av ditt system, är det nog en bra tid att automatisera det. Reklam

Jag har flera arbetsflöden som jag har introducerat under det senaste året som tar några av de “själlös” jobba från mig så jag kan vara mer kreativ och behöver inte oroa mig för detaljerna om någonting.

På min Mac använder jag en kombination av Automator-arbetsflöden, TextExpander-utdrag och nu genvägar på tangentbordet Maestro för att göra saker som automatiskt beröring av foton importerade från min iPhone 4S eller öppna alla appar och webbplatser som behövs för ett veckovis möte i spetsen för mina skrivbordet genom att skriva några nycklar. När du öppnar dig själv för att automatisera några av dina processer börjar du se andra delar av ditt system som kan dra nytta av automatisering.

Igen; inget av detta fungerar om du inte förstår dina processer och vet vilka verktyg du kan använda för att få dem gjort automatiskt.

De tre stegen för att bestämma om något är “mogen” för automatisering

Om ditt arbetsflöde passerar dessa tre steg, automatisera du bort, älskling: Annonsering

1. Du kan göra denna process i sömnen och det kräver inte din fulla, om någon form av uppmärksamhet. Det kan (och har blivit) hanterat i någon form innan det automatiseras.
2. Processen är tidskrävande.
3. Processen kräver inte “mänsklig finess” (dvs. kommunicerar och svarar på någonting personligt)

Automatisering av dina personliga produktivitetssystem kan vara bra för dig på lång sikt om du är försiktig och medveten om vad du gör. Du måste först förstå de processer som du försöker automatisera innan du automatiserar dem. Bli inte fast i att tänka på att allting ska automatiseras i ditt liv, för att det förmodligen inte borde.

Välj och välj dessa processer klokt och du hittar de som tar upp det mesta av din tid för att vara de bästa som ska automatisera. Vad har du automatiserat i ditt personliga produktivitetssystem?

Utvalda fotokredit: Pexels via pexels.com