Uppgradera din GTD-kalender och fortsätt med tiderna

Medan jag älskar att göra saker klar (GTD) som ett av de bästa tidsstyrningssystemen runt, klarar många av sina användare att genomföra sina rekommendationer.

Anledningen? GTD utvecklades på 1990-talet vid en tidpunkt då e-volymerna var låga, mobil e-poståtkomst var begränsad, det fanns ingen sådan som tweeting och 2 personer var inte tvungna att göra jobbet med 8. Det uppfanns för en enklare tid, och lärde användare att skapa listor över uppgifter taggade av “kontexter,” som för det mesta bestämdes av en kombination av en fysisk plats och närhet till nödvändiga verktyg.

Saker har verkligen förändrats, och idag är några av de som är inspirerade av GTD: s regler ett nytt tillvägagångssätt för att fortsätta med livet 2011.

För det första är de enligt Sven Fechner övergivna den gamla uppfattningen att arbetet definieras av plats. Taggar som @Blackberry eller @iPad har uppenbarligen liten betydelse på grund av mobiliteten hos dessa enheter, @Computer verkar som en pittoresk påminnelse om de dagar då e-post endast mottogs vid ditt skrivbord och med tillkomsten av cloud computing och mobilteknik, @Home har blivit funktionell ekvivalent av @Work. Reklam

Idag har användare av GTD olika problem: de kämpar (som alla andra) för att hålla fast vid den ökande mängd saker de vill göra under den begränsade tiden som finns tillgänglig. Lyckligtvis finns det en lösning som är inneboende i GTDs principer, men det kan bara förstås genom att titta på hur stränga GTD'ers hanterar sina uppgifter.

I början av någon aktivitet följer en användare av GTD-kontextuell kodning den här processen:
1. Bestäm mitt nuvarande sammanhang t.ex. @Dator
2. Skanna listan över objekt som är märkta med det specifika sammanhanget
3. Bestäm vilken uppgift som ska fungera först
4. Vid slutet av uppgiften, gå tillbaka till steg 1

Ofta måste en GTD-användare också utföra en “Veckans granskning” av alla sina uppgifter för att se till att de är korrekt märkta.

Det är en sekvens som är lätt att förstå och implementera, och nyckeln till att få det att fungera är att ha varje uppgift taggad med rätt sammanhang. Detta tillvägagångssätt har fungerat bra för många, men det finns ett växande antal som klagar över deras oförmåga och ovilja att genomföra en effektiv veckoöversikt.

Det som hänt är enkelt att förklara. Eftersom antalet uppgifter, meddelanden, kommunikationskanaler och mobila enheter har ökat har skanningen av varje objekt på varje lista blivit överväldigande. Det tar för länge, de klagar: en tråkig syssla som inte är värt ansträngningen. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vetenskapen om att ställa upp mål (och hur det påverkar din hjärna)

Mental vs. Explicit Schedules

Något annat har också lagt till känslan av att bli belastad.

Alla effektiva kunskapsarbetare engagerar sig i någon form av aktiv tidsplanering vid vissa kritiska stunder i veckan: innan du börjar arbeta varje morgon, på söndagskvällar innan veckan börjar, precis innan de godkänner en ny uppgift och när en uppdelning av någon form förekommer. Vid dessa ögonblick. de skannar snabbt sina mentala kalendrar och börjar flytta saker runt i huvudet för att se till att de kan slutföra de viktigaste uppgifterna innan de beror.

Den här jongleringshandlingen är särskilt viktig för komplexa aktiviteter, till exempel att betala en skatt senast den 15 april. De flesta människor tänker inte bara på den stora dagen i sig utan fokuserar också på att hugga ut tid för att slutföra förberedelserna några veckor och till och med månader före förfallodagen för att förhindra en sista minuten panik.

Som du kanske kan tänka dig, gör de mest organiserade yrkesverksamma inte själva dessa uppgifter. De använder planeringsverktyg som papperskalendrar, tabletter, bärbara datorer, smartphones och webbtjänster för att hjälpa dem att hantera förfallodatum, varaktighet och leveranser i ett tydligt schema, utan att medvetet anta några av de etablerade bästa metoderna i projektledning.

