Din guide till att bli produktiv med Gmail Hantera flödet

Förra gången vi omdirigerade alla våra e-postkonton till en plats, vårt centrala e-posthub i Gmail. När du har alla dina konton i Gmail måste du hantera det informationsflödet så att a) det är möjligt att komma igenom hela ditt mail på femton minuter eller mindre och b) det är lätt att hitta nästa vecka nästa månad och nästa år.

Inkorgen är helig

Du måste lära dig att se din inkorg som en nästan helig plats: den värsta synd du kan begå mot det lämnar meddelanden där för att ruttna. Jag pratar inte om dagar eller veckor. Du måste hantera varje meddelande i din inkorg under din e-postbehandling. Det kan inte vara i inkorgen när du är klar.

Eftersom vi använder flera e-postkonton filtrerar vi dem till en mängd olika etiketter. Om vi ​​inte gör det blir gränserna mellan rollerna och informationen som är associerade med varje konto suddiga och ganska ofta helt förvirrande. Inkorgen är ett mycket användbart verktyg för bearbetning och denna separation är en olycklig nödvändighet.

I det sista inlägget pratade vi om att använda All Mail-funktionen för att ersätta detta, men problemet med detta tillvägagångssätt är att du inte kan “bearbeta ut” den inkommande informationen på detta sätt. Det finns ett par alternativa lösningar som vi kommer att ta itu med på ett ögonblick, men det enklaste sättet på denna punkt är att hantera all mail som om den var i din inkorg - det är en attitydhack snarare än en teknisk. Reklam

Hantera meddelanden i din inkorg

Det första steget att behandla ditt e-postmeddelande är självklart att läsa det. Tyvärr är det här många människor slutar (och det är frustrerande när du försöker få solid kommunikation).

Läs smart, inte svårt. Ge ämnet och första stycket i e-post en skanning för att bestämma dess relevans, eftersom det alltid kommer att finnas mail som är meningslösa och du behöver inte läsa dem. Om det är helt värdelöst för dig kan du radera meddelandet. “Ta aldrig bort ett mail igen” Det är inte en mantra som jag helt tror på.

Om du har hållit meddelandet kan du läsa det ordentligt. Förresten ska jag nämna att om mer än 15% av din inkorgsbehandling består av att radera meddelanden skapar du förmodligen inte tillräckligt med förkvalificeringar och smart “hinder” till personer som vill ha din e-postadress. + Hack fungerar bra här, som vi kommer snart.

När du har läst meddelandet, har du det måste bearbeta det. Det finns några utfall:

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

• Svara och arkiv,
• Svara och ta bort,
• Svara, gör det till en handling, arkiv
• Förvandla den till en handling, arkiv
• arkiv
• Radera

Om du sänder e-postmeddelandet till en åtgärd, vill du nästan alltid arkivera det, inte radera det, för framtida referens. För meddelanden som du behöver hantera senare, eller som kräver att du utför en uppgift, gör det till en åtgärd i din arbetslista eller GTD-programvara omedelbart och sedan radera meddelandet ur inkorgen. Reklam

Att skapa åtgärder från e-post innan du rensar dem ur din väg är det bästa du kan göra för din e-postproduktivitet. Att hålla e-postmeddelanden i inkorgen eftersom det finns en uppgift som väntar skapar “e-post apati” och saker blir oorganiserade och röriga.

Alternativa lösningar för att använda all mail

Att använda All Mail ska fungera perfekt om du behandlar varje oläst meddelande så fort du öppnar det och läser det, men kanske fungerar det inte bara för dig. Det finns några andra sätt att hantera detta.

Medverkande All Email - Star-funktionen i Gmail är användbar för att markera intressanta objekt som du vill komma tillbaka till senare (trots att vi försöker undvika det). Om du inte behöver eller använder den här funktionen kan du få den att fungera som en faux inkorg. Stjärnan indikerar att ett meddelande måste behandlas.

Gå tillbaka till fönstret Filtreringsinställningar under Inställningar och sätt fältet Till: till en asterisk (*). Fältet Till: Ber meddelar Gmail att välja e-postmeddelanden baserat på vem e-postmeddelandet skickas till, men * berättar att det tar upp alla e-postmeddelanden. Vi går in i asterisken och dess användbarhet att filtrera på ett ögonblick.

Klicka på Nästa steg och kryssa på “Stjärna den” låda. Du har nu ett filter som stjärnor alla dina inkommande mail, och när du behandlar varje objekt kan du ta bort det från listan genom att klicka på stjärnan, som vanligtvis bredvid “Från” fält i listvy. Reklam

Använd inte automatiska filter är en annan lösning som jag gör inte rekommendera. Det tar all ström ut av ditt system, men det kommer att orsaka att alla e-postmeddelanden flyter rakt in i inkorgen, där du kan hantera det manuellt i etiketter. Jag tror att detta besegrar syftet och lägger till extra arbete som datorn kan göra för dig, och enligt min erfarenhet har det varit långt ifrån en optimal lösning.

Använda asterisker i filter

Jag nämnde stjärnan tidigare när vi pratade om att skapa ett filter som stjärnor ditt inkommande mail. Asterisken, enkel som den, ger ett mycket användbart verktyg och ger mer dynamisk e-postfiltrering.

Låt oss ta en titt på hur det fungerar. Säg att jag har en vanlig kund som har gett mig tre olika e-postadresser (det händer verkligen). Jag vill inte ha tre etiketter för var och en av dessa e-postadresser, och jag vill i princip behandla dem alla som en. Med hjälp av asterisken kan vi verkligen uppnå detta.

I fältet Till: i filterinställningen, placera en * före resten av domännamnet. Så låt oss säga att jag har [email protected], [email protected] och [email protected]. Att ruta alla dessa e-postadresser till en plats, med ett filter, är allt jag behöver göra för att ställa in fältet Till: som *@unproductiveclient.com.

Detta fungerar också med de andra fälten. Om jag till exempel mottar e-post från en hel massa personer i ett företag till min huvudadress och vill separera den från all min annan post, kan jag ställa in Från: -fältet till *@thatonecompany.com. Reklam

+ Hacken

Och äntligen har vi + hack. Det här är perfekt för att kvalificera din e-post. Trots att avsändaren kan vara en främling, har du aldrig träffat eller hört talas om innan du vet vad e-postmeddelandet handlar om eftersom det landade på rätt etikett. Nästan låter som magi.

Med Gmail kan du lägga till ett + lägg till slutet av ditt användarnamn med ett nyckelord bifogat. Om din e-postadress till exempel är [email protected] kan du fortfarande få meddelanden som riktas till [email protected]. Bättre än, du kan använda filter till dessa e-postadresser. Jag använder det här på min egen webbplats, där anvä[email protected] går till en Post Ideas-etikett och så vidare.

Ännu bättre kan du skapa e-postadresser med halvvägs utan att behöva skapa en med en engångstjänst. Om en webbplats kräver din e-postadress och du är orolig kommer de att skicka dig skräppost, lägg bara till en + sitename till din adress och du kan alltid filtrera det materialet till papperskorgen senare.

Håll dig klar för mer råd om hur du skapar ett produktivt e-postsystem med Gmail.