Teknikplan för ditt lilla företag på nio enkla steg

När företagen kommer att förlita sig mer på teknik finns det ett akut behov av att planera för det. Teknisk planering är dock knappast någonsin på “att göra” lista över ett litet företag; detta beror på att många företagare inte är medvetna om vikten av en teknikplan eller anser processen långsam och tidskrävande. Detta behöver emellertid inte vara fallet och i denna artikel delar vi viktig information som hjälper dig att utveckla och genomföra en effektiv teknikplan för ditt lilla företag.

Teknisk planering handlar inte bara om att bestämma vid rätt tidpunkt att byta ut datorer och uppdatera programvara. Det handlar om en strategisk process för att bestämma hur ditt företag kan utnyttja teknik för att förbättra sina mål och produktivitet.

1- Bedömning av företagets tekniska resurser

Innan du påbörjar planeringsprocessen är det viktigt att utvärdera dina befintliga tekniska resurser. Du kommer att behöva slutföra en bedömning som täcker alla aspekter av innovation i din verksamhet. Detta inkluderar inte bara notering av din fysisk utrustning och programvara, men kommer också att innebära att du identifierar vad som fungerar och huruvida resurserna i ditt företag uppfyller gällande standarder för din bransch och effektivitet.

2- Hantering

Ledningen är avgörande för teknikplaneringen för ett litet företag. Starkt ledarskap kommer att motivera användningen av teknik för att främja affärsuppdraget, bidra till medarbetarnas vilja att använda ny utrustning och programvara, hjälpa till med trovärdighet hos investerare och minimera eventuell motvilja från teknofoberna. Idealt sett ger ägaren av verksamheten ett starkt ledarskap, men det kan också komma från chefer och andra chefer. Reklam

3- Planning Team

När det är möjligt bör teknikplanering vara en lagaktivitet. Laget ska

• utvärdera befintlig teknik
• erkänna innovationskrav och bekymmer
• förbereda en teknik vision uttalande
• utveckla en budget och tidslinje
• skriv teknikplanen
• hålla reda på projektets genomförande
• Garantera inköp av intressenter.

Idealt sett bör laget bestå av ägaren eller verkställande direktören (VD), en projektledare, administrativ assistent, revisor och systemadministratör eller tekniker. Inte alla småföretag kommer att ha tillräckligt med personal för ett sådant utarbetat team. Det är emellertid viktigt att få en del representation från de stora operativa avdelningarna i företaget för att kompensera planeringsgruppen.

4- Identifiera och prioritera teknikkrav

När du har granskat befintliga tillstånd för dina tekniska resurser, är nästa steg för ditt planeringsteam i förberedelseprocessen att erkänna ditt företags framtida innovationsbehov och prioritera dem. Varje organisation kommer att ha sina krav men bör innehålla:

• Inköp av ny programvara och uppdateringar
• Programvaruanpassning
• Personalträning
• Byte och uppgradering av utrustning
• Datanätverk
• Utveckla en Internet-närvaro
• Förbättra online marknadsföring
• Utformning eller ombyggnad av företagswebbplatsen
• Utveckla policy för användning av datorer och andra tekniska enheter
• Implementera backup-system och säkerhetsprocedurer
• Byta utdaterad hårdvara
• Anställa lämplig teknikpersonal

Ganska naturligt som du brainstormar dina tekniska behov, kommer du att generera en lista längre än räckvidden för din budget. Följaktligen är nästa uppgift i din teknikplanering att prioritera. Som småföretagare måste du vara realistisk om vad du kan uppnå och ange rimliga tidslinjer. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

5- Vision Statement

Efter prioritering är det dags att förbereda en vision för din teknikplan. Börja med att utvärdera ditt företags uppdrag. Viktiga överväganden i denna process bör innefatta hur tekniken ska hjälpa ditt företag att uppfylla sitt uppdrag och förbättra organisationens effektivitet.

6- Budgetering

Nästa steg är att upprätta en budget. Detta kan vara en utmaning för ett litet företag, men det är viktigt att skapa en teknikplan. Grundlig forskning är nödvändig för att fastställa den verkliga kostnaden för genomförandet av företagets teknologiprioriteringar. Det är vanligt att en företagsägare lämnar ut kostnader som förlust av arbetstid för personalutbildning, månatlig uppdatering av programvara och andra driftskostnader som är i tillägg till anskaffningspriset.

7- Implementering

Ett annat viktigt steg i din teknikplan är att fastställa en tidslinje för genomförandet. Helst arbetar du med en strategi som kan utföras under en period och laget bör överväga följande:

• Vad är de allra första sakerna du behöver göra?
• Hur länge approximerar du det kommer att ta för att slutföra varje?
• När verksamheten slutför planerna, vad är nästa steg?

Tidslinjer borde vara mångsidiga för att rymma oförutsedda händelser, men styva nog för att upprätthålla fart. Du kommer att vilja presentera din tidslinje i faser vilket möjliggör tid för att identifiera finansiering för varje aktivitet. Reklam

8- Skriva planen

Du har utvärderat dina befintliga resurser, bestämt och prioriterat dina krav, förberett din tekniska vision, utvecklat en budget och skapat en tidslinje för genomförandet. Nästa steg i teknikplanering är att skriva planen. Det mesta av förberedelsearbetet och brainstorming av laget gör det här steget mycket enklare.

Den skriftliga planen måste bestå av ett minimum av dessa fyra huvudelement:

• En teknik vision uttalande
• En beskrivning av strategin
• En tidslinje
• En budgetplan

Mer detaljerade planer kan bestå av:

• En organisationsprofil
• Ett uppdragsförklaring
• Förteckning över befintlig innovation
• En uppdelning av detaljer i samband med genomförandet
• En analys av långsiktiga och kortsiktiga mål

Många småföretagare kommer att göra det nödvändiga förberedelsearbetet, värd många möten för att diskutera en teknikplan, men aldrig förbereda ett dokument. Att ha en skriftlig teknikplan kommer att ge en referenspunkt för affärsägaren och personalen i allmänhet. Reklam

9-finansiering för teknik

Med lycka kommer de ansträngningar som ingår i utarbetandet av teknikplanen också att hjälpa till med finansiering. Därför är det så viktigt att ditt visionutdrag beskriver hur tekniken ska hjälpa din organisation att uppfylla sitt mål.

Även om det finns enheter som erbjuder bidrag för teknik till småföretag, är de ofta överväldigade med förfrågningar. Därför är det viktigt att närma sig finansierare och givare som redan stöder ditt uppdrag och att använda din plan för att visa dina mål.

Det råder ingen tvekan om att teknik är väsentlig för alla småföretag och tillväxten är beroende av hur företaget kan förvärva och utnyttja tekniken på ett effektivt sätt. Ovanstående information är en bra början när det gäller att utveckla en teknikplan i din verksamhet om du inte redan har en.

Utvalda fotokredit: Pexels.com via static.pexels.com