Spåra min körsträcka utan att förlora mitt sinne

Jag spårar vart jag går - oavsett om jag reser med bil, tåg eller flygplan - av flera anledningar: Reklam

• Jag kan skriva ut 50,6 cent för varje affärs mil som jag kör 2008.
• Jag kan planera mina resor mer effektivt om jag har en bra uppfattning om hur ofta jag reser, och var.
• Jag kan lätt backtrack, om det behövs, även långt efter resan.

Men att hitta en metod för att spåra resor, speciellt körsträcka, det är inte tidskrävande, kan vara svårt. Jag lärde mig att spåra körsträcka från min mamma, som till den här dagen skriver ner sin körsträcka och läge varje gång hon parkerar bilen på baksidan av sitt senaste gasmottagande. Det blir jobbet gjort, men det verkar som att hon måste ägna mycket tid åt processen, från den faktiska tiden att skriva ner information för att bearbeta den senare.

När du väljer ett körsystem för körning av körsträckor - eller skapa din egen - finns det några mycket specifika faktorer som du bör tänka på:

Dokumentationsbehov: Om du förväntar dig att bli återbetalad för din körsträcka av en arbetsgivare eller kund, vet du från början vilken typ av dokumentation du behöver lämna över - kommer en reseförteckning tillräcklig? behöver du gas kvitton? kommer din resa att behöva godkännande? Detsamma gäller för eventuell körsträcka du avser att göra anspråk på som avdrag för dina skatter. Om du är baserad i USA, om du inte behöver granskas behöver du bara minimal dokumentation. Det är om du blir granskad att du måste kunna dra ut lite papper för att visa att du verkligen kör mycket för ditt jobb. Vilken typ av register kan du fråga: Kelly Erb, av skattgirl, säger, “Det bästa beviset är skrivna poster.” Nyckeln, säger Kelly, är att de måste vara samtida - vilket betyder att du spårade dina resor som du gjorde dem. Elektronisk spårning är bra så länge du fortsätter med det på samma sätt som du skulle behålla ett skriftligt system. Hon rekommenderar att man spårar körsträckan och syftet med en resa, liksom att behålla kvitton för både vägtullar och gas. Kelly erbjöd också ett annat förslag: “Om du använder E-Z-pass eller något liknande, kommer du faktiskt att ha en utskrift av dina resor sammanställda för dig.” Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Andra variabler: Spårar du dina resor för att hjälpa till att göra din veckovisa av erenden mer effektiv? Eller jämnar du din körsträcka till dina utgifter på bensin? Om du behöver spåra andra variabler måste du planera för det faktum från början. Du kan behöva inkludera dina gasutgifter eller antalet gånger i en månad som du besöker en viss plats i en månad i ditt spårningssystem.

Om du är bra om att spela in i allmänhet, kanske du inte behöver stressa för mycket om spårnings miles: säg att du håller en kalender med ganska exakta uppgifter om var du är när som helst - företagsnamn och adresser. Om du inte omväxlar för ofta kan du bara beräkna avståndet från ett möte till nästa (bara plugga in adresser till antingen GoogleMaps eller Mapquest). Reklam

Men för de av oss som hellre vill hålla koll på vår körsträcka när vi går, kan flera webbapplikationer tjäna ändamålet beundransvärt. Personligen gillar jag Jott. När jag når en plats kan jag bara ringa upp Jott och spela in ett meddelande med min körsträcka, min nuvarande plats och mitt syfte (vilket gör saker mycket enklare när jag behöver sortera min affärsresa från allt annat). Och eftersom Jott skickar mina inspelningar till min e-post, kan jag ställa in filter baserat på några ord eller till och med köra sökningar efter specifika platser. Den enda skiftnyckeln i mitt system är det enstaka röstigenkänningsproblemet: Jag går till många platser med uppenbarligen oigenkännliga namn. Men jag kan alltid gå tillbaka till Jott och lyssna på en viss inspelning igen.

Jag släpper bara mina Jotts in i ett kalkylblad - teoretiskt månatligen men realistiskt varje par månader - med några formuleringar inrättade för att lista ut inte bara mina totala resor, men också mina totaler inom kategorier. Jag försöker att formulera mina Jotts på ett sådant sätt att jag bara kan klippa och klistra in medan jag gör något mindre än intellektuellt utmanande, som att titta på tv. Reklam

Men jag kan tänka på många variationer i det här temat som beror på hur du ansluter till internet och vilka applikationer du gillar: du kan sms till ett Twitter-konto, hålla filer på en PDA eller hacka din bil och en GPS-enhet tillsammans så De kan hålla koll på körsträckan utan att du stör dig. Nyckelförskjutningen mellan dessa tekniker och en gammalskolebilbok (som du kan få gratis på ditt lokala H & R Block-kontor om du inte gillar högteknologiska lösningar) är att informationen redan har skrivits upp. Med mycket mindre ansträngning än att hantera en stapel kvitton, kommer du att kunna manipulera din reseinformation: även den enkla uppgiften att lägga upp totalt antal körda milar verkar vara monumental med min mors stack av annoterade gaskvitton. Många säger att den enda godtagbara spårningsmetoden använder pennor och papper, helst i bilen. Men tänk hur mycket tid som läggs upp de siffrorna kommer att ta, medan jag dumpar min Jotts i ett kalkylblad som kommer att göra all matte för mig?