10 Email Management Färdigheter Alla ska lära sig vara mer produktiva

För många människor idag, email = work.

Det är bara den ledsna (eller inte så ledsen) sanning i den moderna världen av proffs, entreprenörer, kreativiteter och alla däremellan.

Uppriktigt sagt, om du inte är effektiv med ditt e-mail, kanske du inte ens stör om att komma till jobbet.

Låt oss ta en titt på detta ämne idag, och försök att göra oss lite mer produktiva med våra e-postmeddelanden. Nyckeln till allt detta är att mastera vissa e-posthanteringsfärdigheter, tio av dem, för att vara mer exakta.

1. Välj dina pengar som skapar e-post och prioritera dem

E-posthantering är ett spel att veta var man ska betala mest uppmärksamhet och vad man eventuellt ska ignorera helt.

Oavsett ditt yrke eller vilken typ av verksamhet du är i, bör du leta efter en viss kategori av e-postmeddelanden som bara råkar vara mer värdefulla än vad som helst annat.

Om du befinner dig i någon form av byråbranschen (design, skrivning, freelancing, etc.) är dessa e-postmeddelanden vanligtvis dina försäljningsemails eller några andra e-postmeddelanden som leder en kund att signera en affär med dig. Att mastera dem är hur du tjänar pengar. Det är hur du gör dina timmar till produktiv produktion.

Det här är något som Ruben Gamez - grundare av Bidsketchs förslagsprogramvara - påpekar när man frågar: “Vad är den # 1 e-posthanteringskunskap som entreprenörer och proffs ska behärska?”

Hans svar:

Lär dig hur du segmenterar e-post för svarstid. På Bidsketch har vi till exempel lärt oss att kunderna med snabbaste svarstiderna till förslag, stäng mer försäljning.

Så hur kan du vara lyhörd när du inte förstör din produktivitet? Du borde behandla försäljningsrelaterade e-postmeddelanden annorlunda, och skicka dem antingen till en annan mapp eller e-postadress. Detta lämnar ett mycket mer hanterbart antal meddelanden, som kan svaras snart efter att de kommit in. Andra typer av meddelanden kan (och borde) vänta.

2. Tryck på varje mail bara en gång

Här är vad jag menar. Det är väldigt vanligt för oss att naturligt markera ett viktigt email med en stjärna och berätta för oss att vi kommer tillbaka till det senare. Då kommer senare och vi upprepar processen igen, tänker, “Jag kommer att ta itu med det i morgon.”

Detta är ett stort slöseri med tid.

En enklare lösning?

Prova en variation av “Tryck på den en gång” principen att Ann Gomez lärde mig.

I ett nötskal, bearbeta varje mail första gången du “Rör” Det. Det betyder att du antingen svarar direkt på det mailet eller skapar en separat uppgift för den någon annanstans. På så sätt är din inkorg fortfarande klar.

3. Behandla inte din inkorg som en att göra-lista

Din inkorg är helt enkelt inte organiserad på ett sätt som skulle motivera att behandla det som en att göra-lista. Om du gör det, kommer du snabbt att hitta dig förlorad i havet av stjärnmärkta e-postmeddelanden, halvfärdiga utkast, och förmodligen mer än en handfull människor arg på dig.

I stället vänder du e-post till uppgifter och flyttar sedan bort dem till andra verktyg.

Min rekommendation är att använda Todoist för detta ändamål. I ett nötskal är det en molnbaserad to-do-lista och uppgiftshanterare. Dessutom har den mycket bra integration med Gmail, vilket borde göra saker ännu enklare för dig.

Kort sagt, när du snubblar över ett e-postmeddelande som kräver åtgärd, gör det till en Todoist-uppgift och rensa den direkt från din inkorg. Reklam

4. Använd bara en app / verktyg över alla dina enheter

Det här låter enkelt, men det är faktiskt förvånande hur många som faller i en fälla för att använda flera appar för att hantera deras e-post. Nu ensammen mängd av verktyg är inte problemet. De verkliga problemen börjar när verktygen inte synkroniseras med varandra.

Vad du slutar med är en inkonsekvent inkorg, en inkorg som ser annorlunda ut på vilket verktyg du får tillgång till genom.

Enkel lösning: Använd bara ett verktyg över alla enheter. Om du till exempel är på Gmail använder du det inbyggda Gmail-verktyget överallt. Om du gillar Outlook, använd bara det. Bara kombinera inte olika e-postverktyg.

5. Hantera email bara två gånger om dagen

Trots att jag kanske hade sagt det “e-post är jobb” i början av detta inlägg är det faktiskt sällan fallet.

För de flesta är e-post inte vad som gör pengarna, och därför borde det inte ta upp det mesta av din arbetstid.

En enkel lösning är att bara hantera e-post två gånger om dagen: en gång på morgonen och en gång på eftermiddagen.

