10 enkla produktivitetstrender för hantering av överbelastad information

Behöver du hantera överbelastad information? Enkla produktivitetstrenor kan hjälpa dig att hantera information i ditt jobb och ditt personliga och sociala liv.

Så här klarar du. Du behöver system för att hjälpa dig att hålla reda på allt. När du har ett betrodat system på plats kan du koppla av. Låt oss titta på tio enkla produktivitetstrådar som hjälper.

1. Hämta listan vana.

Listor är viktiga för att hjälpa dig att hantera din överbelastade information. Du använder förmodligen att göra listor hela tiden; listorna kommer emellertid i många olika former. Exempel är: checklistor, planeringslistor, lösenordslistor, läslistor, referenslistor, backbrännarlistor och mållistor. All din information kan läggas till i en lista eller till flera listor.

Du kan även skapa listor för att hålla reda på listor. Du kan till exempel ha en lista med listor för “arbete” och en annan för “Hem.” Listor kan vara textbaserade eller visuella. Om du är en visuell person, hittar du ett mind mapping program som FreeMind användbart.

Jag använder Evernote för att hantera mina listor. Du kan använda Evernote var som helst, på många olika enheter. Dess “innehållsförteckning” funktionen är underbar för listor. Med den här funktionen kan du välja ett antal anteckningar som innehåller listor och du kan skapa en innehållsinteckning för dem alla med ett par klick. Dra bara dina listanteckningar till genvägsfältet för enkel åtkomst.

2. Skapa och hantera samlingar av referensmaterial och människor.

Du har referensmaterial som du behöver komma åt på jobbet, till exempel prislistor och bruksanvisningar. Du har också referensmaterial för hemma. Ditt hemreferensmaterial kan innehålla försäkringspolicyer och manualer för ditt bil- och säkerhetssystem. Reklam

Om ditt referensmaterial har digitaliserats, lagra det i Evernote. Förvara det tryckta materialet i en arkivskåp eller på en hyllplan.

Det mesta av ditt hemreferensmaterial kommer inte att digitaliseras. Förvara försäkringspolicyer i brandsäkert kassaskåp och annat material, som manualer och avkastning, på en hyllplan eller i en låda. Digitalisera referensmaterialet när du har tid, men behåll originalet.

Vital: gör listor över ditt referensmaterial, så du vet var en specifik referens lagras. Håll dessa listor i Evernote.

3. Ordna långa listor och mappar från A till Z.

Du behöver ett sätt att organisera långa listor och mappar med material. Det enklaste sättet är att sortera material i alfabetisk ordning. Du kan också sortera ditt material efter datum. Du kanske också vill använda en kombination av båda.

Om du till exempel organiserar arbetsmaterial på din dator kan du välja att skapa en ny mapp för varje år, sedan undermappar för varje månad eller undermappar för varje klient.

4. Arkivera gamla och föråldrade material.

Bestäm när du arkiverar material som du inte längre behöver, både på din dator och i utskriftsmaterial. Du kan välja att arkivera en gång per år. Men arkivering en gång i månaden kan vara effektivare. Reklam

Om du väljer att arkivera en gång i månaden, planera en tid på den sista arbetsdagen i månaden.

Flytta datormaterial till arkivmappar. Köp stora plastarkivlådor för tryckmaterial och flytta material från arkivskåp till arkivlådorna. Lägg till etiketter i dina lådor så att du kan se vad de innehåller vid en blick.

5. Lägg till tickler datum för att bubbla upp viktiga saker till toppen av dina listor.

Vissa saker måste hända på specifika datum, så om du har massor av utskriftsmaterial behöver du en tickler-fil. Ticklers är datummärkta mappar, en för varje dag i månaden. Fyll i dina material i lämplig framtidsdags mapp så att du kan hantera innehållet på den dagen. Du kan skapa separata ticklerfiler för arbete och hemma.

Behöver du en dator tickler fil? Evernotes påminnelser fungerar bra. Du kommer att påminnas om anteckningar på vilket datum du väljer.

6. Bestäm om du optimerar material för lagring eller hämtning.

Om du tror att du sällan behöver se någonting igen, arkivera den i en arkivlåda eller i en arkivmapp på din dator. Dessa typer av material inkluderar gamla skattedeklarationer, färdiga projektfiler, material för händelser som bröllop efter den stora dagen och foton.

Saker du behöver dagligen, som lösenord, tidtabeller och prislistor, måste lagras så att du kan hämta dem på några sekunder. Lägg ut utskriftsmaterial inom räckhåll, och lagra digitala material så att du kan komma åt dem med bara ett klick. Reklam

7. Bygg produktiva vanor: upprätta en daglig rutin för att hantera information.

Information kommer ständigt. E-post kan vara ett krångel, så skapa en “inbox noll” vana. Var hänsynslös. Ta bort, ta bort, ta bort. Planera e-post svar, eller svara omedelbart, med så kort svar som möjligt. Kontrollera din email inte mer tre gånger om dagen.

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Om du är osäker på var dokumentet hör hemma, lagra det på din fysiska eller datorens skrivbord. Fil allt på båda skrivborden i slutet av arbetsdagen.

Hemma, ta itu med dagens mail, och skräp vad du kan. Sätt allt som behöver ett svar i din tickler-fil.

8. Klipp ned på ingången så att du kan fokusera på utgången.

Överväg att gå på en informationsdiet så att du kan vara mer produktiv:

Som en bra diet fungerar informationsdiet bäst om du tänker på det, inte som att förneka dig själv information, men som att konsumera mer av rätt saker och utveckla friska vanor.

Hur mycket av din information överbelastning är bara en vana? Du kan bestämma att du inte behöver kontrollera Facebook tre gånger om dagen. Reklam

9. Ta regelbundna raster för att undvika överväldigande.

Gör ingenting för två minuter

Prova den här användbara gratis webbappen: Gör ingenting för två minuter. Som namnet antyder uppmanas du att göra ingenting på din dator i två minuter. Om du rör musen eller tangentbordet misslyckas du.

Den här appen uppmuntrar dig att ta raster. Inte bara gör en paus klart ditt sinne, det minskar stressen. Tänk på de två minuterna som ett sätt att starta om din hjärna.

10. Prioritera objekt dagligen, veckovis och månadsvis.

Du kommer att känna dig överväldigad och överbelastad med information om du inte ställer in prioriteringar. I början av varje månad skapar du en prioritetslista som hjälper dig att uppnå dina mål. Därefter bryter listan ner till vecko och dagliga prioriteringar.

Prioritera dina uppgifter i början av dagen. Gör de högsta prioriterade uppgifterna först. Om du behöver fylla i en försäljningsrapport för ett styrelsemöte är det din viktigaste prioritet för dagen. Kontrollera din e-post kan vänta tills du har slutfört rapporten.

Pröva dessa enkla produktivitetstrenor. Även om du inte har någon möjlighet att undvika en konstant översvämning av information, kan du hantera det och känna dig i kontroll.