Varför komplicerade produktivitetsverktyg får dig fast

Jag hade ett återfall ett par veckor tillbaka. Efter full borrhet från allt produktivitetsporno kunde jag inte hjälpa mig längre. När jag ser en uppdatering till en “GTD” app eller se något nytt online som ser ut som det kan vara a “GTD” app, jag får klåda för att prova det. Vad drar oss för att göra detta?

Jag har provat allt från enkel papper, penna och ett pappersarkiv till de robusta men komplicerade systemen som OmniFocus och till och med Microsoft Project. Jag har funnit att ju mer komplicerat verktyget tenderar att vara, Ju mer jag slutar tweaking det och kommer in i “cool sak att göra på en lördag eftermiddag” typ av mentalitet som Dave Allen talar om. Allt ser bra ut om mitt system när jag tweaking, men när jag är i “kampens värme” på måndag morgon, hur kommer det att stå upp? Reklam

Jag har hittat ett par saker om dessa produktivitetsverktyg under de senaste 5 eller 6 åren som jag vill släppa in.

Produktivitetsverktyg suger när de använder dig

Problemet med superkomplicerade produktivitetsverktyg är att de tenderar att bara fungera när du arbetar dem. Om du låter dem ligga stagnant under en viss tid och har satt upp påminnelser, förfallodagar och anmälningar kommer det att komma den dag då hela den lilla “boops och pip” kommer att avvisa snarare än att locka dig.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Har du öppnat ett digitalt produktivitetsverktyg och varit överväldigad av de uppgifter du har tilldelat dig själv? Kunde inte tro hur många uppgifter hade förfallodatum som egentligen inte spelade roll om de var förfallen? Om så är fallet har du använts av ditt produktivitetsverktyg. Reklam

Det är en smutsig känsla. jag vet.

Det värsta är att om du inte gör något drastiskt, lika drastiskt som att radera alla uppgifter och projekt från verktyget, kommer din tid att använda produktivitetsverktyget snart att sluta. Du kommer antagligen att sluta resenting det.

Om du spenderar mer tid på att organisera än att göra

Anledningen till att dina verktyg slutar använda dig är att du förmodligen tenderar att spendera mer tid på att organisera ditt arbete än att verkligen göra ditt arbete. Jag vet att det är fallet med mig själv. Reklam

Jag älskar OmniFocus. Det är nog en av de bästa produktivitetsapparna runt, men du kan verkligen komma ner i ogräset med det. Och när du gör det kommer du att hitta dig själv att fatta beslut om hur man organiserar uppgifter i en mer “intuitivt sätt” och försöker lista ut vilka GTD-kontext som passar dig som människa.

Alla dessa verktyg berättar för oss att de är gjorda för att få saker gjorda, men låt inte deras robusthet lura dig. Om du är en “tinkerer” eller någon som gillar att organisera saker i sitt eget “hinkar”, komplexa verktyg kommer att vara din egen produktivitet kryptonit.

Helt enkla verktyg är inte svaret

Om du tror att papper och penna är svaret, tänk igen. Medan fördelarna med papper är många (och vi har säkert pratat så mycket om Lifehack) saknar det viktiga saker som sortering, omarrangering, filtrering och varning. Reklam

I stället för att kasta barnet ut med badvattnet, försök hitta ett verktyg som inte kommer i vägen och använda dig, samtidigt som du har stöd för dina stora mängder uppgifter, prioriteringar och deadlines.

Hur man får unstuck

Det enklaste och mest framåtriktade sättet att ta sig ur vredet av komplicerade produktivitetsverktyg är att börja färskt. Det är rätt. Börja om.

Om du har ett anständigt produktivitetsverktyg kan du enkelt exportera eller spara dina aktuella data och börja med en ren skiffer. Det här är det enda sättet som jag har befunnit mig att ta kontroll över ett komplicerat system som har stagnerat och att få mig att ta mig och göra rätt saker igen.

När du konfigurerar ditt system, se till att du inte blir för speciell om namngivna konventioner, taggar etc. Också, försök verkligen svårt att inte ställa in “falska förfallodagar” för dina projekt. Därefter, istället för att tänka på de 20 sätten, kunde ditt produktivitetsverktyg vara bättre, börja arbeta och kolla objekt från dina listor.

Kom ihåg att dina produktivitetsverktyg bara är så bra som du behåller dem. Om de är en dumpningsplats och inte aktuell kommer din produktivitet att drabbas.