3 Ruthless Email-svar för att uppnå Inbox Zero

Ta en ax i din inkorg med hänsynslösa svar.

Jag har blivit en e-postmördare.

Det är inte så att jag hatar email, det är att jag hatar email-backlog. Det händer med det bästa av oss. Vi sparar e-postmeddelanden som vi inte kan svara initialt ännu, vi håller på e-postmeddelanden som vi vill dyka in på senare tid och vi håller e-post som en påminnelse om en åtgärd vi måste ta. Resultatet är vanligtvis en väldigt full inkorgen som tittar tillbaka på oss när vi försöker få sakerna som faktiskt är viktiga.

Jag säger inte att enskilda e-postmeddelanden spelar någon roll. ofta innehåller de information eller är det från människor som spelar roll. Vad jag säger är att e-post som helhet spelar ingen roll. Att bo i din inkorg bostad med dina e-postmeddelanden är som att hänga på postkontoret försöker göra annat arbete medan du väntar på att ditt brev kommer fram. Jag tvivlar starkt på att någon av oss sitter i vår brevlåda och väntar på att brevanställaren kommer fram, eller lämnar post oöppnad som påminnelser som vi måste ta itu med det senare. Visst, vissa av oss öppnar mail och ägnar tid åt att hantera det senare men det är ett visuellt föremål. Till skillnad från e-post är det inte så lätt att begrava. Reklam

Läs Nästa

Vetenskapen om att ställa upp mål (och hur det påverkar din hjärna)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Snarare än att diskutera hur man kan komma igenom ditt e-postmeddelande eller hur man kategoriserar det antingen via filter eller annan strategi, kommer jag att erbjuda 3 e-postsvar som kommer att förstöra din e-post och ta reda på din inkorg och tillbaka till vad som är viktigt - och låter dig undvika e-post konkurs. Varje svar är lämpligt för vissa omständigheter - av vilka det verkligen finns bara tre:

1. Tidig uppföljningskorrespondens behövs.
2. Ingen uppföljning behövs.
3. Inget behov av det alls.

Använd gärna dessa e-postsvar så att du kan trycka in din inkorg och fortsätta med det du behöver fokusera på - bara se till att du ersätter den generiska texten med vad du behöver adressera, samt lämpliga hälsningar och signatur. Spara dessa antingen som en textfil, som ett TextExpander-kod eller i Gmail som en “konservburk” - eller vad som helst fungerar bäst för din installation. Reklam

Uppföljning E-post behövs

Tack för ditt email. Jag är glad att du kom ut för att kontakta mig angående INSERT SUBJECT HÄR.

Med det sagt, medan jag är intresserad av vad du har erbjudit, är min tid till stor del idag. Jag kommer att ta upp frågan ytterligare och kommer tillbaka till dig inom nästa “X” arbetsdagar. Om du behöver ett svar snarare än det, svara bara på det här e-postmeddelandet och ge mig en tidtabell så att jag kan se om jag kan få något att hända på mitt ända.

Återigen tack för ditt email och jag ser fram emot att höra tillbaka från dig inom kort.

Uppföljande e-post behövs inte

Tack för ditt email angående INSERT SUBJECT HÄR. Jag uppskattar den tid du har tagit för att ge mig en uppfattning om detta.

Tyvärr är det inte något jag är villig att ta på vid den här tiden eftersom jag har andra frågor som kräver min uppmärksamhet.

Återigen tack för att du kommit ut till mig och lycka till med INSERT SUBJECT HÄR.

Inget behov av att svara

Radera det. Nu.

(Och ja, att ta bort ett e-postmeddelande är ett svar. Endera till dig eller till avsändaren, beroende på ämnet.)

Låt Ruthlessness börja

Det är ingen mening att använda din e-postbrevlåda som en plats för att hantera dina uppgifter, projekt och kommunikation. Precis som att du inte lämnar brev som hämtar sig i din brevlåda, ska du inte lämna e-postmeddelanden i din inkorg. Det är opraktiskt på så många nivåer, främst för din produktivitet. E-postsvar ska hanteras på ett tankeväckande och effektivt sätt - inte svepas under mattan. Det bästa sättet att bryta vanan med e-posthämning är att vara hänsynslös mot din inkorg. Reklam

Börja använda dessa svar idag och du kommer att upptäcka att din tid i din e-postbrevlåda kommer att minskas och din tid ger effektiva resultat på vad du verkligen behöver göra kommer att förbättras. Du kommer att undkomma inkorgen i raden och skörda belöningarna för att erövra den.