Och viktigast av allt, inaktivera alla e-postmeddelanden. Meddelanden orsakar avbrott. Dessa avbrott är dyrare än vad man förväntar sig. Till exempel, som förklaras i denna resurs av Harvard Business Review:

Enligt en studie från University of California-Irvine, som återfår vår första momentum efter ett avbrott, kan i genomsnitt gå upp i 20 minuter.

Läs Nästa

7 sätt att bli av med negativ energi och bli positiv

10 saker en lycklig person gör annorlunda

7 Kraftfulla vanor att vinna i kontorspolitiken

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

6. Använda mallsvar

Nyckeln till många människors produktivitet är deras förmåga att inte återuppfinna hjulet med sina e-postsvar, så att säga.

Hela tricket identifierar det exakta ögonblicket när ett mallsvar kan användas, istället för att skriva samma e-mail om och om igen. Reklam

Det finns bara två steg för att behärska denna färdighet:

1. Identifiera vanliga scenarier och typer av e-post som du skickar ut oftast.
2. Skapa mallsvar för dem.

Ett sätt att göra det är med ett verktyg som Yesware. Bland de andra funktionerna kan du skapa sådana personliga e-postmallar och sedan skicka ut dem vid behov.

7. Tämja dina prenumerationer på nyhetsbrev

Om du är som de flesta så prenumererar du antagligen på en massa saker online (nyhetsbrev). Oavsett om det är nyhetsbrev från dina favoritsporter, branschnyheter, hobbywebbplatser, är det troligt massor av dem.

Kolla in Unroll.Me. Det är ett allt-i-ett-verktyg för att hantera dina epostabonnemang. Du kan ställa in det för att skicka en smälta E-post snarare än att ta emot tiotals individuella nyhetsbrev.

8. Var uppmärksam på vad som händer i din inkorg

“Tusen saker som skriker för din uppmärksamhet” - handlar det bara om en bra beskrivning av din inkorg, gör det inte?

Jag frågade Catalin Zorzini, grundare av Matcha-Tea.com, för att kasta lite ljus på detta problem och svara på en enkel fråga: “Vad är din mest värdefulla email vana?”

Hans råd:

“Tillverkningstid.

Vad händer om istället för att träna oss själva för att jobba mer, för att bli snabbare eller effektivare, kan vi faktiskt skapa mer tid så att vi kunde hantera vår inkorg i en mer avslappnad inställning, utan brådska?

Från det jag har lärt mig är detta helt möjligt och kan uppnås ganska enkelt.

Två saker: Practice mindfulness, och tillämpa heller “JA FÖR HELVETE!” eller ingen inställning till din inkorg.

Odla ett mer avslappnat sätt att “lever under arbetet.” Vad jag menar med det är att övervinna “autopilot” läge och för att lära sig att bli mer medveten om varje enskild uppgift som vi gör på datorn (speciellt att hantera e-post), göra val från en mer jordad position och mixa “arbete” med “roligt” så att vi känner att vi har mer tid.

På så sätt kan vi inte bara uppnå inbox noll utan njuta av miraklet att leva, vilket vi tar så mycket för givet när vi är på autopilot.”

Kort sagt, inser att det du gör i din inkorg har en direkt inverkan på vad du ska göra under resten av din dag (eller vecka). Var så uppmärksam på det, och bara ägna tid åt saker som kan gynna dig. # 1-tricket till e-posthantering ignorerar det mesta.

9. Skicka korta e-postmeddelanden. Endast.

Om du har varit i militären vet du säkert vad BLUF - “bottenlinjen upptill” står för.

Kortfattat är det en kommunikationsprincip som uppmuntrar oss att starta varje meddelande med begäran i början, snarare än att begrava den eller bygga upp den.

Vi tenderar att felaktigt anta att vår “fråga” behöver en tillräcklig byggnad, eller annars kommer den person vi kontaktar att säga Nej. Men som det visar sig, slipper folk naturligtvis uppbyggnadsdelen i alla fall och går direkt till “kött” av meddelandet.

10. Hitta ersättningsverktyg för saker som du annars skulle göra via e-post

Även om vi kanske är vana vid e-post och vi är bekanta med verktygen och processen med att använda dem, kommer vi ofta att vara bättre på att överge e-post till förmån för andra lösningar.

Till exempel:

• Gör klientförslag via e-post? Gör inte. Använd den ovannämnda Bidsketch istället. Det kommer inte bara att spåra ditt alla förslag, men det kommer också att meddela när dina kunder ser dem.
• Användar din inkorg som CRM? Återigen, gör det inte. Kolla Nutshell CRM eller något liknande. Sätt effektivare och lättare att förstå.

Exemplen är mycket. Den allmänna regeln är att alltid utesluta de e-postuppgifter som kostar dig mycket tid, och försök sedan hitta ersättningslösningar som är mer effektiva. Det finns alltid något. Reklam