3 personer du behöver träna för att använda inkorgen

När du kommer till ditt skrivbord, finns det ett meddelande på ditt tangentbord? Kanske en Post-It-notering på din bildskärm? Kanske en stapel viktiga filer på din stol? Var och en av dessa högar av pappersarbete behöver din uppmärksamhet, men det finns inte exakt någon ordning för det. Filerna kommer att staplas någon annanstans på ditt skrivbord så att du kan sitta ner. Meddelandeglidningen kommer att skjutas till ena sidan så att du kan ta hand om någonting direkt online - och något liknande kommer att hända med Post-It så att du kan se skärmen. Alla dessa väldigt viktiga pappersbitar är förmodligen förlorade i de olika momenten när du sitter ner. Önskar du inte att de alla gick till bara en inkorg, så att du faktiskt kan hantera allt på en gång, när du har tid? Reklam

Det är relativt att se till att alla dina email och online-meddelanden går till den högra inkorgen. Med vidarebefordran av e-post och några få filter kan du till och med kunna automatisera din e-postinbox. Men när du jobbar med papper kan du enkelt komma upp i ett halvt tiotal inkorgar och kämpar för att följa med pappersarbetet. Även i förmodligen "papperslösa" kontor slutar du fortfarande med massor av pappersarbete som du behöver bearbeta. Det är mycket möjligt att effektivisera ditt pappersarbete, men det kan ta lite träning för att försäkra sig om att allt blir i din inkorg. Det finns ett fw folk som särskilt behöver den träningen.

1. Du!

När det gäller att se till att papper gör det i din inkorg, är du en viktig synder. Först och främst har du en uppsättning inkorg? Många människor behandlar hela skrivbordet som inkorg - och de är ännu värre hemma. Ditt första steg bör vara att lägga ut en korg eller på annat sätt beteckna din inkorg. Därifrån måste du se till att allt som behöver bearbetas gör det till din inkorg, snarare än att falla någon annanstans. Den stacken av filer på din stol och meddelandeskick på ditt tangentbord måste båda ställas in i inkorgen så fort du sätter dig ner. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Det är också värt att lägga på allt annat du behöver hantera i den inkorgen: Om du rutinmässigt tar anteckningar eller gör listor på pappersbitar eller i en anteckningsbok, måste dessa noteringar kontrolleras och eventuellt fyllas i så mycket som alla noteringar som släppts på skrivbordet . Att sätta dessa anteckningar i din inkorg skapar en vana att titta igenom dem.

Du måste också träna dig själv för att gå igenom din inkorg regelbundet. Personligen hittar jag behandlingspapper omedelbart före eller efter att jag tar hand om min e-postbrevlåda innebär att jag kan blåsa igenom allt på en gång, men du måste hitta ett system för dig själv. Målet med Inbox Zero är lika viktigt för ditt pappersarbete som din e-postadress. Reklam

2. Dina medarbetare

Beroende på din idealvärld, kanske du vill att dina medarbetare ska maila dig om nya uppgifter, projekt eller andra saker som de vill uppmärksamma dig. Men det är ganska svårt att eliminera alla pappersbyten: trots allt, om en medarbetare behöver lämna en fysisk fil till dig eller behöver din signatur på en viss sida, kommer han eller hon förmodligen att lämna några papper till dig. Det betyder inte att du inte kan styra precis hur den handen går, dock.

Om du sitter vid ditt skrivbord kan du generellt rikta dina medarbetare för att ställa in saker i din inkorg. Hänvisa till det som sådant och de flesta av dina medarbetare kommer att få idén att inställningshandlingar kommer att få dem omhändertagna mycket snabbare. Det kommer alltid att finnas några personer som inte lyckas träffa inkorgen - även om du lägger ett stort tecken över det - men om du kan få ens några personer som använder din inkorg, kan du komma till den punkt där du själv blandar dina papper är inte så mycket av ett krångel. Reklam

3. Högre Ups

Utbildningsguider, chefer och andra som effektivt kan berätta vad du kan göra kan vara svårt. Du kan självklart be dem att anpassa sig till ditt system, och vissa kommer att göra ansträngningar att göra det, men vissa högre uppfattningar kommer att anse att du verkligen borde anpassa sig till deras system, med tanke på livsmedelskedjan. Detta kan översättas till mer omskrivning till dig, utan många steg du kan ta.

Det är emellertid inte omöjligt att träna din handledare för att använda din inkorg. Det handlar om att visa effekterna av att faktiskt få något i din inkorg: om du kan komma till något i din inkorg snabbare än något utanför det, kan du bevisa värdet av att använda det. Jag föreslår inte att du går helt passiv aggressiv på din chef och ignorerar allt som inte gör det i din inkorg - det kommer inte att hjälpa din situation - men det är inte orimligt att hantera allt i din inkorg först och sedan börja titta för projekt eller uppgifter som kan ha samlats på andra ställen kan någon förvänta dig att kolla.

Din inkorg

En inkorg på ditt skrivbord kan låta som en liten sak för produktivitet. När allt är på ditt skrivbord kommer du sannolikt att få det till slut. En inkorg är helt enkelt ett sätt att påskynda processen. Du behöver inte oroa dig för vad du ska ta itu med nästa. Ta bara nästa sak i din inkorg och fortsätt arbeta. Ännu bättre, om du kan vana att arkivera, strimla eller på annat sätt lägga bort papper som du hämtar från din inkorg, finns det lite hopp om att du behåller ett ganska rent skrivbord - en du lätt kan arbeta med!