3 hemligheter för att flytta personlig uppgiftshantering till företagsnivån

Du har hanterat dina uppgifter ner till en vetenskap. Din kemtvätt hämtas alltid i tid, din "honey-do" -lista hemma har inget kvar på det, och du har till och med fått igenom alla uppdrag som din handledare har lämnat till dig. Du är en att-göra-lista rockstjärna. Reklam

Men då ändras något: kanske har du startat ditt eget företag. Kanske har du blivit bumpad i ledningen. Plötsligt måste du hantera uppgifter för mer än bara dig själv: du har anställda eller entreprenörer du är ansvarig för att hålla på rätt spår, samt ett behov av att slutföra dina egna projekt. Hur tar du dina personliga arbetsuppgifter till nästa nivå? Hur hanterar du uppgifter när du är ansvarig för andra arbetares prestationer?

Göra förändringen

Jag har kämpat med att anpassa mitt tillvägagångssätt för att hantera uppgifter till det faktum att jag idag ansvarar för mer än bara mitt eget arbete. På något sätt slutade olika listor på RememberTheMilk precis när jag behövde komma ihåg att hantera fakturering, checkar in med författare och hanterar fortfarande mina egna projekt. Jag var tvungen att förstärka mina arbetshanteringsfärdigheter och göra vissa förändringar. Reklam

När jag hittade en ny balans för att hantera tidsfrister och uppgifter lärde jag mig några saker. I synnerhet lärde jag mig att jag inte tyckte om de flesta projekthanteringsalternativen där ute - många var faktiskt mer hardcore-lösningar än jag behövde - men många av de grundläggande uppgiftshanteringsalternativen uppfyllde inte heller mina behov. Precis som jag var tvungen att hitta ett system som fungerade för mig när jag började få min till-lista under kontroll, var jag tvungen att hitta en balans i hanteringen av projekt som involverade flera personer. Längs vägen lärde jag mig några saker.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hemlighet # 1: Teknik är en Choke Point

Jag tror att nästan alla som jag vet är beroende av teknik på något sätt för att hjälpa dem att hantera sina att göra-listor. Det finns ett par pappers-och-penna hållare, men den typen av tillvägagångssätt ställer vissa begränsningar för uppgiftshanteringen. Många har flyttat åtminstone så långt som att använda en textfil för att hantera sina uppgifter, om de inte går vidare till åtminstone en grundläggande applikation. Den tillgängliga tekniken kan vara utomordentligt till hjälp för att inte bara organisera uppgifter utan också hjälpa oss att slutföra dem. Det är dock också chokpunkten för att ta större projekt och ansvarsområden. Reklam

Det stora problemet är att vi åtar oss en viss tillämpning eller tillvägagångssätt för att hantera våra uppgifter. Medan det finns några undantag som flyter mellan RememberTheMilk, Toodledo och vad som helst som de tycker om att göra på listan fjärilar, är det allmänna sättet att hitta ett system som fungerar för dig. Vi brukar hålla fast vid system tills något tvingar oss att gå vidare. Det är faktiskt inte en dålig sak: varför röra med något som fungerar. Problemet är att vi inte alltid känner igen exakt vad som inte fungerar. Vi är benägna att hålla fast vid vår nuvarande inställning eller applikation så länge som möjligt.

Lösningen är relativt enkel: vi måste vara villiga att ändra vår teknik efter behov. Jag rekommenderar inte att vi alla går med i de ovannämnda fjärilarna, men det är viktigt att vi inser att vi, som vi skala uppåt, vanligtvis behöver byta verktyg. Ta en titt på dina alternativ och se vilka möter dina nya behov: kanske är möjligheten att dela upp uppgifter avgörande, eller kanske behöver du någon form av visualisering. Och när du hittar verktyget som är meningsfullt som nästa steg, hoppa så fort som möjligt. Reklam

Hemlighet # 2: Andra människor är nu involverade

Om du har gått på entreprenörsruten och du har det bra kan du anställa anställda eller få en virtuell assistent. Även om du bara hanterar personal för någon annans företag, kommer du att få några andra att tänka på när det gäller att hantera uppgifter och projekt. Som chef har du möjlighet att införa något produktivitetssystem du vill, men det kan inte göra dig till de personer du måste arbeta med.

Det är värt att kolla med dem för att se hur de tycker om att hantera uppgifter. Använda inkorgen, göra-listorna och andra system som de redan har på plats, när det är möjligt. Det är ofta en anledning att de har utnyttjat ett visst system: just nu arbetar jag med en författare som bara inte har onlinefärdigheter att arbeta med något som Basecamp. Jag mailar henne varje uppgift eller projekt jag behöver henne att jobba på, för det är den enda inkorgen som hon faktiskt kommer att kolla. En sådan situation är inte alltid idealisk, men det fungerar och det är det viktiga.

Hemlighet # 3: Det måste fungera

När jag insåg att jag behövde en applikation som kunde hjälpa mig att spåra större projekt, tittade jag på flera alternativ. Jag anmälde mig till en hel stack av provkonton och krossade mig med en hel massa applikationer. Det var en eller två som jag höll på att komma tillbaka till - inte för att de arbetade särskilt bra med hur jag arbetar, men för att jag visste att ett par vänner svär vid dem och hitta dem perfekta alternativ. Jag började till och med använda ett av dessa program - och allt föll ifrån varandra.

Rekommendationer räcker inte. Istället måste en ansökan faktiskt arbeta med dina personliga metoder för att få saker gjort. Om det inte gör det, betalar du inte pengar för det och spenderar inte tid på det. Testa applikationerna så mycket som behövs, men vrid dem om de inte fungerar för dig.