Men medvetet, GTD berättar famously sina användare att överföra dessa mentala scheman ur deras sinnen. Dess mest rigorösa användare använder endast dessa planeringsverktyg för att spåra möten som inte kan flyttas, till exempel den 15 april förfallodagen. Alla aktiviteter som kan äga rum på flexibla datum före dess hör inte i en kalender. De skulle exempelvis inte sätta tid åt sidan i sina scheman för att hitta räkningar, köp programvara, konsultera tidigare poster och konsultera skattetabeller. Reklam

Jag är inte säker på om det här är vad författaren till GTD menar, men effekten på GTD-användare i helhet är att de går runt med nästan tomma kalendrar, men väldigt komplexa mentala scheman. Återigen var detta inte ett problem när GTD utvecklades på 1990-talet. Men på dagens arbetsplats försöker man hålla komplexa och ständigt föränderliga kalendrar i sitt sinne har det resulterat i känslor av överväldigande och börda, eftersom användarna tvingas bygga, komma ihåg och återkalla mentala scheman som sträcker sig över flera månader.

För ungefär 5 år sedan trodde jag också att min elektroniska kalender var problemet och försökte följa GTD-metoden för uppgiftsplanering. När fler av mina åtaganden började falla genom sprickorna, förstod jag inte varför, men nu gör jag det - det är för svårt att hålla en mental kalender i dagens värld av ständigt ökande uppgifter.

Svaret är tack och lov att inte överge GTD, utan istället att klara det.

The Tweak

Syftet med att märka uppgifter med ett sammanhang är att tillhandahålla ett filter som ger användaren ett litet och hanterbart utbud av uppgifter att välja mellan. Nu när vi har större krav på vår tid, behöver vi olika filter än de som beskrivs i boken.

Idag är den viktigaste resursbegränsningen tid, och det finns redan några användare som använder temporära taggar för att hjälpa dem att göra denna filtrering. Tänk dig att du är mitt i ett spänt möte kl 9:30 och du får ett meddelande från din Nanny: “Plocka upp mjölken på väg hem från jobbet.” Reklam

Vad brukade vara “@GroceryStore - Plocka upp mjölk” blir nu “@ Mons kväll - Pick Up Milk” eller ens “@ 6pm - Plocka upp mjölk.”

I det här exemplet kommer inte den största utmaningen för yrkesverksamma att komma ihåg vad de ska göra när de är i mataffären. Istället ligger det i att komma ihåg att göra omväg till affären klockan 6 efter en dag med svåra möten. De som är mest sannolika att “kom ihåg” Använd faktiskt inte minne. De använder verktyg som smarta telefonkalendrar för att se till att de inte har några konflikter innan de placeras i 6: e tidsluckan tillsammans med en anmälare som en summer, pip eller vibration.

Även om denna lösning verkar enkelt nog, är det faktum att elektroniska kalendrar inte byggdes för detta ändamål, och måste anpassas för att möta varje användares behov. Om du väljer att göra denna uppgradering, är det en bra idé att fortsätta experimentera för att se om livet förbättras genom att fråga följande:
Fråga 1 - Är jag bättre att hantera mina aktiviteter i ett verktyg snarare än i mitt minne?
Fråga 2 - Användar jag verktyget på ett sätt som ökar oddsen att hämta mjölken?
Fråga 3 - Kan jag minska veckotiden genom att skanna uppgifter som planeras för en snar framtid?

Dessa borde inte vara abstrakta frågor - de bör svaras när du experimenterar med din uppgradering för att se om det behövs ytterligare ändringar eller till och med en rollback.

Faktum är att det inte längre finns någon enstorlek som passar alla, en permanent lösning för att hantera våra åtaganden, och vi måste fortsätta att hitta nya sätt att bli bättre. Uppgradering av våra system och hur vi använder GTDs rekommendationer kan vara roliga när vi upptäcker nya sätt att vara produktiva, men vi måste vara villiga att förändras med tiden.